«Трудозатратно, проблематично, ненадежно»: какие сложности в работе с самозанятыми и физлицами

Многие бухгалтеры отказываются работать с самозанятыми, потому что возникают проблемы с обменом документов, оплатой и сдачей отчетности. Договор с подписью нужно отправить курьерской доставкой, потом получить его обратно. Документы могут идти пару недель или вообще потеряться по дороге. Если специалист живет на другом конце страны, то быстро отправить документы просто не получится. К тому же некоторые самозанятые могут безответственно относиться к подписанию бумаг и нарушать сроки сдачи закрывающих документов. В этой статье мы разберем 3 самые частые проблемы при сотрудничестве с самозанятыми и расскажем, как оперативно подписать документы с ними.

Какие могут возникнуть проблемы с документами при сотрудничестве с самозанятыми?

1. Проблема со статусом самозанятого

Что может случиться. Вы подписали договор с самозанятым, он выполнил задачу, после чего вы перевели ему деньги за заказ, ожидая, что исполнитель сам оплатит свои налоги. Но в итоге самозанятый оказался физическим лицом.

Что делать в такой ситуации. Если специалист не являлся никогда самозанятым или недавно потерял этот статус, то в данном случае вы провели сделку с физлицом и должны дополнительно перечислить за него НДФЛ и страховые взносы. Если же налоговая служба найдет эту оплошность раньше вас, то необходимо будет заплатить штраф в размере 20% от суммы подоходного налога.

Как подстраховаться. Чтобы не попасть на штрафы и дополнительные расходы, необходимо заранее удостовериться, что ваш подрядчик — самозанятый. Для этого нужно выполнить 3 шага:

• Перед тем как подписать договор, попросите исполнителя предоставить вам справку о том, что он является самозанятым. Также его статус можно ежемесячно отслеживать на сайте ФНС.
• В договоре дополнительно укажите, что самозанятый должен в обязательном порядке сообщить вам о потере статуса в течение 2-3 дней.
• После завершения каждой сделки запрашивайте чек, это будет доказательством того, что исполнитель во время работы с вами был самозанятым.

2. Проблема с чеком от самозанятого

Что может случиться. Исполнитель прислал чек, вы скачали его на компьютер, через пару дней собрались готовить отчеты для налоговой, а в чеке обнаружилась ошибка в названии компании.

Что делать в такой ситуации. Если в чеке нельзя исправить опечатку, то придется заплатить из собственного кошелька. Расходы примерно составят до 20% от суммы подоходного налога.

Как подстраховаться. Чтобы не платить лишних денег из-за опечатки в чеке, важно сразу же сверить данные в полученных документах.

• Добавьте пункт в договоре с подрядчиком о том, что он обязан присылать вам чек после сделки. Чек можно запросить после окончания работ, если вы предпочитаете платить сразу же наличными или банковской картой. Если же вы будете перечислять платеж на расчетный счет, то чек вам нужно предоставлять раз в месяц, до 9 числа.
• Внимательно сверяйте все данные на чеке при получении: стоимость работ, ИНН фирмы, название компании. Сохраните QR-код, чтобы в любой момент посмотреть чек в приложении «Мой налог».
• Не удаляйте чеки после подтверждения операции. В случае, если чек окажется поддельным или подрядчик аннулирует его, то вы сможете доказать свою невиновность.

3. Проблема с прошлым самозанятого

Что может случиться. Руководителю срочно потребовался дизайнер для выполнения разовой задачи. Он вспомнил, что работал с одним хорошим специалистом, договорился с ним сотрудничать как с самозанятым. Бухгалтер только как пару месяцев трудился в компании и не знал, что новый подрядчик когда-то числился в штате сотрудников. Он заключил сделку и перевел оплату по чеку. Через некоторое время оказалось, что дизайнер был бывшим работником, который уволился меньше двух лет назад.

Что делать в такой ситуации. Придется заплатить и вам, и самозанятому НДФЛ по ставке 13%, страховые взносы, штрафы и пени. Согласно федеральному закону №422-ФЗ от 27.11.2018 года работодателю на протяжении 2-х лет запрещено сотрудничать с самозанятыми, которые раньше работали у него по трудовому договору.

Как подстраховаться. Проверяйте каждого самозанятого в программе 1С в справочнике сотрудников перед заключением договора.

Почему все-таки выгодно сотрудничать с самозанятыми?

Работая с самозанятыми сотрудниками, бизнес может сократить нагрузку на фонд оплаты труда. Если компания заключает договор с физическим лицом, то помимо заработной платы ей необходимо заплатить НДФЛ в размере 13% и страховые взносы. В случае с самозанятым фирме не придется платить налоги — это обязанность полностью ложится на исполнителя. Самозанятый самостоятельно перечисляет 6% от суммы каждой сделки.   

Проблемы с самозанятыми чаще возникают в тех компаниях, в которых ведется бумажный документооборот. Проще организовать работу в электронном документообороте и обмениваться юридически значимыми документами с самозанятыми, чем пересылать обычные письма по электронной почте, рискуя потерять важный договор.

Но важно отметить, что на данный момент классический ЭДО нельзя использовать для работы с самозанятыми и ФЛ. Чтобы упростить сотрудничество, необходимо подключить сервис, функционал которого позволяет подписывать документы с самозанятыми дистанционно, соблюдая 63-ФЗ.  

Как оперативно подписать документы с самозанятым через ЭДО?

Самозанятым для сотрудничества с предприятиями через электронный документооборот нужно иметь простую электронную подпись (ПЭП) – доступный вид цифровой электронной подписи (ЭЦП). Юрлицу необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Чтобы правильно подписывать обычные документы дистанционно при помощи ПЭП, требуется составить соглашение о простой электронной подписи. Соглашение должно содержать пункты об обязанности соблюдать конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. Подписывать его нужно всем участникам, которые включены в процесс обмена электронными документами. 

Что важно знать при сотрудничестве юридических лиц с самозанятыми через ЭДО:

• Перед заключением договора убедитесь в статусе подрядчика. Запросите подтверждающие документы о постановке на учет как самозанятого. Проверьте данные на сайте налоговой.
• Самозанятому необходимо оформить простую электронную подпись (ПЭП) или получить СБЕР ID.
• Подписываемые документы должны соответствовать Федеральному закону №63-ФЗ. Для этого требуется составить соглашение о ПЭП: указать на обязанность соблюдать конфиденциальность сведений и правила определения подлинности подписи. Подписывают все участники обмена документами.
• Главный отчетный документ от самозанятого — это чек с индивидуальным номером.

Как происходит подписание документов в сервисе «Подписант» между компанией и самозанятым?

Легко настроить процесс можно в сервисе электронного документооборота с самозанятыми и физическими лицами «Подписант» от СберКорус. Чтобы зарегистрироваться в сервисе, компания загружает сертификат электронной подписи, система автоматически распознает организацию. Далее необходимо загрузить подписываемый документ, добавить физлицо или самозанятого и отправить документ на подписание.

Физлицо или самозанятый заходит в сервис через СБЕР ID и во вкладке «входящие» видит отправленный документ, открывает его и подписывает онлайн в один клик. Готово! Процесс подписания занял не больше 2,5 минут.

Сервис «Подписант» выгодно отличается тем, что самозанятый может быстро зарегистрироваться в системе (более 96 млн. физических лиц имеют карточку СБЕРа), подписание документов занимает в среднем 30 секунд, не требует установки какого-либо ПО, работает в мобильной версии и на ПК. Начать подписывать документы можно уже сейчас. Для новых пользователей доступно специальное предложение – подписание 5 документов бесплатно в течение месяца. Вы можете протестировать удобство работы и сэкономить время и деньги на подписании документов. 

Вам поможет сервис «Подписант», если:

• ваша компания регулярно сотрудничает с физлицами и самозанятыми,
• вам нужно быстро подписывать большой поток документов,
• вы хотите снизить расходы на документооборот,
• вам необходимы документы, подписанные согласно 63-ФЗ.

Благодаря сервису «Подписант» участники процесса могут подписывать договоры поставки или документы об оказании услуг, накладные, дополнительные соглашения, акты без личного присутствия и без затрат на пересылку документов.

Сервис «Подписант»

Отправьте заявку на пробный бесплатный период

Подать заявку