Эксперимент по электронному кадровому документообороту: какие изменения нас ждут в будущем?

Пандемия еще раз показала, что пора переходить от «бумажного» к электронному кадровому документообороту. Многим сотрудникам пришлось экстренно уйти на удаленную работу, из-за чего возникли проблемы с наймом работников, подписанием трудовых договоров и ГПХ, оформлением отпусков или увольнением без подписи приказов, проведением корпоративных актов.

Обмениваться документами с помощью курьерской доставки — долго и дорого. Что делать тем компаниям, которые регулярно взаимодействуют с новыми подрядчиками, — непонятно. Решение нашлось по инициативе Министерства труда России.

Минтруд России проводит эксперимент по электронному кадровому документообороту

В 2020 году Минтруд России предложил всем компаниями поучаствовать в эксперименте — перевести документы, связанные с работой, в цифровой кадровый документооборот.

Завершить эксперимент планировали до 31 марта 2020 года, но в настоящий момент срок продлили до 15 ноября 2021 года.

В эксперименте могут участвовать следующие документы, например:

• трудовые, ученические, гражданско-правового характера договоры;
• приказы о приеме на работу или увольнение;
• дополнительные соглашения об изменениях трудового договора;
• различные графики, связанные с отпуском, сменами;
• корпоративные акты.

В этот список не входят только трудовые книжки и данные о трудовой деятельности, так как они относятся к другому закону. Работодатель самостоятельно составляет список документов, которые будут принимать участие в эксперименте. Это могут быть абсолютно любые документы в рамках норм трудового законодательства.

Как принять участие в эксперименте?

Работодатель должен заполнить заявление согласно приложению № 1 к Положению и отправить его в Минтруд России. Затем Минтруд России составит список участников. Организация может отказаться от участия, написав заявление согласно приложению № 2 Положения. Также Минтруд России может самостоятельно исключить работодателя из эксперимента в случае нарушения правил, информация об этом будет отправлена не позднее 3 рабочих дней.

Компания-участник обязана за месяц уведомить в письменной форме каждого сотрудника об эксперименте и о его праве отказаться, для этого также нужно будет отдельно заполнить заявление. Работодатель лично выбирает дату начала эксперимента, основываясь на положении о порядке его проведения. Компания берет на себя все расходы, связанные с электронными документами, которые будут участвовать в эксперименте.

Что нужно сделать до начала:

• составить список документов, с которыми вы хотите поучаствовать в эксперименте;
• выбрать и уведомить сотрудников, которые будут принимать участие в эксперименте;
• при необходимости утвердить структурные подразделения компании;
• подготовить корпоративные документы согласно требованиям эксперимента;
• подписать вместе с сотрудниками локальные нормативные акты, относящиеся к проведению эксперимента;

Работодателю необходимо в обязательном порядке внести следующие изменения в трудовой договор:

• доработать права и обязанности работника и компании с учетом эксперимента;
• указать данные о внедрении информационного сервиса и (или) сайта «Работа в России»;
• внести согласованный список документов о трудовой деятельности, которые примут участие в эксперименте;
• прописать инструкцию по составлению, использованию и хранению электронных документов;
• указать данные об электронных документах, которые будут использоваться в информационной системе компании и (или) в системе «Работа в России».

Данную информацию также стоит указать в трудовом договоре с новыми сотрудниками, которые только выходят к вам на работу.

После эксперимента каждый участник сможет поделиться своим мнением и выразить пожелания об изменениях делопроизводства в Трудовом кодексе. С учетом результатов будут приняты поправки в трудовое законодательство, которые разрешат отказаться от бумажных версий документов и вести электронный документооборот кадровой службы.

Можно ли работодателю обмениваться электронными документами с работником, не участвуя в эксперименте?

Да, уже сейчас компании могут обмениваться документами с сотрудниками, которые работают в удаленном режиме. Также могут перевести в электронный вид документы, которые не подлежат обязательной письменной форме, — заявления, акты, журналы техники безопасности, различные уведомления, расписание, приказы и многое другое.

Какие возможности открываются с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО):

1. Упрощение сотрудничества с удаленными работниками. Нанимайте сотрудников из любой точки мира, моментально подписывайте любые документы дистанционно.
2. Защита конфиденциальных данных. Документы не потеряются и не изменятся, потому что будут отправлены по защищенному информационному каналу.
3. Ускорение оформления и обработки документов. Отправка электронных документов осуществляется в одну минуту, а обработка их займет намного меньше времени, чем бумажных.
4. Сокращение времени на корректировке документов. Исправить ошибки в документах можно в два клика.
5. Создание электронного архива, который будет стоить дешевле и точно не подведет вас в нужный момент. Подключить можно по ссылке.
6. Взаимодействие с самозанятыми и физлицами. Вносите информацию о новых работниках и подписывайте любые документы за короткий срок.

Какие преимущества вы получите, используя сервис КЭДО:

• Сотрудники смогут получить электронную подпись за считанные минуты. Больше не придется заморачиваться с УКЭП на usb-токенах.
• Все документы легитимны, так как электронная подпись имеет юридическую силу и защищает от изменений.
• Понятный интерфейс, который прост в использовании и не требует изучения отдельных инструкций.
• Обработка любого количества документов без ограничений и задержек.

Автоматизировать кадровые процессы и перевести работу с сотрудниками в электронный вид можно в сервисе Кадровый ЭДО от СберКорус (КЭДО). Сервис электронного кадрового документооборота поможет сократить затраты на бумажном оформлении сотрудников и сэкономить время на доставке документов.

Сервис КЭДО

Переведите рутинные кадровые процессы в цифровую среду

Подать заявку