Коммерческая осмотрительность при выборе контрагента: как не заработать проблем с налоговиками и не потерять бюджет

Всегда есть вероятность, что контрагент не выполнит условия сделки или решит уйти от НДС незаконным способом, а в результате претензии по уплате налога в бюджет инспекторы предъявят вашей компании. И вам придется доказывать проявление предусмотрительности по отношению к бизнес-партнерам. Расскажем, как организовать в компании проверку контрагентов, выполнив указания налоговиков, и не перегрузить своих сотрудников.

Зачем проверять контрагентов

Основных целей проявления осторожности при выборе партнеров две:

1. Снижение предпринимательских рисков.

Главная задача — предотвратить ситуации, когда:

• поставщик не привез вам товар;
• производитель продал продукцию ненадлежащего качества;
• исполнитель взял аванс за работу и исчез в неизвестном направлении;
• клиент взял товар по отсрочке, но не смог его оплатить и т. д.

2. Сбор доказательств для налоговой инспекции.

Главная задача — подтвердить реальными данными, что партнер порядочный, а сделка с ним — экономически обоснована. Тогда, если вдруг контрагент проявит недобросовестность: перестанет платить налоги, сдавать отчетность или свяжется с однодневками, то вашей компании не придется отвечать за его действия. Ведь все возможные меры предосторожности были приняты и надежность контрагента оценена.

Какие ошибки допускает бизнес

Часто компании допускают две серьезные ошибки.

1. Подходят к проверке контрагентов формально.

Выглядит это так: при заключении договора запросили у контрагента копии учредительных документов, распечатали выписку из ЕГРЮЛ, сложили бумаги в папку и забросили в дальний угол.

2. Проводят проверку только единожды — при первичном заключении договора.

А потом годами не отслеживают, как себя чувствует бизнес партнера. Но ситуация может кардинально измениться в любой момент. Например, в прошлом году ваш контрагент залез в кредиты и расширил производство, а сейчас у него изымают имущество за долги. Или у контрагента поменялся владелец, который решил, что платить налоги не обязательно, и фирма серьезно задолжала бюджету.

Часто эти ошибки непреднамеренны. В потоке текучки сотрудники компании просто не успевают проводить проверочные мероприятия. Ручной сбор данных занимает много времени. А так как строгих регламентов нет, то проверку откладывают на потом или не проводят вовсе.

Онлайн-сервис для комплексной проверки контрагентов на благонадежность от компании Сбер Корус — вся необходимая информация в одном месте.

Попробовать бесплатно

Как организовать работу с контрагентами в компании

Для начала необходимо разработать Положение о договорной работе и довести его до сведения сотрудников. Это нужно, чтобы каждый отдел четко знал и выполнял свой объем работ.

Например:

• отдел закупок — находит поставщиков, собирает первичные сведения, ведет переговоры;
• юридический отдел — проверяет и согласовывает договоры;
• бухгалтерия — проверяет реквизиты контрагента и условия сделок со стороны налогового законодательства, есть ли угроза несоответствия критериям налоговой;
• служба безопасности — проверяет сведения о контрагенте, его руководителе в базах данных;
• финансовый директор — отслеживает сроки оплаты, занимается штрафами и неустойками и т. д.

В положении важно отразить, в каком порядке происходит согласование каждого договора и его передача из одного отдела в другой. Схема взаимодействия между сотрудниками должна быть понятной и наглядной..

Далее нужно разработать внутренний Регламент должной осмотрительности и закрепить в нем перечень мероприятий по проверке контрагентов. В регламенте указывают:

• какие документы нужно запрашивать у контрагентов;
• какие сведения, и из каких источников нужно собрать в дополнение к документам, полученным от контрагента;
• в какой момент это нужно сделать;
• кто направляет запрос, осуществляет мониторинг, анализирует полученные данные, контролирует выполнение необходимых действий со стороны сотрудников;
• какой признак будет сигнализировать о недобросовестности контрагента — методика оценки;
• как часто нужно актуализировать сведения;
• какая ответственность грозит сотрудникам за невыполнение регламента.

Сотрудники должны быть ознакомлены с регламентом под роспись.

Всю информацию о контрагенте, которую ваши сотрудники получили от него или собрали самостоятельно, нужно укомплектовать в отдельное досье и бережно его хранить. Добросовестность доказывается зачастую путем предоставления конфиденциальных данных и сведений о сотрудниках, которые требуют особого режима хранения.

Что положить в досье на контрагента

В первую очередь документы, которые можно запросить у самого контрагента:

• копию устава;
• приказ о назначении директора;
• доверенность на представителя (если договор заключается по доверенности);
• копию паспорта директора,
• ИНН, ОГРН (ОГРНИП);
• справку из Росстата.
• копии лицензий;
• копию договора аренды или свидетельство о собственности;
• копии документов, которые подтверждают, что у контрагента есть имущество, производственные мощности, сотрудники нужной квалификации;
• бухгалтерскую и налоговую отчетность (желательно за 2-3 года).

Отметим, что контрагент не обязан отвечать на ваш запрос по документам и может отказать предоставлять отдельные данные, например сведения о паспорте руководителя, сославшись на закон о персональных данных. Не стоит связывать это с недобросовестностью и желанием что-то скрыть. В большинстве случаев бизнесмены понимают, с чем связана необходимость запроса и предоставляют максимум возможных данных.

Далее, сведения из открытых источников:

• выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП);.
• информацию о непогашенных задолженностях по исполнительным листам;
• данные о судебных разбирательствах контрагента;
• результат проверки паспорта лица, подписывающего договор, с ресурса МВД;
• информацию о заключенных госконтрактах.

И это еще не все. У ФНС естьсвои критерии осмотрительности. По мнению налоговиков, для оценки надежности контрагента важно проверять его деловую репутацию. Поэтому досье стоит дополнить:

• информацией с сайта контрагента: историю бизнеса, опыт работы, сведения о значимых клиентах;
• отзывы о контрагенте на других ресурсах;
• упоминаниями в СМИ.

Сервис проверки контрагентов Сбер Корус поможет собрать все необходимые данные за несколько минут. Сэкономьте время своих сотрудников на поиск и обработку информации. Сервис позволяет сформировать отчет — это ваша защита перед ФНС.

Если вы не уверены в надежности своего контрагента, запросите доступ к его рейтингу, который основан на закрытых данных банка. Рейтинг проверяет компанию по стандартам службы безопасности и показывает финансовую устойчивость компании по таким критериям как: кредитная история, история транзакций, взаимодействие с продуктами банка. Оценка обновляется регулярно при поступлении свежих данных.

Сервис проверки контрагентов

Необходимая информация, оценка риска, отчет для досье контрагента. Попробовать бесплатно

Попробовать