Как бухгалтер может избежать штрафов, если отчетность сдана не вовремя

Даже опытный бухгалтер иногда допускает ошибки. Например, пропускает срок сдачи отчетности. Есть ли шанс избежать административного наказания и не получить штраф? Да, в некоторых случаях это возможно, и мы расскажем, что нужно сделать, чтобы реабилитироваться перед ФНС или ПФР.

Размеры штрафов

Давайте посмотрим для начала, насколько суровое наказание ждет за опоздание с отчетами.

Декларации по НДС, налогу на имущество и налогу на прибыль, РСВ, декларации по УСН или ЕСХН

Штраф на организацию — 5 % от сумма налога к уплате по декларации. Минимум — 1 000 рублей, максимум — 30 % от суммы.

Обратите внимание! Сейчас меняются правила блокировки счетов при несдаче отчетов! С 1 июля заблокировать счет ФНС может по истечении 20 рабочих дней, в настоящий момент срок всего 10 рабочих дней.

Штраф на ответственное лицо — от 300 до 500 рублей.

Таким лицом может быть как руководитель, так и главный бухгалтер. Если руководитель представит документы, которые подтверждают, что за своевременное формирование и отправку отчетов отвечает бухгалтер, то оштрафуют последнего. Подтверждающие документы: трудовой договор, должностная инструкция, приказы директора и т. п.

Расчет 6-НДФЛ

Штраф на организацию — 1 000 рублей за каждый месяц, прошедший с последнего дня срока для представления расчета.

Блокировка счета, если с окончания срока прошло 10 (20 с июля) рабочих дней.

Штраф для ответственных лиц такой же, как и выше — от 300 до 500 рублей.

СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД

Самые существенные штрафы грозят за первые два отчета для ПФР. За несвоевременную подачу СЗВ-СТАЖ или СЗВ-М организации назначат санкции по 500 рублей за каждое застрахованное лицо, которое входит в отчет. В случае, если в сведения о сотрудниках закралась ошибка или они были заполнены не полностью, то это тоже нарушение и карается таким же штрафом.

Пример: организация отправляет отчеты СЗВ-М не электронно (когда он мог быть проверен и указаны ошибки), а почтой. Бухгалтер не предоставили сведения о СНИЛС двух работников и отчет был отправлен без этих данных. Компания получила штраф 1 000 рублей — за предоставление неполных сведений на двух человек.

Должностным лицам грозит штраф в те же 300-500 рублей.

С 1 января 2021 года появились санкции за непредставление СЗВ-ТД. Срок подачи этой формы — всего один день с момента кадрового события (приема, увольнения, перемещения). Поэтому нарушить срок очень легко.

Организацию за неподачу отчета не накажут, а вот директор или бухгалтер заплатят 300-500 рублей за каждый отчет.

Статистическая отчетность

От статистической отчетности многие отмахиваются — да что там будет от Росстата за ее несдачу? Тем более, что некоторые отчеты компании подают нулевыми, если нет соответствующих показателей или вообще отправляют письма об отсутствии соответствующей деятельности в текущем периоде.

Но санкции по статистике сильно выросли за последнее время. Видимо потому, что к этому виду отчетности отношение довольно халатное.

Статья 13.19 КоАП РФ устанавливает следующие размеры штрафов:

• от 20 000 до 70 000 рублей за несвоевременное представление отчета;
• от 100 000 до 150 000 рублей — за повторное нарушение;
• от 10 000 до 20 000 рублей — на должностных лиц;
• от 30 000 до 50 000 рублей — на должностных лиц при повторном нарушении.

Согласитесь, суммы внушительные!

Итак, нарушение уже произошло и прошлого не вернешь. Сразу готовиться к штрафам или начать действовать и избежать их? Мы верим, что вы выбираете второе. Кстати, иногда организации удается избежать или снизить размер санкций, когда они уже назначены, оспорив решение ПФР или ФНС в суде.

Сдать отчеты быстро и с предварительной проверкой контрольных показателей можно через СФЕРА Отчетность. Быстрое подключение, бесплатный выпуск подписи, выгодные тарифы для ИП, организаций и уполномоченных бухгалтерий.

Как избежать штрафов за декларации

Разберем ситуации с различными видами отчетности.

Декларации по НДС, налогу на имущество, налогу на прибыль, УСН, ЕСХН, 6-НДФЛ и РСВ

Здесь вас ждет разочарование — избежать и даже сократить штрафы по таким отчетам будет очень сложно. Даже за нулевку по НДС или УСН назначат минимальный штраф.

Что можно сделать?

1. Не игнорируйте письма от ФНС или ПФР. Если вам пришло извещение, что надлежит явится в инспекцию или представить объяснения — направьте ответ. В нем можно сослаться на всевозможные смягчающие обстоятельства и причины для сокращения санкций. Например: нарушение совершено впервые, руководитель или главный бухгалтер находились в больнице или на больничном во время отчетной кампании (срок пребывания в медучреждении или окончание б/л приходится на дату, позже срока представления отчета), у ответственного лица тяжелые жизненные обстоятельства, у организации произошел форс-мажор (пожар, затопление, кража документов и т. п.), незначительность просрочки (отчет сдан, к примеру, всего на день позже установленного срока) и другие. Можно также указать на то, что налог, подлежащий уплате был своевременно перечислен в бюджет и урона ему не было нанесено (если конечно это так).
2. Даже если штраф уже назначен, но его размер очень значительный можно обратиться в суд с ходатайством о снижении размера штрафа. Это особенно актуально, если ФНС не приняла во внимание ваши доводы о форс-мажоре или других смягчающих обстоятельствах.
3. Организация на ОСНО может сэкономить на штрафах. Если организация не вела деятельность, не выплачивала зарплату, у нее не было движения денег в кассе и на счетах в период, за которые нужно было сдавать отчеты, то можно представить не отдельные декларации, а единую упрощенную. Она заменяет декларации по налогу на прибыль, НДС, УСН и ЕСХН, но упрощенцам и сельскохозяйственным организациям просто нет смысла ее подавать — они и так сдавали бы одну декларацию. А вот компаниям на общем режиме она заменит сразу две.
4. Иногда организации прибегают к рискованному способу — если не удается вовремя подготовить отчетность и очевидно, что сдать ее в срок не получиться, то подается нулевой отчет или отчет с неточными данным, а позже направляется корректировочная (уточняющая) декларация. Но здесь есть вероятность (оно особенно высока с нулевками), что ФНС сочтет представленный первоначальный отчет не ошибочным, а направленным с заведомо ложными сведениями и за это назначит дополнительные штрафы.

В любом случае стоит побороться.

Кстати, известны случаи, когда ФНС назначала штрафы при отсутствии оснований. Организация отправила отчет по почте в последний день срока. При получении в ФНС оператор неверно ввел данные в компьютер и указал вместо даты на штемпеле дату получения отчета ФНС. Сработал человеческий фактор. Система восприняла это как нарушение. Оспорить подобную ошибку можно еще на начальном этапе, до того как будет вынесено решение о назначении штрафа. В этом случае в решении будет указано, что нарушение отсутствует. В качестве доказательства достаточно представить копию квитанции об отправке с описью вложения в письмо.

СФЕРА Отчетность от 2 400 ₽

Cдавайте отчетность онлайн в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат

Купить

Аналогичные правила применяем и при подаче расчета по страховым взносам и 6-НДФЛ и даже в отношении 4-ФСС. Но про 6-НДФЛ мы еще поговорим ниже. С отчетами, где фигурируют персональные данные физлиц, рекомендуем бухгалтеру перестраховаться. Если вам не вовремя предоставляют сведения, которые необходимы для подачи отчета — составляйте служебную записку на имя директора, заявление или иной документы, в котором укажите, что в связи с непредоставлениям сведений вы не можете отправить отчет. Это убережет вас как от гнева руководителя, так и от последующих попыток переложить на вас штрафы.

Чаще всего работники задерживают подачу данных о СНИЛС, ИНН, не сообщают о смене паспортных данных. ИНН можно уточнить на сайте ФНС с помощью специального сервиса, при условии, что паспортные данные у вас все же есть и они актуальны. Но и там номер удается получить не всегда.

СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД

Выделяем отчетность для ПФР в особую категорию. Здесь есть определенные нюансы, влияющие на решение по штрафам. Все, о чем мы рассказываем, основано на актуальной судебной практике, т. к. зачастую сам ПФР просто выносит решение, а сокращать сумму санкций не может в силу закона. Поэтому оспаривание размера санкций происходит именно в суде.

Давайте рассмотрим несколько типичных ситуаций.

Организация представила СЗВ-М в срок, но позже обнаружила, что в форме отсутствуют сведения о нескольких лицах.

Примечание: часто такое происходит по трем причинам: 1) обычная невнимательность, бухгалтер торопится отправить отчет и не проверяет все ли вошли в список, не контролирует общее количество сотрудников по отчету — человеческий фактор. 2) Сотрудники были приняты на работу в последние дни прошедшего месяца и в бухгалтерию данные о них на момент сдачи отчета еще не поступили из отдела кадров. 3) Нередкий вариант — сотрудников приняли в штат «задним числом» и заранее об их существовании не знали ни кадровик, ни бухгалтер.

При обнаружении такой ошибки нужно подать форму СЗВ-М с недостающими сотрудниками с кодом «доп».

«Отмн» — если в исходной форме сведения о застрахованных лицах были отражены неверно. Например, организация указала неверный СНИЛС или ИНН либо включила в отчетность физлиц, которые не относятся к числу застрахованных.

Согласно действующей Инструкции о порядке ведения персучета (утверждена Приказом Минтруда России от 22.04.2020 № 211н) у страхователя есть возможность подать дополнительные сведения без санкций. Для этого нужно выполнить несколько условий:

• выявить ошибку самостоятельно до обнаружения ее ПФР;
• представить уточненные сведения в срок, который установлен для подачи основного отчета.

Срок подачи СЗВ-М до 15 числа каждого месяца. Если первичный отчет отправлен, например, 3 числа, ошибку обнаружили 10-го и отправили отчет 12-го, то штрафа не будет.

Даже если ПФР обнаружил, что вы забыли включить кого в отчет или сведения в нем неточные, то вам дается 5 рабочих дней с даты получения уведомления от ПФР на исправление. Уложитесь в этот срок и штрафа тоже не будет.

Однако Пенсионный фонд часто не обращает внимание на срок и направляет решение о штрафе при подаче дополняющего СЗВ-М. Оспорить его можно в судебном порядке со ссылкой на Инструкцию.

Применить эту статью можно и к форме СЗВ-СТАЖ. А вот к СЗВ-ТД она не относится.

6-НДФЛ

Особые условия действуют по НДФЛ. В этом случае работодатель выступает не налогоплательщиком, а налоговым агентом. Он обязан вовремя удерживать налог у налогоплательщика и перечислять его в бюджет.

Если вы не вовремя подали отчет, то уменьшить штраф можно на общих основаниях, перечисленных выше. Но может быть так, что отчеты вы сдали вовремя, а вот срок перечисления НДФЛ пропустили. К примеру, выдали зарплату в пятницу, собирались в понедельник перечислить НДФЛ, но в первый рабочий день недели закрутились и забыли о платеже.

За несвоевременное перечисление НДФЛ предусмотрен немалый штраф — 20 % от суммы, подлежащей перечислению. Пример: допустим у вас 10 сотрудников, зарплата каждого — 25 000 рублей, всего удержанный НДФЛ за месяц — 32 500, 20 % от 32 500 это 6 500. Столько вам нужно будет заплатить, когда ФНС обнаружит несвоевременную уплату (это произойдет после подачи отчета 6-НДФЛ, в новой форме расчета в разделе 1 как раз указываются сроки перечисления налога и его суммы за конкретный отчетный период).

ФНС и суд вправе смягчить ответственность на основании п.п. 3 п. 1 статьи 112 НК РФ.

Но работодатель может вовсе избежать ответственности. Достаточно соблюсти 3 условия:

• расчет 6-НДФЛ подан в инспекцию без опозданий;
• в расчете указаны достоверные данные и сумма налога не занижена;
• налоговый агент сам перевел налог и пени в бюджет до того, как о нарушении узнала ИФНС (или назначила выездную проверку).

Своевременная подача отчетности это гарантия отсутствия не только штрафов, но и ненужного внимания со стороны налоговых органов. Компания, которая регулярно пропускает сроки подачи деклараций и расчетов, несвоевременно подает данные по сотрудникам и допускает иные аналогичные нарушения с точки зрения ФНС выглядит подозрительно — не заботиться о своей деловой репутации, игнорирует Налоговый кодекс, задерживает перечисления в бюджет и т. д.

Чтобы ваш бизнес выглядел в глазах проверяющих достойно, нужно правильно организовать сдачу отчетности:

1. Подключить электронную отчетность и настроить возможность отслеживать сдачу отчетов как для главного бухгалтера так и для руководителя — это удобно делать через личный кабинет.
2. Использовать для обмена корреспонденцией с ФНС электронные документы. Это ускорит как получение писем и требований от налоговиков (вы быстро узнаете о существующих нарушения), так и отправку ответов — не пропустите сроки для отправки возражений и корректировок.
3. Получить электронную подпись в ФНС (сделать это с 1 июля можно бесплатно) или воспользоваться предложением СБЕР Корус — подключить электронную отчетность с получением бесплатной ЭЦП. Стоимость тарифов — от 2 400 рублей в год.

Для обмена с контрагентами по-максимуму перейти на электронный документооборот. Это позволит быстрее получать нужные документы и скорее формировать отчетность, не затягивая ее подготовку до последнего дня. Кстати, если работает с самозанятыми, то и сними можно настроить электронный обмен документами — достаточно подключить сервис «Подписант». Мы рассказывали подробнее о работах с самозанятыми в одной из предыдущих статей — почитайте.

Начните работу со СФЕРА Отчетность

Входящий документооборот и электронная подпись входят в стоимость

Хотите узнать больше?

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение