Цифровизация в логистике развивается стремительно, и сейчас многие компании переходят на электронный документооборот, отказываясь от бумаг
Если заключают договор перевозки груза
В этом случае отправитель поручает перевозчику за установленную плату доставить груз получателю. Заключение такого договора регламентируется . Все сопроводительные документы можно оформить электронно.
1. Заказ (заявка на перевозку)
Согласно постановлению Правительства № 2200 от 21.12.2020, договор перевозки груза может заключаться посредством принятия перевозчиком заказа к исполнению. Электронный заказ на перевозку может быть создан в формате договорного документа, утверждённого приказом ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@.
Указанный формат применяется факультативно. То есть заказчик может создать собственную форму, но если потребуется предоставить такой документ в ФНС, то его нужно будет изготовить на бумажном носителе. Если же договорной документ будет создан в утверждённом ФНС формате, то его можно будет направить электронно.
2. Транспортная накладная
При заключении договора перевозки грузов грузоотправитель обязательно оформляет транспортную накладную в унифицированной форме, которая утверждена постановлением Правительства № 2200 от 21.12.2020. Без этого документа получатель не может принять груз у перевозчика.
Формат электронной транспортной накладной (ЭТрН) утверждён приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ ещё в январе 2022 года. Этот же документ утверждает формы сопроводительной ведомости и заказ-наряда (договора фрахтования).
Из основных правил можно отметить:
- обмениваться электронными транспортными накладными можно только через операторов ЭДО;
- доступ к данным транспортной накладной предоставляется ФНС, МВД, Минтрансу, Ространснадзору и Минцифры посредством направления ЭТрН в ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов);
- для подписания ЭТрН используется сертификат усиленной квалифицированной подписи.
Если грузоотправитель хочет использовать транспортную накладную в качестве первичного учётного документа, то, помимо электронной формы, необходимо отдельно составлять экземпляр на бумаге.
Но возможен и полный отказ от бумажных документов, если грузоотправитель в качестве первичных документов для учёта расходов будет использовать акты выполненных работ и универсальные передаточные документы (УПД). Такую возможность ФНС подтвердила в письмах № СД-4-2/5238@ и № АС-4-15/15570@.
3. Акт выполненных работ и УПД
Формат акта утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Его применяют факультативно (можно разработать свой вариант, но тогда для предоставления в налоговую потребуется бумажная копия). Электронный акт можно передавать любым удобным способом — через сайт перевозчика, по электронной почте, через оператора ЭДО.
Формат УПД утверждён приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Его использовать обязательно. УПД передаётся только через оператора ЭДО.
Если заключают договор транспортной экспедиции
В этом случае экспедитор обязуется оказать услуги по организации перевозки и оформлению перевозочных и иных документов, необходимых для выполнения грузоперевозки ().
Все экспедиторские документы также могут быть представлены в электронном формате. Перечень обязательных документов, подтверждающих заключение договора транспортной экспедиции, определяется постановлением Правительства от 08.09.2006 № 554:
1. Поручение экспедитору
Согласно п. 5 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, поручением экспедитору может считаться заявка на перевозку. В этом документе перечислены виды экспедиторских услуг и условия их оказания.
Утверждённого формата электронного поручения или заявки на перевозку на момент написания статьи нет, поэтому компания может утвердить свой формат, учитывая требования постановления Правительства № 2200 от 21.12.2020 и опираясь на Приложение № 1 приказ Минтранса от 11.02.2008 № 23, или использовать тот, что предлагает оператор ЭДО.
Для подписания этого документа всем участникам грузоперевозки нужна усиленная квалифицированная подпись.
2. Экспедиторская расписка
Этот документ подтверждает факт получения экспедитором груза для перевозки (от отправителя или получателя). Экспедиторская расписка создаётся по Приложению № 2 приказа Минтранса от 11.02.2008 № 23. Утверждённого электронного формата нет, поэтому можно создать свой.
А для подписания экспедитор, по соглашению сторон, может использовать любую электронную подпись — от простой до усиленной квалифицированной.
Обязательно ли переходить на электронные перевозочные документы?
Правительство заинтересовано в развитии цифровизации в сфере логистики. Об этом говорит и усиленная работа ФНС по стандартизации форматов документов, и последние постановления в области электронных транспортных накладных. Сейчас применение ЭТрН не является обязательным, но уже приняты правила обмена электронной транспортной документацией, которые начнут действовать в сентябре 2022 года.
Современный бизнес движется в сторону тотальной цифровизации — в этом нет сомнений. Сегодня каждой компании важно иметь качественные продукты для оптимизации и адаптации ключевых бизнес-процессов к новой реальности.
Приглашаем на Неделю ЭДО от СберКорус, в рамках которой обсудим следующие вопросы:
- Сколько миллионов в год может сэкономить компания, внедрив цифровые продукты?
- Как цифровизация компании позволяет ей нанимать лучших сотрудников на рынке?
- Какие законы открывают бизнесу новые возможности, и как ими пользоваться?
- Предубеждения, мешающие компаниям получать выгоду от цифровизации, — разбираем на практике.
- Где найти отправную точку для цифровизации ключевых бизнес-процессов?
Неделя ЭДО в СберКорус — это:
- 5 вебинаров на актуальные темы;
- более 10 экспертов, которые ответят на ваши вопросы в прямом эфире;
- 5 спецпредложений для бизнеса, которыми можно начать пользоваться уже сейчас;
- 8 бесплатных материалов, которые пригодятся на старте.
Мероприятие продлится с 19 сентября по 30 сентября 2022. Участие бесплатное, предварительная регистрация обязательна.
Начать дискуссию