СберКорус
Кадры

Чек-лист по ревизии обязательных приказов организации: что нужно пересмотреть и переиздать к новому году

Декабрь – самое время разворошить распорядительные документы, отражающие деятельность организации, движение кадров и административно-хозяйственную сферу, и навести порядок. Рассказываем, что нужно переоформить и утвердить на будущий год.
Чек-лист по ревизии обязательных приказов организации: что нужно пересмотреть и переиздать к новому году
Иллюстрация: СберКорус

Виды распорядительной документации

Законом не определён список обязательных кадровых приказов, но в каждой компании есть базовые документы, на основании которых строится работа.

Их можно разделить на группы:

  • регламенты (о командировках, отпусках и прочих перемещениях кадров);
  • приказы по зарплатам и стимулирующим выплатам;
  • документы дисциплинарного характера – о поощрениях и наказаниях;
  • организационные (о приёме на работу, увольнении);
  • технические распоряжения (изменяющие и уточняющие);
  • административно-хозяйственные приказы (по эксплуатации зданий, по безопасности, организации транспортировок и другим вопросам).

Все эти документы необходимо пересмотреть на предмет актуальности и срока действия.

Штатное расписание

В штатном расписании содержатся сведения о том, сколько работников трудится в компании, какие должности они занимают. Никаких персональных данных – только численность, должности, ФОТ по каждой специальности и иные сведения, не относящиеся к личным.

В законодательстве прямо не закреплена обязанность работодателя вести штатное расписание, как и срок его действия. Но большинство организаций видят необходимость этого документа. Да и ГИТ запрашивает штатное расписание при проверках, ссылаясь на ст. 15 и 57 ТК, где упоминается этот документ.

Штатное расписание не имеет срока действия. Если за годы работы в компании ничего не поменялось, документ можно не переделывать. А вот появление новой должности, рост зарплат и любые другие изменения в расписании отражать обязательно.

У штатного расписания должен быть порядковый номер, дата составления и дата утверждения (они могут отличаться). А в приказе об утверждении штатного расписания необходимо отражать все реквизиты документа.

График отпусков

График отпусков регламентирует очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году, и утвердить его на следующий год нужно за две недели до конца текущего. Отсутствие графика отпусков в организации расценивается как административное нарушение.

Кадровик заполняет график, согласует его с профсоюзом (если такой есть в организации) и утверждает у руководителя. Отдельный приказ об утверждении можно не издавать, если график отпусков оформлен по унифицированной форме Т-7, в которой есть гриф утверждения.

Кстати, график отпусков относится к локальным нормативным актам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью, поэтому с ним нужно ознакомить каждого сотрудника.

Если в компании действует кадровый ЭДО, ознакомить сотрудников с графиком отпусков гораздо проще, чем при бумажном документообороте. Обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством прямо не предусмотрена.

Но позиция трудовой инспекции – знакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков надо обязательно. В КЭДО сотрудники подпишут документ за считанные секунды.

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это список документов и приказов по основной деятельности с указанием их сроков действия. Ещё этот документ называют классификатором. Обязателен он только для федеральных органов исполнительной власти и госучреждений, остальные же ведут его по желанию с целью систематизировать документацию.

Номенклатура дел начинает действовать с 1 января каждого года, поэтому подготовить документ и приказ об утверждении нужно заранее.

Приказы о назначении ответственных лиц

Приказ о назначении ответственных лиц – это документ, который закрепляет за конкретным сотрудником круг обязанностей по определенным направлениям производственной, административной и финансовой работы.

ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) представляет собой локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сотрудников и работодателя, режим работы и время отдыха, меры поощрения и взыскания, а также другие вопросы, регулирующие трудовые отношения.

Все работодатели, кроме организаций с численностью до 15 человек, обязаны вести ПВТР.

В конце года всегда пересматривают ПВТР и актуализируют к новому году, отражая изменения в законодательстве, касающиеся трудовых отношений. Так, в ПВТР на 2023 год необходимо отразить:

  1. Новый МРОТ. С 1 января он повысится и будет составлять 16 242 рубля.
  2. Новые социальные гарантии мобилизованным и отправившимся служить по контракту – запрет на увольнение, отпуск мобилизованным по окончанию службы, гарантии членам семьи (закон № 376-ФЗ от 07.10.2022).
  3. Дополнительные основания для отпуска за свой счёт. В новой редакции ТК РФ перечень сотрудников, которые могут претендовать на отпуск без сохранения зарплаты, расширен (ст. 128 ТК).
  4. Новое основание для отстранения сотрудника – при его отказе от использования средств индивидуальной защиты, если для работы они необходимы (ст. 76 ТК).
  5. Порядок приостановления работы сотрудника, если условия труда признаны опасными (ст. 214.1 ТК).
  6. Порядок учёта микротравм и мероприятия по профилактике травматизма (закон № 311-ФЗ от 02.07.2021).

Не откладывайте актуализацию действующих обязательных приказов и оформление новых на последний момент, ведь до окончательного согласования и утверждения могут понадобиться правки.

А если компания до сих пор ведёт кадровые документы на бумаге, стоит задуматься о переходе на КЭДО в будущем году. Цифровые документы можно согласовать и подписать у руководителя в разы быстрее, как и ознакомить с ними сотрудников. 

Начать дискуссию