Важный гайд по хранению документов

Но день за днем все это собирается в огромные кипы бумаг, а вы как владелец бизнеса обязаны бережно хранить этих свидетелей всех деловых процессов.

Когда уже можно будет все выбросить? А вдруг налоговая запросит то, чего уже нет? Но где тогда взять столько стеллажей и комнат в офисе? Пора навести порядок в этом вопросе – в этом поможет наш гайд.

Зачем вообще нужно хранить все эти документы

Документальные доказательства, находящиеся под рукой, помогут избежать многих проблем.

Деловые архивы пригодятся, чтобы:

• Не быть оштрафованным. Документы могут потребоваться не только во время проверок деятельности вашей компани. Например, если ФНС решит проверить, насколько честно ведет свой бизнес ваш поставщик, подрядчик или иной контрагент, она может запросить у вас документы по вашим сделкам для экспертизы. А если вы не сможете их оперативно предоставить, придется платить штраф.

• Держать ответ перед инспекцией по труду. У ее сотрудников есть особые чек-листы, по которым они проверяют, действительно ли все работники на предприятии официально проведены. Если выяснится, что человек в штате есть, а трудового договора вы предоставить не можете, штраф будет до 50 000 рублей.

• Отстаивать свои интересы в суде. Если, например, подрядчик сделал работу спустя рукава, а поставщик прислал некачественные материалы, и оба не желают возмещать расходы, вы можете с ними судиться – и здесь не обойтись без должных документов, подтверждающих оплаты и заключения сделок.

• Выдать справки сотрудникам. Работникам могут понадобиться от вас документы, подтверждающие величину стажа, размер средней зарплаты и пр.

Что и сколько хранить

Документ документу рознь. У каждого будет свой срок хранения, для его определения используются:

• перечень, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236;

• закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

• закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

• закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ;

• Налоговый Кодекс;

• ведомственные документы.

Таблица 1. Сроки хранения разных видов документов.

Как хранить документы правильно

Здесь все будет зависеть от статуса документа. Если он текущий (то есть делопроизводство по нему либо не закончено, либо закончено, но срок хранения документа < 10 лет), его можно хранить просто в сейфе или в другом подходящем месте в офисе. Главное – в целости, читабельности и конфиденциальности.

А вот если у документа срок хранения > 10 лет, его нужно передать в архив.

Начните с правильной подготовки:

1. Расположить документы в хронологическом порядке, пронумеровать, прошить.

2. Составить опись – с номерами, наименованиями и количеством страниц.

3. Составить лист-заверитель – указать общее количество листов в деле и отметить, если есть нарушение физического состояния страниц (порваны, размыты, испачканы кофе).

Передать документы в архив можно двумя методами:

• самостоятельно организовать помещение для архивного хранения с системой пожаротушения и сигнализацией, температурой 17–19°C, относительной влажностью воздуха 50–55%, закрытыми от света стеллажами;

• заключить договор с организацией, которая занимается долговременным архивированием.

Что делать с электронными документами

Закон разрешает хранить их в цифре, подписав электронной подписью. Но если документы изначально были бумажными, не получится просто оцифровать их, а оригиналы пустить в макулатуру, не дождавшись срока окончания их действия: «аналоговый» носитель придется хранить все время, установленное законом.

Вот правила для архивирования электронных служебных документов:

• хранить как минимум на двух разных носителях – например, на жестком диске и в облаке;

• оснастить компанию ПО и техническими средствами, которые позволят прочитать или скопировать эти документы;

• обеспечить конфиденциальность при хранении такой информации;

• раз в пять лет проводить ревизию: если за это время обновился софт для просмотра документов, сделать апгрейд.

Ответственность и штрафы

Тут все четко и ясно – посмотрите Таблицу 2.

Чек-лист для самоконтроля

Вот еще несколько очень важных пунктов, по которым любому владельцу стоит проверить свои документальные дела:

• Проверив свой внутренний банк документов по Таблице 1, утилизировать то, что явно просрочено. Для этого нужно сформировать комиссию из штатных сотрудников или обратиться к специализированному подрядчику. Главное – зафиксировать утилизацию документально.

• Если вы поняли, что какие-то документы потерялись, попытаться восстановить их: запросить дубликаты у контрагентов, ведомств и государственных учреждений. Такие бумаги могут понадобиться налоговой. За каждый непредоставленный документ будет штраф от 200 рублей.

• Если какие-то документы физически утрачены (затопило, украли, согрели), обеспечьте себе документальное подтверждение этого. Кражу подтвердит справка из полиции, возгорание – документ от МЧС, а подтопление – управляющая компания. Если этого не будет, вас могут заподозрить в умышленном сокрытии чего-то важного.

Реклама: ООО «КОРУС КОНСАЛТИНГ СНГ», ИНН: 7801392271, erid: LjN8KQZhc