Чтобы упорядочить процесс их оформления и согласования, необходим график документооборота. С его помощью в компании будут определены сроки согласования и подписания, а также передачи в бухгалтерию. Расскажем, с чего начать при составлении графика документооборота.
Шаг № 1. Выясняем, как работает документооборот в организации сейчас
Чтобы определиться с графиком, надо понять, какие документы оформляются в компании в принципе, и кто ответственен за их составление. Придётся проанализировать целый пласт информации:
организационная структура компании — необходимо понять, кто кому подчиняется и кто перед кем отчитывается, кто с кем согласовывает документы и куда они идут дальше;
порядок архивации документов;
специфика работы предприятия — например, если компания оказывает ремонтно-строительные услуги и занимается, в том числе закупкой материалов, их должен согласовать инженер;
сроки хранения разных видов бухгалтерских документов;
перечень финансовых документов, с которыми работает компания — разные типы первички, журналов учёта, регистров, договоров, которые обосновывают расходы, и ряд других;
список сотрудников, участвующих в документообороте, а также цикл работы с документами — кто оформляет, кто согласовывает, кто направляет в бухгалтерию и кто сдаёт по итогу в архив;
электронный, бумажный или гибридный формат работы с документами.
После получения этой информации уже можно будет приступать к постепенному оформлению графика.
Шаг № 2. Прописываем маршруты документов
Это долгая работа, поскольку потребуется прописать маршруты для каждого типа документов:
Указать форму документа. Возможно, организация пользуется своими разработанными формами, а где-то применяет закреплённые в нормативных актах шаблоны. В любом случае потребуется дать ссылку на источник, где закреплена форма документа. Например, если фирма использует форму ТОРГ-12 для товарных накладных, то её источником будет постановление Госкомстата № 132 от 25 декабря 1998 года.
Прописать, кто создаёт документ. Например, счета выставляет бухгалтер.
Указать, кто согласовывает документы. Например, договоры должны пройти согласование у юристов и руководителей.
Срок согласования. Он будет отличаться для разных типов документов. Например, договоры можно согласовывать 5 дней, а акт выполненных работ — 2 дня, чтобы контрагент не ждал слишком долго.
Перечень уполномоченных подписывать документы лиц. Как правило, это генеральный директор или руководители отделов, департаментов.
Сроки подписания. Например, если документ получен в первую половину дня, то подписать его нужно до конца рабочего времени. Если же документ был получен во вторую половину дня, то подпись ставится до первой половины следующего дня.
Перечень ответственных за хранение документов. Это могут быть делопроизводители, бухгалтера, отдел кадров, юристы и другие.
Сроки хранения документов. Сориентироваться в них поможет как закон о бухучете, так и приказ Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года.
Также не забудьте о следующих нюансах:
желательно указать ответственных сотрудников в разных отделах, которые будут передавать в бухгалтерию первичку с определённой периодичностью — например, каждый месяц или сразу после подписания;
при указании сроков на согласование и подписание учитывайте, что проверяющим нужно время для просмотра документов;
рекомендуется также указать предельные сроки согласования и подписания, если у ответственных лиц есть иные задачи или обстоятельства — например, командировки, встречи, отпуска и больничные;
следует прописать, в скольки экземплярах нужно составлять тот или иной документ.
Шаг № 3. Итоговое оформление графика
Чтобы график документооборота работал, нужно не только прописать схему движения документов и сроки их направления на согласование, подписание и сдачу, но и:
дать алфавитный перечень документов, чтобы сотрудники могли в них проще сориентироваться;
предоставить инструкцию к графику — как им пользоваться, когда он меняется, как вносить в него изменения, если некий отдел, например, стал оформлять новые виды первички.
После того как график оформлен в виде готового документа, нужно:
Направить его руководителю на согласование и подписание. Выпустить приказ об утверждении графика, в котором будет указано, кто ответственен за его исполнение.
Собрать подписи у сотрудников, участвующих в документообороте, об ознакомлении с приказом и графиком.
Предусмотреть ответственность за нарушение сроков в рамках графика документооборота или, напротив, прописать поощрения за его добросовестное исполнение (премия, иные мотивационные факторы). Можно совместить ответственность с поощрительными мерами.
Вышеупомянутые нюансы прописать в трудовом договоре сотрудников или в дополнительном соглашении к нему.
А мы напоминаем вам о возможности оптимизировать бизнес-процессы, подключившись к расчётно-кассовому обслуживанию в Сбере. Клиенты банка получат:
бесплатный доступ к сервисам электронной отчётности и ЭДО;
электронную подпись от ФНС и токен за 0 рублей;
возможность консультироваться с бизнес-юристами;
доступы к сервисам 1С для малого бизнеса;
возможность менять вакансии на портале Работа.ру неограниченное число раз;
много других бонусов — от оценки бизнес-идей экспертами до скидок на АЗС.
Реклама: ООО «КОРУС КОНСАЛТИНГ СНГ», ИНН: 7801392271, erid: LjN8KVZwx
Начать дискуссию