Как долго не выбрасывать
Требование хранить документацию минимум 5 лет прописано в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г.
В 2023 году это касается первичных учетных документов, бухгалтерских регистров, финотчетности, заключений об аудиторских ревизиях, документов с персональными данными и т.д.
Как правильно отсчитывать эти 5 лет, с какого момента? В законе есть четкий ответ: с 1 января года, идущего за годом, когда документация была оформлена.
Если вышел срок
Утилизировать просроченные документы — не обязанность, а право фирмы. Главное — быть уверенными, что бумаги больше не понадобятся для работы. А это может случиться в следующих ситуациях:
убытки за прошлые годы еще не списались окончательно;
прервался и начал вновь исчисляться срок исковой давности по дебиторской задолженности, не списанной как безнадежная. До истечения этого периода придется хранить договоры, накладные, акты выполненных работ и пр.;
имеется амортизируемое имущество: если его списать или продать, в документах может возникнуть необходимость до конца года;
амортизируемое имущество реализовано, но с убытком. И в тот период, когда убыток включили в состав расходов, документы нужно сохранить.
Что с ними делать
Допустим, всех описанных выше ситуаций вам удалось избежать, и документы с истекшим сроком хранения действительно можно уничтожить. Здесь важно придерживаться следующего порядка действий.
Создание комиссии.
Ее своим приказом утверждает руководитель. Эти специалисты решат, какие именно документы в организации подлежат утилизации. Обычно в такой орган включают юристов, главбуха, делопроизводителя и пр.
Составление акта.
Комиссия формирует акт о документах, подлежащих уничтожению, указывая категориальные наименования папок, в которые они собраны («Кассовая документация», «Накладные учета ТМЦ», «Акты сверки» и пр.). Руководитель последним подписывает акт.
Процесс уничтожения.
Документы можно порвать, сжечь, пропустить через измельчитель бумаг или уничтожить любым другим подходящим способом — в том числе разрешается поручить эту задачу организации по переработке макулатуры.
Но денежные средства, вырученные за сдачу этих бумаг в утиль, должны быть учтены в доходах, также нужно начислить НДС.
Другой акт.
Та же самая комиссия должна составить и еще один акт — на этот раз о физическом уничтожении документов.
Важный момент
Оптимизации документооборота и перевод ключевых документов в электронный вид поможет тратить существенно меньше времени на утилизацию или вовсе избавиться от этой необходимости. А чтобы дела шли еще быстрее и продуктивнее, придуманы полезные сервисы.
Например, открыв расчетный счет в Сбере, вы получите массу полезных помощников за 0 рублей:
сервис электронного документооборота за 0 ₽ (работает с госсистемой маркировки, позволяет обмениваться документами с контрагентами, сокращает расходы на бумагу и почту);
электронная подпись от ФНС и токен за 0 ₽ (не нужно ходить в налоговую);
сервис сдачи отчетности за 0 ₽ (она сама будет отправляться в ФНС, СФР и Росстат);
сервис СФЕРА EDI от СберКорус за 1₽ (быстрый и безопасный документообмен с торговыми партнёрами — создан специально для ритейла).
Реклама: ООО «КОРУС КОНСАЛТИНГ СНГ», ИНН: 7801392271, erid: LjN8KCVWS
Начать дискуссию