Как организовать работу с самозанятым: инструкция для юридических лиц

1. Проверьте статус самозанятого на сайте налоговой. Физлицо или ИП могут потерять статус, если превысят лимит годового дохода, займутся запрещенной для самозанятого экономической деятельностью или откажутся от него сами. 

2. При долгосрочном сотрудничестве лучше проверять статус регулярно, чтобы не выплачивать НДФЛ и не получить штраф до 20% от неуплаченной суммы в дополнение к сумме налога.

3. Узнайте, не был ли самозанятый вашим сотрудником за последние два года. Если был, вам придется платить за него НДФЛ. Если вы это не учли и работали с ним как с самозанятым, вас оштрафуют и обяжут выплатить налог за все время сотрудничества. 

4. Проверьте вид работ самозанятого. Самозанятый не может работать курьером, агентом, нанимать сотрудников и исполнять обязательства по вашему договору в формате простого товарищества. Для этого ему потребуется статус ИП или юрлица. Перечень запрещенной работы в 4 ст. 422-ФЗ.

Главное, чтобы договор не был похож на трудовой. Поэтому вы не можете прописать обязательное посещение офиса, строгие часы работы, ставку. Работа с самозанятым временная, и после ее окончания должен быть конкретный результат. Любые материалы для работы самозанятого закупает он сам, а не заказчик. 

Чтобы обезопасить себя от штрафов и уплаты НДФЛ, укажите в договоре, что самозанятый обязан сообщить, если его статус потерян. И пропишите штраф за нарушение. Заодно вы избавите себя от постоянных проверок самозанятого перед оплатой по договору.

Укажите, что исполнитель на специальном налоговом режиме и применяет НПД.  Для бухгалтерского учета компании это подтверждение, что самозанятый не платит НДС.

Как вычесть расходы на услуги самозанятого из налоговой базы

Учесть расходы можно, если у вас ОСНО, ЕСХН и УСН «Доходы минус расходы». Для этого потребуются чеки от самозанятого на каждую операцию. Акт не подойдет. 

Внимательно проверьте данные, любая ошибка может привести к штрафу. После учета расходов не уничтожайте чеки, они могут пригодится для подтверждения фактов сотрудничества при запросе налоговой. Хранить их можно в электронном виде.

Как оформить расчет и какие нужны закрывающие документы

Оплатить услуги самозанятого можно наличными или со счета компании по банковским реквизитам физлица. Электронный кошелек тоже подходит. Комиссия за перевод оплачивается заказчиком.

После получения оплаты самозанятый обязан предоставить чек с помощью сервиса «Мой налог», для работы физлицу не нужна касса. 

Чек — единственный обязательный документ. Акт оказанных услуг или выполненных работ можно использовать для подтверждения периода расходов.

Еще больше упростить взаимодействие с самозанятыми помогут современные цифровые сервисы. Так, в СберКорус создали сервис «Подписант» специально для организации документооборота с самозанятыми и физлицами. Причем для них самих переход на «цифру» не повлечет никаких трат и лишних телодвижений.

Чтобы модернизировать работу с самозанятыми, достаточно предпринять несколько простых шагов: 

• Проанализировать, каким количеством документов компания обменивается с самозанятыми исполнителями в течение года и выбрать соответствующий тариф (все входящие документы бесплатны, затраты – только на исходящие).

• Выслать ссылку-инвайт на подключение к сервису самозанятому, с которым заключён договор ГПХ. Специальное ПО не потребуется – «Подписант» совместим с любым браузером и адаптирован под любое устройство.

• С помощью Сбер ID самозанятый авторизуется и получает собственную простую электронную подпись – ему не нужно платить, идти в удостоверяющий центр и заключать договор. ПЭП придает юридическую силу всем документам, которые будет подписывать самозанятый.

• Работа ведется в едином окне: отправка и подписание документов занимает до 30 секунд.

При этом тариф всегда можно поменять в выгодную для себя сторону – если снизилось количество самозанятых контрагентов и, соответственно, объем документооборота.

Работа с самозанятыми сегодня – уже не просто тренд. Это открывает новые возможности работодателю – начиная от пониженной налоговой ставки и заканчивая простотой оформления таких сотрудников. Если вы организуете работу с самозанятыми, то получите от этого только выгоды – главное заблаговременно создать все условия для комфортного сотрудничества с обеих сторон. А сервис «Подписант» от СберКорус поможет организовать сотрудничество быстро и удобно. 

Реклама: ООО «КОРУС КОНСАЛТИНГ СНГ», ИНН: 7801392271, erid: LjN8KXB6V