Почему бухгалтерское ПО не подходит для управления бизнесом. И что делать

Мы решили продолжить тему интеграции различных сервисов и сегодня расскажем об интеграции программы “1С:Бухгалтерия предприятия” и системы управления торговлей и производством “Мой Склад”.

Возникает вопрос, кому это будет интересно. Сразу отвечаем: бухгалтерам и руководителям фирм всех видов торговли (оптовой, розничной и через интернет) и производственных предприятий.

Предприниматели и бухгалтеры порой не понимают, что им может дать внедрение системы складского учета и его интеграция с 1С. А дает она весьма ощутимые преимущества. Довольно часто бизнесмены используют бухгалтерские программы для ведения бизнеса. На наш взгляд - этот подход непродуктивен! Прежде всего для развития бизнеса. Значительно эффективнее использовать специализированное программное обеспечение, такое, как “Мой склад”. Ниже мы и расскажем об этом, исходя из нашей практики работы с клиентами.

Почему бухгалтерское ПО не подходит для управления бизнесом

В первую очередь, поясним, почему использование только лишь бухгалтерского программного обеспечения не подходит для ведения торговли и управления торговым предприятием. Есть несколько причин:

1. В ней отсутствуют актуальные данные (состояние расчетов с контрагентами, текущие остатки по складу, информация о заказах от покупателей и т.д.). Дело в том, что для появления этой информации необходимы сформированные бухгалтерские проводки (записи в Дебет и Кредит по каждой операции), которые бухгалтеры зачастую делают спустя длительное время.
2. Для работы в бухгалтерской программе (например, 1С:Бухгалтерия предприятия) требуются специальные знания, которыми не обладают менеджеры, работники склада, продавцы и другой персонал.
3. Бухгалтерское ПО не формирует специальные торговые отчеты, которые позволяют владельцу компании оперативно определять: какие товары продаются лучше, какая категория клиентов покупает на большую сумму или большее количество товара и т.п. То есть те отчеты, которые позволяют управлять бизнесом.

Все эти причины так или иначе подталкивают руководителя использовать специальные программы. Своим клиентам мы рекомендуем “Мой склад”. И вот почему:

1. Отсутствие бухгалтерских проводок. То есть введя какой-либо документ (накладную, счет на оплату, акт выполненных работ и пр.) он сразу отражается во всех отчетах и менеджеры видят, что произошло какое-то хозяйственное действие: выбыли товары со склада, поступила оплата, выпуск готовой продукции и т. д. У менеджеров, закупщиков и другого персонала появляются всегда актуальные данные и они перестают быть заложником бухгалтера.
2. Работать в системе может любой сотрудник - специальных знаний для этого не требуется. Простой интерфейс и мобильное приложение позволяет новому сотруднику освоиться в программе в течение 15-30 минут и быстро включиться в рабочий процесс.
3. Программа позволяет формировать специальные отчеты для руководителей направлений и отделов компании, что позволяет ежедневно принимать верные управленческие решения, облегчать инвентаризацию на складе и торговых точках.

Вывод: бухгалтеру нужно работать в бухгалтерской программе, а линейным сотрудникам - в программе по управлению торговлей и производством. Но! Обе программы дублируют большое число документов. Поэтому логично настроить интеграцию между ними, чтобы не вводить их дважды.

Например, в программе “Мой склад” есть стандартная процедура переноса данных в 1С:Бухгалтерия в формате 1С:EnterpriseData.

Есть еще одно важное обстоятельство в пользу интеграции упомянутых программ! Бухгалтер не может самостоятельно корректно отражать в учете покупаемые товары, т.е. без участия менеджера по закупкам (если, конечно, он сам не выполняет эту функцию).

Звучит на первый взгляд абсурдно?! Рассмотрим на примере.

Компания “Альфа” занимается торговлей. У нее есть утвержденный прайс из 500 видов товаров, которыми она торгует. Бухгалтер получает накладные на покупку. И постоянно сталкивается со следующей картиной:

В накладной указана номенклатура, которую нельзя однозначно сопоставить с уже имеющимися записями в Прайсе (номенклатурном справочнике организации).

Что делает в этом случае бухгалтер? Пользуется одни из трех вариантов:

• постоянно звонит менеджеру, чтобы тот рассказал ему куда/что приходовать;
• приходует на какую-нибудь одну, “понравившуюся” ему номенклатуру;
• вовсе создает новую номенклатуру (как в накладной написано).

Все варианты плохие: либо бухгалтер все время “дергает” менеджера, который потихоньку начинает его “ненавидеть”, либо ведет недостоверный учет.

Казалось бы, что такого страшного в недостоверном учете? Ну оприходовал он не так. А все веселье начинается, когда бухгалтеру для учета приносят накладные на продажу. В этих накладных продажу-то по номенклатуре из прайса делают!

И в программе у бухгалтера получается, что купили одни товары, а продали другие. Заметим, что так получается в бухгалтерских документах. На самом деле-то все было нормально.

Примерно так это выглядит у бухгалтера в программе:

Совет руководителям: когда что-то подобное увидите, то с очень большой вероятностью в учете вашей организации происходит все по одному из вариантов сценария из текущего примера.

А теперь самое важное! Красные “циферки” на скриншоте выше - это отрицательное количество товаров, стоимость которых не уменьшила налоги. Какие это налоги? Налог УСН (для предпринимателей на “УСН доходы минус расходы”) или налог на прибыль (для фирм на “ОСНО”). Обращаем внимание, что на скриншоте отображено только количество. Можно представить, какие суммы получатся, если это количество на их цену закупки перемножить. Так мы и получим сумму, на которую могли бы уменьшить налогооблагаемую базу.

По опыту можем сказать, что при отсутствии интеграции бухгалтерской программы с системой управления торговлей:

• на правильное оформление прихода товаров у бухгалтера уходит ориентировочно до 70% всего рабочего времени;
• бухгалтеру практически невозможно избежать ошибок в товарном учете;
• потери на налогах доходят до 1000% от суммы, которая могла бы получиться при правильном ведении налогового учета.

Еще одно важное замечание!

Внедрение интеграции между бухгалтерским и складским сервисами дает предпринимателю возможность “отвязаться” от бухгалтера и быстрее принимать верные управленческие решения, чувствовать бизнес и контролировать его не на уровне интуиции, а на основе реальных цифр из актуальных отчетов.

А что значит “отвязаться”? Значит вести свой бизнес не привлекая бухгалтера к хозяйственным процессам: выставлению счетов, оприходованию товаров на склад, розничной продаже товаров, оплате товаров поставщикам, закупке товаров, проведению инвентаризации имеющейся продукции и т.д. Представьте только, для всего этого бухгалтер вообще не нужен!!!

Возникает логичный вопрос: “А для чего же он тогда нужен?”. И следует вполне логичный ответ: “Он нужен исключительно для формирования бухгалтерских проводок, отчетов для ИФНС, ПФР, ФСС и Росстата, расчета налогов и взаимодействия с контролирующими органами.

Как интеграция работает на практике

Процедура проста. В течение месяца сотрудники компании отражают все хозяйственные действия в программе Мой склад: покупки, продажи, оплаты поставщикам и т.д. К определенной дате все участники процесса закрывают месяц. По его окончании формируется выгрузка из программы для 1С и передается бухгалтеру. Полученный файл бухгалтер загружает в “1С: Бухгалтерия предприятия” и ему остается только сформировать на основе загруженных документов бухгалтерские проводки, проверить корректность данных и при необходимости вернуть их на доработку. Такую загрузку можно повторять несколько раз - данные перезаписываются - пока все не будет в порядке.

Разумеется нами описан идеальный вариант интеграции систем. В рабочем процессе могут возникнуть сложности. Наши бухгалтеры выделили несколько, с которыми им приходилось сталкиваться в своей работе:

1. Иногда услуги в 1С загружаются как товары
2. Бывает задвоение контрагентов
3. В МС заводятся несколько договоров и они разъезжаются
4. Выгружаются не все документы

Пункты 1 и 3 возникают, когда в программе “Мой склад” некорректно выбран тип номенклатуры (вместо товара выбрана услуга) или в накладных и платежах выбираются неверные договоры (разъезжаются расчеты: оплата по одному договору, а отгрузка по другому).

Ошибка в п. 2 возникает, когда название контрагента в программе “Мой склад” не совпадает с кратким названием в “1С:Бухгалтерия предприятия”. По логике идентификация контрагента должна проходить по ИНН/КПП. Но, при загрузке файла из Мой склад в 1С происходит и сверка названия компании и, если оно не совпадает, то автоматически создается новый контрагент. С чем это связано выяснить пока не получилось.

Ошибка в п. 4 - у нас есть только один клиент с таким примером. Выяснить причину на текущий момент тоже не удалось. Но считаем необходимым о ней упомянуть.

Отметим только, что эти трудности не носят повсеместный характер, но иногда могут возникнуть. В любом случае, их исправить легче, чем вручную вносить все первичные документы в 1С:Бухгалтерия предприятия.

Предприниматели могут выразить возражения по поводу необходимости использования систем управления торговлей и производством, ведь ведь эти операции можно делать в обычной Excel. Разумеется, можно. Но, как мы уже написали выше, это съедает уйму времени работы бухгалтера. И другой момент. Может возникнуть вопрос, насколько интеграция систем управления торговлей и производством необходима небольшим компаниям. На наш взгляд ответ очевиден. В условиях кадрового дефицита, когда штат небольшой и многие сотрудники выполняют функции разных специалистов, внедрение систем складского учета позволяет сэкономить время, избежать ошибок и, как следствие, существенно снизить налоги.

Стираем границы между торговлей, складом и бухгалтерий. Все документы заведеные в сервисе "Мой склад" автоматически переносятся в бухгалтерию Фингуру и учитываются со скидкой 1 к 10. Есть 14 дней на попробовать и бесплатный тариф для самых маленьких. Получите специальное предложение для читателей информационного портала klerk.ru