Главная ошибка учета в торговле, из-за которой налог может вырасти в 100 раз

Ошибки в бухгалтерском учете не редкость и, как правило, их легко можно исправить. Но есть и такие, последствия которых могут сильно отразиться на доходах компании. Мы расскажем о самой главной и типичной, которая возникает при неправильной организации торговли. Итак, поехали.

Главная ошибка учета в торговле

Ошибка заключается в следующем: приходовать одинаковый товар под разными наименованиями. Такая ситуация возможна, когда несколько поставщиков продают вам один и тот же товар, но присваивают ему свои названия. Банальный пример.

У вас три поставщика, которые продают вам моющее средство для посуды в упаковке 1 литр с разными наименованиями в товарной накладной, но с одинаковым артикулом. Очень часто бухгалтеры приходуют эти товары как разные (с разными названиями), а продаются они под одним номенклатурным наименованием (т.е. происходит несогласованность действий между сотрудником, который приходует товар, и который его продает).

К чему это приводит

Два наиболее существенных последствия:

• недостоверные сведения по движению и остаткам товара и, как следствие, отсутствие контроля над управлением бизнеса;
• увеличение налогов от 10% до 1000%.

Пример неудачного учета

Проиллюстрируем это на следующем примере. Ваша фирма закупила у своих поставщиков три партии по 1000 шт. моющего средства для посуды по цене в 50 руб./шт. Общая сумма закупки - 150 тысяч рублей. В складском учете появились такие записи:

После этого мы продаем 2 500 штук моющего средства по цене 70 руб./шт. Вот так будут выглядеть остатки по складу после продажи при неправильном оформлении прихода товаров:

В итоге мы имеем минус 1500 штук одной номенклатуры и 2000 штук других номенклатур. Хотя на складе не должно было остаться ничего! То есть мало того что учет весь неверный, так еще и себестоимость товаров 100000 рублей не списалась для уменьшения налога на прибыль или УСН!!! То есть в этом случае, если ничего не исправить, организация переплатит налог на прибыль (20000 рублей) или налог УСН (15000 рублей).

Напишите нам в чат и мы проведем аудит вашей бухгалтерии.

Как бухгалтеры это исправляют

Есть два варианта исправления этой ситуации.

1. Идеальный. Бухгалтер уточняет названия у сотрудника, который разбирается в товарах, исправляет приходные документы и учитывает все как надо. Получается так, “что купили, то и продали”. При одной сделке в месяц (как в нашем примере), это сделать просто. Но когда приходится иметь дело с сотнями или тысячами сделок, бухгалтеру хочется этого избежать и он довольно часто применяет следующий (второй) вариант.
2. Липовый. Бухгалтер исправляет количество товара по номенклатуре (в примере это -1 500 шт.). Но не за счет других номенклатур как в первом варианте, а бухгалтерской справкой. Когда ставит на приход 1 500 шт. с суммой 1 копейка. Получается в учете с этой номенклатурой остается 0 шт. товара на сумму 1 копейка, которая потом благополучно списывается в убыток.

Получается неплохо, но вот к чему это приводит. На остатках по-прежнему остается 2 000 штук товара других наименований, которых по факту нет. Финансовый результат от всех сделок (3 закупки и 1 продажа) равен:

175 000 руб. - 50 000 руб. = 125 000 руб. (неправильная прибыль)

С нее налог на прибыль составит 125 000 * 20% = 25 000 руб. По сути, это сумма фактической прибыли компании, но в бухгалтерском учете это не видно. Разумеется директор потребует от бухгалтера уменьшить налог. Что делает бухгалтер в этом случае? Он начинает оставшиеся в учете товары списывать в затраты бухгалтерскими справками. Но так как в номенклатуре он не разбирается и не понимает реальных остатков, то делает это “как понимает” и “как умеет” - списывает в затраты безосновательно, поскольку нет привязки к продажам товаров. Налог, конечно, уменьшится, но не правомерно. И налоговая при проверке однозначно не пропустит это мимо.

Как этого избежать

Мы можем дать несколько советов, которые позволят не совершать эту ошибку. Вот они:

1. Отстранить бухгалтера от оприходования товаров. В большинстве своем они этого делать не умеют. Это не означает, что бухгалтер плохой. Просто он не разбирается в товарах.
2. Использовать для торговли НЕбухгалтерские программы - подойдет любая небухгалтерская программа для учета в торговле с возможностью загружать данные в “1С:Бухгалтерия предприятия”. Например, “Мой склад”, “1С:Управление торговлей”, “IIKO” и т.п.
3. Функцию оприходования возложить на сотрудника, который хорошо разбирается в товарах.