Готовим и сдаем до 2 000 отчетов в месяц: рассказываем, как нам удается сделать все вовремя и ничего не упустить

Как строится работа в обычной компании

Работа по подготовке отчетности в “стандартной” бухгалтерии выглядит следующим образом. Подходит срок сдачи отчета, бухгалтер отслеживает ее самостоятельно (некоторые доверяют программам, кто-то просто запоминает) и начинает готовить соответствующий отчет. Сам отправляет его в контролирующий орган и получает подтверждение тому, что отчет принят. В этом случае процессом полностью управляет человек - он отслеживает сроки и ставит себе задачи.

И это работает! У штатного или приходящего бухгалтера сложностей не возникает. Во-первых, потому что отчетов не так много - порядка 25 разновидностей, которые, более-менее, равномерно распределены в течение всего года. Во-вторых, небольшой объем работы, ведь штатный специалист и приходящий бухгалтер в среднем ведет бухгалтерии 1-3 организаций.

А как у аутсорсеров?

У аутсорсинговой компании ситуация совершенно другая. Есть два момента, по которым описанная выше схема просто не работает:

1. Рассредоточенность обязанностей. Сама процедура подготовки и сдачи отчета включает в себя несколько этапов, которые осуществляют разные исполнители. Например, отчет готовит один специалист, сдает - второй, платежные документы на уплату налога формирует третий, за контроль приема документов ответственным органом отвечает четвертый.
2. Количество отчетов, поскольку компаний на обслуживании у аутсорсера в десятки раз больше, чем у штатного или приходящего специалистов. Если рядовой бухгалтер в месяц сдает до девяти отчетов (в пиковый сезон), то бухгалтер в аутсорсинговой компании за этот же месяц может подготовить до 200 отчетов.

Из-за этих особенностей велика вероятность того, что часть отчетов бухгалтер может упустить (болезнь, отпуск, “закопался в бумажках” и т.д.), следуя описанной выше схеме работы с отчетностью. Кроме того, руководителю бухгалтеров это трудно отследить.

Наша компания прошла через этот опыт. Обычный вариант работы с отчетами срабатывал до тех пор, пока количество клиентов не выросло. После этого начались трудности и мы поняли, что нам не обойтись без стандартизации и создания единого информационного пространства для всех участников процесса.Чтобы не получилось, как говорил Аркадий Исаакович Райкин: “штанину пришивает один, рукава - другой, к пуговицам претензий нет, пришиты насмерть, не оторвешь. А за костюм никто не отвечает…”.

Изначально для автоматизации процессов наша компания использовала Microsoft Dynamics. Но в дальнейшем мы перенесли управление бизнес-процессами на платформу Bitrix. Это позволило фиксировать в этой CRM-системе не только взаимодействие с клиентом на этапе продаж, но и отслеживать все возникающие контакты, задачи и задания на этапе его обслуживания. Для управления мы написали и запустили робота (одного из многих, что мы разработали для помощи в управлении бухгалтерскими делами наших клиентов), который дирижирует всем процессом подготовки и сдачи отчетов:

• 2 числа каждого месяца робот анализирует клиентскую базу по параметрам наших клиентов (режим налогообложения, регистрация в качестве работодателя и пр.) и формирует таблицу базы данных со всеми предстоящими отчетами в текущем месяце;
• в отношении каждой созданной записи робот запускает бизнес-процесс. Он как “многорукий Шива” находит в нужный момент времени нужного исполнителя (с учетом присутствия на работе), формирует задачи, следит за сроками их выполнения на каждом этапе, при необходимости запрашивает у бухгалтеров нужную информацию (например, уточняет у бухгалтера какую сумму налога следует заплатить с учетом ранее совершенных платежей), пишет письма клиентам и т.д.

Каких результатов мы достигли

Внедрение подобного автоматизированного бизнес-процесса позволило решить ряд организационных вопросов, вопросов управления производством и контроля качества предоставляемых услуг. А именно:

• процесс позволяет готовить и успешно сдавать до 2 000 отчетов ежемесячно, не опасаясь “потерять” какие-либо из них на любом этапе;
• руководитель может быстро оценивать нагрузку на каждого сотрудника и вовремя ее координировать (это требуется крайне редко);
• появилась возможность масштабировать бизнес, увеличивая клиентскую базу, не теряя при этом качества оказываемых услуг.

Справедливости ради, стоит отметить, что при достаточно высокой степени организации процессов иногда все же возникают непредвиденные ситуации, в которых и робот, и человек упускают ситуацию из под контроля и несвоевременно реагируют на “красные сигналы” системы. Иногда это приводит к штрафам за несвоевременную сдачу отчетности. В любом случае, наш клиент от этого не страдает, поскольку получает страховое возмещение от нашей компании. За последние полтора года было около десяти подобных страховых случая, по которым мы выплатили своим клиентам компенсации на общую сумму почти 240000 рублей.

Вы можете оценить эффективность своего бухгалтерского учета у специалистов Фингуру, пройдя экспресс аудит. Заявка по ссылке.

А есть ли трудности, с которыми сталкиваетесь вы при подготовке и сдаче отчетности? Расскажите о них и о том, как вы их преодолели.