Мы пообщались с руководителем проекта «Форма» и узнали о самых распространенных и казусных ошибках из практики договорной работы. В статье мы поделимся чек-листом для проверки ваших договоров и советами юриста, которые помогут избежать неприятных ситуаций.
Типовые ошибки и неожиданные артефакты: на что обратить внимание при составлении договора
Неправильно составленный документ или упущенная фраза могут привести к юридическим спорам и финансовым потерям, а затягивание процесса заключения договора и вовсе может испортить впечатление о взаимодействии.
Но если договоры идут потоком, то кажется, что проблему с ошибками и долгими сроками никак не решить. Ведь юристы тоже люди и могут не заметить опечатку при проверке документа или довериться коллегам, которые говорят, что «в договоре точно все хорошо».
Какие ошибки чаще всего встречаются в договорах
1. Отсутствие сроков
В договоре часто забывают указать два срока: срок действия договора и срок исполнения обязательств.
Отсутствие срока действия договора — мелочь по сравнению с отсутствием срока исполнения обязательств. Особенно если он является существенным условием договоров определенных видов.
Например, часто договор подряда называют договором оказания услуг и «забывают» написать срок сдачи результата, хотя это является существенным условием. Просто специалист, составляющий договор, так воодушевился при составлении техзадания, что прописал все нюансы работы, а про срок забыл. Юрист пропустил это, договор подписали, произвели предоплату, и в ходе исполнения договора выяснилось, что заказчик не знает, когда ждать результат.
Как избежать ошибок: «Можно проверять все документы строго по чек-листу, а можно вообще не думать о том, какие условия включать в договор — потому что об этом позаботится конструктор документов «Форма». Договоры в нем формируются автоматически: в зависимости от вида договора в программе появляется анкета с полями. Для договора подряда система спросит, какие работы будут производиться, какой результат ожидается и в какой срок заказчик его получит. И вишенка на торте — это все делается на основе шаблонов, привычных вашей организации. Если у вас уже есть пул договоров, актов, или любых иных документов, разработанных вашими юристами, то мы их интегрируем в сервисы Формы, а также научим ваших людей делать это самостоятельно», — руководитель проекта «Форма».
2. Отсутствие даты заключения договора
«Шапку» договора обычно берут из того документа, шаблон которого первым попался на глаза. Поэтому зачастую там может либо оказаться неправильная дата, либо вообще дата может быть не заполнена.
Типичные ошибки:
не поставили дату;
поставили прошедшую дату;
поставили дату, которой не существует (например, 31 ноября);
перепутали год (особенно часто это случается, когда договоры заключаются в начале календарного года и все по старой памяти пишут предыдущий год).
Ошибка в дате может привести к серьезным рискам для сторон.
Во-первых, это затрудняет определение момента начала обязательств — а это может вызвать споры о сроках исполнения и последствиях за их нарушение. Во-вторых, отсутствие даты может создать сложности в правоприменении и повлиять на сроки исковой давности — и привести к утрате права на защиту.
3. Неправильные реквизиты
ИНН, ОГРН юридического лица, как и серия и номер паспорта физического лица — это сведения, благодаря которым можно точно идентифицировать контрагента. Ни название организации, ни даже полное ФИО не являются залогом того, что перед вами тот самый контрагент. Но несмотря на важность этих реквизитов, в них систематически допускаются ошибки.
Как избежать ошибок: «Как вариант, можно проверять реквизиты на количество символов, а потом сверять все цифры. А можно вообще не задумываться об этом — наш конструктор документов «Форма» обезопасит вас от переписывания цифр, потому что умеет находить нужные реквизиты по названию организации-контрагента. Данные из ЕГРЮЛ, адрес, сведения о директоре заполняются автоматически. Банковские реквизиты тоже подтягиваются из постоянно обновляемой базы», — руководитель проекта «Форма».
Создание, подписание и хранение документов на одной платформе
Уже сегодня сможете создавать и подписывать документы
4. Ошибки при использовании чисел
Тема, которая не исчерпает себя, пожалуй, никогда — числа в договорах. Их, как правило, много, и прописываются они и буквами, и цифрами, и в разных склонениях, и в разных местах, и по несколько раз.
Типичные ошибки:
Неправильное склонение числительных («…семисот / семиста…»). Ошибка устраняется простым использованием словаря, серьезного риска в себе не несет.
Неправильное указание цифр прописью («…в сумме 3 000 000 (пять миллионов) рублей…»). Такая ошибка несет в себе риск последующих разбирательств, ведь неясно о какой все-таки сумме договорились стороны. Судебная практика в таких случаях встает на сторону текста. Но ни к чему доводить дело до суда — ошибка устраняется внимательностью либо наличием в компании автоматизированных систем для договорной работы.
Неправильные цифры на основе устаревших сведений. С такой ошибкой можно столкнуться, когда в договоре нужно указать, к примеру, размер долей в праве общей долевой собственности. К примеру, в начале взаимодействия было одно соотношение долей, но к моменту выхода на сделку оно изменилось, а цифры в договоре остались прежними. Это существенная ошибка, которую
суд не проститстоит сразу заметить и исправить.
Пример из практики: однажды к нам обратился клиент — руководитель риэлторского агентства, которое за 15 лет работы накопили багаж из 126 (!) форм типовых договоров. Это были самые разные шаблоны — для покупателей-ИП, для физлиц, для различных соотношений долей, для коммерческой недвижимости, для квартир, для студий, для таунхаусов…
Самое страшное, что на обучение каждого нового сотрудника уходило более 4 месяцев, создавались огромные инструкции, внутренние «курсы» — просто чтобы агент понимал какие шаблоны и в какой ситуации должны использоваться. Также постоянно раздувался штат юристов, которые также должны были не менее полугода «вникать» в работу, чтобы проверять корректность заполненных документов. Но ошибки все равно были регулярными. В какой-то момент сотрудники начали путаться в формах, ошибаться в цифрах. Рутина начала отнимать много времени и энтузиазма.
Мы изучили этот массив из 126 документов и поняли, что по сути в договорах меняются только некоторые формулировки. Но их изменение тянет за собой другие изменения в тексте.
Как результат:
мы создали на базе конструктора документов «Форма» всего три шаблона;
сотрудники агентства теперь выбирают максимально подходящий шаблон и в формате анкетирования вносят данные;
договор изготавливается за 2–3 минуты и сохраняется в системе, не засоряя рабочий стол;
требования к квалификации персонала благодаря этому решению стали не такими высокими как раньше;
сотрудникам не обязательно тратить месяцы на внутреннее обучение по оформлению документов, потому что компания защищена от ошибок «Формой».
5. Отсутствие формулировок про налоги
Если продавец товары или услуг — плательщик НДС (или самозанятый — плательщик НДФЛ), он должен с полученных доходов заплатить налог. Если в договоре указана сумма без уточнений относительно налога, это может стать поводом для спора. Но если заполнять документы по четкому алгоритму, то «забыть» про налог — невозможно.
6. Использование устаревшей информации
Договоры не должны содержать в себе устаревшие понятия и термины. Конечно, с одной стороны, никто не запретит использовать старорусские слова или написать документ в высоколитературном стиле. Но с другой стороны, поддержание актуальности договора — это способ сформировать хорошее впечатление о вашем бизнесе в глазах контрагентов.
Допустим, ваш менеджер по продажам взаимодействует со специалистом по снабжению вашего контрагента. Но этим дело не заканчивается — все, о чем они договорились, оформляется в договорные документы и попадает на глаза юристам, бухгалтеру, подписанту. Многие из них обращают внимание на общий вид и грамотность договора.
Пример из практики: «Однажды юристам пришел на согласование договор от контрагента. Существенные условия внесены, серьезных замечаний нет. Вот только ссылки на устаревшие ГОСТы и фраза о том, что «результат выполненных работ передается на бумажном носителе» (а в итоге результат вышел на 10 000 страниц), навели на мысль, что примерно с 2007 года ничего в бизнесе контрагента не поменялось. Подписывали договор, кстати, на бумаге.
Так вот, сервисы Формы помогают избежать этого всего: формулировки в договорах всегда поддерживаются в актуальном виде, потому что юрист занимается именно этой творческой работой вместо пребывания в постоянном аврале из проверки и препроверки документов», — руководитель проекта «Форма».
Правильно выстроенная договорная работа — это один из ключевых факторов успешности бизнеса. А грамотно составленные договоры — инструмент не только для обеспечения правовой защищенности, но и для создания положительного имиджа в глазах контрагентов.
Именно поэтому эту сферу нужно оптимизировать в первую очередь и минимизировать человеческий фактор. Пусть люди занимаются интересными делами! А рутинные договорные процессы возьмет на себя «Форма».
Создание, подписание и хранение документов на одной платформе
Уже сегодня сможете создавать и подписывать документы
Реклама: ООО Конструктор Документов форма, ИНН: 9722071039, erid: LjN8K2d7f
Начать дискуссию