Хранение документов

Документальный менеджмент: как правильно хранить документы в 2025 году

«ЧТО, ОПЯТЬ?!» — возмущался офис-менеджер, получив от бухгалтерии очередной заказ на закупку канцтоваров. Его реакцию вполне можно понять: судя по количеству заказанных папок и скоросшивателей, снова придется искать место для их хранения и размещать архивные стеллажи в других отделах. 

Мало того, что счетоводы в своем кабинете устроили натуральный Отдел тайн из «Гарри Поттера», так еще и начали целую архивную экспансию по всему офису. Вот только на многочисленных стеллажах хранятся не древние магические пророчества и артефакты, а документы, большая часть из которых залежалась с лохматых годов. Может, уже пора отправить их в макулатуру, или хотя бы на Google-диск? Надо бы разобраться в вопросе, как, зачем и как долго это все хранить. 

Порядок и сроки хранения документов

Большая часть требований содержится в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.  Оказывается, некоторые виды документов подлежат постоянному хранению, даже после прекращения деятельности организации. Например:

  • учредительные документы (уставы, корпоративные договоры, решения участников);

  • годовая финансовая и бюджетная отчетность; 

  • отчеты по субсидиям из гос. бюджета, передаточные акты и ликвидационные балансы; 

  • утвержденные фонды заработной платы; 

  • положения о премировании; 

  • коллективные договоры; 

  • перечни работ с вредными и опасными условиями труда; 

  • положения и инструкции по работе с персональными данными.

Недалеко ушли и документы со сроками хранения 50 и 75 лет (срок в 75 лет применим к документам, оформленным до 2003 года):  

  • приказы о приеме на работу, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, отпусках без сохранения зарплаты и по уходу за ребенком, повышении квалификации, об установлении зарплаты или ее изменении; 

  • личные карточки работников, их должностные инструкции, личные дела, в том числе руководителей; 

  • сведения о трудовой деятельности и стаже; 

  • трудовые договоры, доп. соглашения к ним; 

  • журналы учета приема, переводов и увольнения; 

  • трудовые книжки, которые работники не забрали после увольнения. 

Значительно проще ситуация с: 

  • первичными и кассовыми документами;

  • документами по НДФЛ;

  • промежуточной бух. отчетностью;

  • приказами об отпусках и командировках;

  • договорами о полной материальной ответственности;

  • документами по ведению воинского учета;

  • табелями учета рабочего времени.

Их необходимо хранить 5 лет.

С какого момента отсчитывать срок

С 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по конкретному документу. Т.е. важна не дата создания документа, а фактический момент окончания его действия. Например, по договору оказания услуг, заключенному на период с января 2024 по декабрь 2025, срок хранения начнется с 1 января 2026 года.

Онлайн конструктор документов, который ускорит сделку в 3 раза

Для тех, кто заполняет много документов. Заполняйте договоры, счета, акты, приложения и иные документы меньше чем за минуту

А если не хранить?

Непредставление документов может быть воспринято ФНС как повод для проведения мероприятий налогового контроля. Кроме того, за неисполнение правил хранения предусмотрена ответственность по НК и КоАП:

  • Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету предусматривает штраф для должностных лиц в размере от 3 000 до 10 000 рублей (ст. 15.11 КоАП).

  • Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 13.20 КоАП).

  • Непредставление в установленный срок в налоговые органы документов влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК).

  • Непредставление в установленный срок налоговому органу сведений, отказ лица представить документы, предусмотренные НК, по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями влечет взыскание штрафа с организации или индивидуального предпринимателя в размере 10 000 рублей (ст. 126 НК). 

  • Если данные о контрагенте не будут представлены или будут представлены с опозданием в процессе его проверки, штраф составит 5 000 рублей для ИП и организаций, а за повторное нарушение в течение года — 20 000 рублей (п. 1 ст. 129.1 НК). 

Размеры штрафов кажутся невысокими, но если принять во внимание количество документов, то общий размер ответственности может быть значительным.

Особого внимания заслуживает формирование судебной практики по привлечению к субсидиарной ответственности КДЛ за неисполнение обязанности по передаче документов арбитражному управляющему.

Подобные решения уже выносились в делах компаний «Сэмпл Рум, «УКСА», «Эксперт», «Сибирская Жуньпэнь», «Новая нефтехимия» и «Управление бизнес системами». В делах о банкротстве действуют жесткие требования к доказыванию, а бремя доказывания собственной добросовестности и деловой осмотрительности фактически переносится на КДЛ. Без всего объема документов выстроить сильную позицию в этой сфере проблематично, да и сам факт неисполнения требований по передаче арбитражному управляющему документов сразу ставит КДЛ в уязвимую виновную позицию. 

Разгрузить полки вообще нет шансов

Есть: документы с длительным сроком хранения возможно передать в архив по истечении 10 лет. Архивные организации бывают государственные и негосударственные, условия передачи документов и требования к оформлению необходимо уточнять в конкретной организации. Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить на основании решения внутренней комиссии, состоящей как минимум из трех работников. 

А как же Google-диск? С ним вообще ничего не получится. Точнее получится, но не с ним. С 1 января 2024 хранить бухгалтерские документы в электронной форме разрешается только на серверах, расположенных на территории России (п. 25 ФСБУ 27/2021). Похожее ограничение предусмотрено и в отношении кадровых документов, т.к. они содержат персональные данные. 

Но сама идея абсолютно рабочая. Возможность ведения документооборота в электронной форме позволяет хранить все документы в электронном архиве. Расположить его можно как на собственном сервере организации, так и с использованием облачных сервисов с российскими серверами.  Но важно понимать, что если документ изначально существует в бумажном оригинале, то его придется хранить в течение всего срока хранения, даже при наличии цифровой копии. Но работа с бумажным архивом — кропотливый труд, а ваш бухгалтер — не WinRAR, и бесплатно работать не будет. 

Так что самый рабочий вариант — переводить документооборот в «цифру», используя доступные программные решения. И чем больше задач будет покрывать система — тем лучше. Например, конструктор документов «Форма» может:

  • автоматически формировать документы;

  • обеспечить единое пространство для работы с документами;

  • настроить роли доступа для групп пользователей по отделам или любым другим признакам;

  • заполнять до 75% всех данных информацией из справочников в пару кликов;

  • хранить документы в электронном виде;

  • подписывать документы электронной подписью.

При переходе на электронный архив не нужно дублировать подписанные электронной подписью документы в бумажном виде. Соответственно не придется тратить бумагу, искать место для хранения и нести расходы на формирование архива. 

А вы справляетесь с потоком документов?

Онлайн конструктор документов, который ускорит сделку в 3 раза

Для тех, кто заполняет много документов. Заполняйте договоры, счета, акты, приложения и иные документы меньше чем за минуту

Реклама: ООО Конструктор Документов форма, ИНН: 9722071039, erid: 2W5zFHppUkp

📚 Уникальные навыки, которых нет в интернете!

Наши курсы разработаны экспертами, практикующими бухгалтерами. Эти знания и навыки вы не найдёте в поисковиках — они основаны на реальном опыте и последних изменениях законодательства.

🔥 Главбух на УСН
Освойте УСН и минимизируйте риски. Эксклюзивная программа с учётом налоговой реформы-2025! 💰 Рассрочка: 3 725 ₽ × 4 месяца

🔥 Бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С
Для тех, кто хочет с нуля освоить профессию бухгалтера. Научитесь всему, что нужно, за 4 месяца! 💰 Рассрочка:2 725 ₽ × 4 месяца

🔥 Бухгалтер на ОСНО
Разберитесь с отчетностью на ОСНО, избегайте ошибок и штрафов. Уникальная практика от экспертов! 💰 Рассрочка: 1 725 ₽ × 4 месяца

✨ Вкладывайте в уникальные знания — это ваш профессиональный успех!

Посмотреть все курсы

Начать дискуссию


Похожие материалы

Как вырасти до главбуха на УСН за четыре месяца

В 2025 году работать на УСН стало сложнее — нужно платить НДС, сдавать новую декларацию и т. д. Собственники сами не справляются с новыми задачами, поэтому спрос на компетентных бухгалтеров постоянно растет. Получите необходимые знания, чтобы расширить круг клиентов, доказать работодателю свою ценность и получить должность главбуха.

Как вырасти до главбуха на УСН за четыре месяца

Как ИП на УСН вернуть переплату по налогу на имущество

В общих случаях ИП на УСН не нужно уплачивать налог на имущество. Однако в некоторых случаях это необходимо. Рассказываем, можно ли вернуть переплату по налогу на имущество.

Как ИП на УСН вернуть переплату по налогу на имущество

Почему не все бизнес-идеи нужно воплощать? Как анализировать идею до запуска и избегать финансовых потерь

Настоящие предприниматели всегда полны головокружительными идеями. Но далеко не все из них стоит воплощать в жизнь. Иногда лучше остановиться и задуматься о том, какую реальную пользу принесет изобретение, и насколько оно экономически выгодно.

Почему не все бизнес-идеи нужно воплощать? Как анализировать идею до запуска и избегать финансовых потерь

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Налог на недвижимость организации в 2025 году: способы расчета, порядок и сроки уплаты, декларация

При расчете налога на недвижимость учитывайте несколько факторов: стоимость объекта (кадастровая или среднегодовая), размер налоговой ставки в регионе, необходимость внесения авансов по кварталам. Рассказываем, как без ошибок исчислить налог, по какой налоговой ставке и в какие сроки отчитаться.

Налог на недвижимость организации в 2025 году: способы расчета, порядок и сроки уплаты, декларация

Пошаговый порядок оформления сотрудника в отпуск по уходу за ребенком в 1С

Если сотрудник направляется в отпуск по уходу за ребенком, то работодатель должен предоставить в СФР сведения о нем. Разбираем полный порядок оформления выплаты пошагово.

Пошаговый порядок оформления сотрудника в отпуск по уходу за ребенком в 1С

Как определить справедливую стоимость предмета аренды по ФСБУ 25/2018

Если организация не имеет право на упрощенный бухгалтерский учет, и сдает в субаренду часть недвижимости, то ей стоит вести учет по правилам ФСБУ 25/2018. Рассказываем, как оценивать справедливую стоимость предмета аренды и как учитывать аренду.

Как определить справедливую стоимость предмета аренды по ФСБУ 25/2018

Заполнение декларации с льготными ставками по УСН

Добрый день! В продолжение этой темы:

https://www.klerk.ru/consultations/lgotnye-stavki-usn-v-dagestane-dla-marketplejsov-18495/

Я верно понимаю, что для Дагестана...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый вечер.

Да, код у вас 3462010/0001000101.3.

Пониженные ставки указываются в строках 120-123. В остальном декларация такая же.

Рейтинг топ-3 компаний по банкротству, которым можно доверять в 2025 году

Процедура банкротства физических лиц — это законный способ избавиться от непосильных долгов и начать жизнь с чистого листа. Однако неправильный выбор юридической компании может привести к затягиванию процесса, дополнительным финансовым расходам или даже отказу в списании задолженности.

Рейтинг топ-3 компаний по банкротству, которым можно доверять в 2025 году

Что изменилось с 1 февраля 2025 года в работе бухгалтера: обзор

В феврале 2025 года начинает действовать ряд новшеств и поправок в российском законодательстве. Многие из них напрямую затрагивают работу бухгалтера.

Что изменилось с 1 февраля 2025 года в работе бухгалтера: обзор

Ответственность агрегатора (маркетплейса) за нарушение исключительных прав

Объем рынка электронной коммерции неизбежно растет: только в 2024 году выручка указанного сегмента составила 19,9 триллионов рублей. Маркетплейсы становятся основной платформой реализации товаров, однако с их развитием возрастает и число нарушений исключительных прав третьих лиц.

Ответственность агрегатора (маркетплейса) за нарушение исключительных прав
Страховые взносы

Как распределять взносы при совмещении УСН и патента

Упрощенка доступна компаниям и индивидуальным предпринимателям, а патентную систему могут использовать только ИП. Разбираемся, как распределяются страховые взносы между спецрежимами, если предприниматель применяет совмещение УСН и ПСН.

Как распределять взносы при совмещении УСН и патента

Рейтинг арбитражных управляющих России — топ–5 для физических лиц

Отобрали для вас 5 надежных финансовых управляющих, которым можно довериться во время банкротства.

Рейтинг арбитражных управляющих России — топ–5 для физических лиц

Расширение налоговых прав Правительства, отказ от налогов, НДС по семенам в обзоре

Анализ отдельных налоговых событий.

Автоматизация учета

Облачные технологии или блокчейн: могут ли новые технологии изменить подход к подписанию и хранению документов

Раньше искусственный интеллект, блокчейн и машинное обучение казались чем-то далеким и невозможным. Теперь — это реальность, которая меняет все, в том числе документооборот в крупных и небольших организациях. Электронные подписи и облачные хранилища заметно облегчают жизнь и ускоряют решение бизнес-задач.

Облачные технологии или блокчейн: могут ли новые технологии изменить подход к подписанию и хранению документов

Новая акция на обновленные онлайн-курсы «Клерка»

У нас новая акция — все обновленные онлайн-курсы со скидками до 80%. Нововведения налоговой реформы уже работают, а вы еще не научились их применять? На курсах поможем погрузиться в новые задачи бухгалтера, покажем, как заполнять актуальную отчетность и работать в 2025 году без стресса и ошибок. Поспешите — акция до 5 февраля!

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Онлайн-кассы

Торговля на рынке 2025: когда нужна касса, штрафы за неприменение ККТ 

В 2025 году изменения ждут не только рыночных продавцов, но и компании, управляющие рынками. Разберем основные нововведения, расскажем, кому и когда понадобится использовать онлайн-кассу.

Торговля на рынке 2025: когда нужна касса, штрафы за неприменение ККТ 

Банковская гарантия в бухгалтерском и налоговом учете: памятка для бухгалтера

Банковская гарантия — инструмент для обеспечения надежности и безопасности сделок. Стороны договоров, обеспеченных банковской гарантией, должны отражать ее в бухгалтерском и налоговом учете. Рассказываем, как это сделать.

Банковская гарантия в бухгалтерском и налоговом учете: памятка для бухгалтера

О признания расходов на авиабилеты, подтвержденные электронным посадочным талоном

Вправе ли организация уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на стоимость авиабилета, подтвержденного электронным посадочным талоном, на котором отсутствует штамп о досмотре?

1
Отпуска

Что нужно знать, чтобы хорошо отдохнуть в круизе

Спланировать идеальный отпуск — задача не из простых. Особенно когда хочется увидеть много нового, но нужно уложиться в разумный бюджет. Отличное решение — круиз по рекам России. Это возможность посетить несколько городов, насладиться живописными видами и получить массу впечатлений. Рассказываем, как организовать такой отдых с пользой и удовольствием.

Что нужно знать, чтобы хорошо отдохнуть в круизе
Право

Оценка целесообразности судебного спора и использования других способов взыскания долга в 2025 году

Кратко о том, как работает классическое взыскание долга через суд, через банкротство и «внебанкротным» способом и продажа долга профессиональному взыскателю.

Интересные материалы

А я завершила третий модуль курса аналитик 1С

Хочу поделиться с вами своими успехами в обучении на курсе «Аналитик 1С».

А я завершила третий модуль курса аналитик 1С