Хранение документов

Документальный менеджмент: как правильно хранить документы в 2025 году

«ЧТО, ОПЯТЬ?!» — возмущался офис-менеджер, получив от бухгалтерии очередной заказ на закупку канцтоваров. Его реакцию вполне можно понять: судя по количеству заказанных папок и скоросшивателей, снова придется искать место для их хранения и размещать архивные стеллажи в других отделах. 

Мало того, что счетоводы в своем кабинете устроили натуральный Отдел тайн из «Гарри Поттера», так еще и начали целую архивную экспансию по всему офису. Вот только на многочисленных стеллажах хранятся не древние магические пророчества и артефакты, а документы, большая часть из которых залежалась с лохматых годов. Может, уже пора отправить их в макулатуру, или хотя бы на Google-диск? Надо бы разобраться в вопросе, как, зачем и как долго это все хранить. 

Порядок и сроки хранения документов

Большая часть требований содержится в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.  Оказывается, некоторые виды документов подлежат постоянному хранению, даже после прекращения деятельности организации. Например:

  • учредительные документы (уставы, корпоративные договоры, решения участников);

  • годовая финансовая и бюджетная отчетность; 

  • отчеты по субсидиям из гос. бюджета, передаточные акты и ликвидационные балансы; 

  • утвержденные фонды заработной платы; 

  • положения о премировании; 

  • коллективные договоры; 

  • перечни работ с вредными и опасными условиями труда; 

  • положения и инструкции по работе с персональными данными.

Недалеко ушли и документы со сроками хранения 50 и 75 лет (срок в 75 лет применим к документам, оформленным до 2003 года):  

  • приказы о приеме на работу, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, отпусках без сохранения зарплаты и по уходу за ребенком, повышении квалификации, об установлении зарплаты или ее изменении; 

  • личные карточки работников, их должностные инструкции, личные дела, в том числе руководителей; 

  • сведения о трудовой деятельности и стаже; 

  • трудовые договоры, доп. соглашения к ним; 

  • журналы учета приема, переводов и увольнения; 

  • трудовые книжки, которые работники не забрали после увольнения. 

Значительно проще ситуация с: 

  • первичными и кассовыми документами;

  • документами по НДФЛ;

  • промежуточной бух. отчетностью;

  • приказами об отпусках и командировках;

  • договорами о полной материальной ответственности;

  • документами по ведению воинского учета;

  • табелями учета рабочего времени.

Их необходимо хранить 5 лет.

С какого момента отсчитывать срок

С 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по конкретному документу. Т.е. важна не дата создания документа, а фактический момент окончания его действия. Например, по договору оказания услуг, заключенному на период с января 2024 по декабрь 2025, срок хранения начнется с 1 января 2026 года.

Онлайн конструктор документов, который ускорит сделку в 3 раза

Для тех, кто заполняет много документов. Заполняйте договоры, счета, акты, приложения и иные документы меньше чем за минуту

А если не хранить?

Непредставление документов может быть воспринято ФНС как повод для проведения мероприятий налогового контроля. Кроме того, за неисполнение правил хранения предусмотрена ответственность по НК и КоАП:

  • Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету предусматривает штраф для должностных лиц в размере от 3 000 до 10 000 рублей (ст. 15.11 КоАП).

  • Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 13.20 КоАП).

  • Непредставление в установленный срок в налоговые органы документов влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК).

  • Непредставление в установленный срок налоговому органу сведений, отказ лица представить документы, предусмотренные НК, по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями влечет взыскание штрафа с организации или индивидуального предпринимателя в размере 10 000 рублей (ст. 126 НК). 

  • Если данные о контрагенте не будут представлены или будут представлены с опозданием в процессе его проверки, штраф составит 5 000 рублей для ИП и организаций, а за повторное нарушение в течение года — 20 000 рублей (п. 1 ст. 129.1 НК). 

Размеры штрафов кажутся невысокими, но если принять во внимание количество документов, то общий размер ответственности может быть значительным.

Особого внимания заслуживает формирование судебной практики по привлечению к субсидиарной ответственности КДЛ за неисполнение обязанности по передаче документов арбитражному управляющему.

Подобные решения уже выносились в делах компаний «Сэмпл Рум, «УКСА», «Эксперт», «Сибирская Жуньпэнь», «Новая нефтехимия» и «Управление бизнес системами». В делах о банкротстве действуют жесткие требования к доказыванию, а бремя доказывания собственной добросовестности и деловой осмотрительности фактически переносится на КДЛ. Без всего объема документов выстроить сильную позицию в этой сфере проблематично, да и сам факт неисполнения требований по передаче арбитражному управляющему документов сразу ставит КДЛ в уязвимую виновную позицию. 

Разгрузить полки вообще нет шансов

Есть: документы с длительным сроком хранения возможно передать в архив по истечении 10 лет. Архивные организации бывают государственные и негосударственные, условия передачи документов и требования к оформлению необходимо уточнять в конкретной организации. Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить на основании решения внутренней комиссии, состоящей как минимум из трех работников. 

А как же Google-диск? С ним вообще ничего не получится. Точнее получится, но не с ним. С 1 января 2024 хранить бухгалтерские документы в электронной форме разрешается только на серверах, расположенных на территории России (п. 25 ФСБУ 27/2021). Похожее ограничение предусмотрено и в отношении кадровых документов, т.к. они содержат персональные данные. 

Но сама идея абсолютно рабочая. Возможность ведения документооборота в электронной форме позволяет хранить все документы в электронном архиве. Расположить его можно как на собственном сервере организации, так и с использованием облачных сервисов с российскими серверами.  Но важно понимать, что если документ изначально существует в бумажном оригинале, то его придется хранить в течение всего срока хранения, даже при наличии цифровой копии. Но работа с бумажным архивом — кропотливый труд, а ваш бухгалтер — не WinRAR, и бесплатно работать не будет. 

Так что самый рабочий вариант — переводить документооборот в «цифру», используя доступные программные решения. И чем больше задач будет покрывать система — тем лучше. Например, конструктор документов «Форма» может:

  • автоматически формировать документы;

  • обеспечить единое пространство для работы с документами;

  • настроить роли доступа для групп пользователей по отделам или любым другим признакам;

  • заполнять до 75% всех данных информацией из справочников в пару кликов;

  • хранить документы в электронном виде;

  • подписывать документы электронной подписью.

При переходе на электронный архив не нужно дублировать подписанные электронной подписью документы в бумажном виде. Соответственно не придется тратить бумагу, искать место для хранения и нести расходы на формирование архива. 

А вы справляетесь с потоком документов?

Онлайн конструктор документов, который ускорит сделку в 3 раза

Для тех, кто заполняет много документов. Заполняйте договоры, счета, акты, приложения и иные документы меньше чем за минуту

Реклама: ООО Конструктор Документов форма, ИНН: 9722071039, erid: 2W5zFHppUkp

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 899 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Начать дискуссию


Утренний бухгалтер № 5816. Районный коэффициент в составе отпускных облагается по другой шкале НДФЛ

Вышли долгожданные разъяснения ФНС.

Может ли инвестор вернуть свои вложения в бизнес?

Рассказываем о новом судебном подходе

Может ли инвестор вернуть свои вложения в бизнес?
1

Экономические преступления: что входит, виды, ответственность

По данным Генпрокуратуры ущерб от экономических преступлений с начала 2024 года составил 198,7 млрд руб. Узнайте, что такое экономические преступления, их виды с примерами и статьи УК, которыми предусмотрена уголовная ответственность за их совершение. Руководство по типам экономических правонарушений, их юридическим последствиям.

Экономические преступления: что входит, виды, ответственность

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Маркетинг

Половим хайп? Создает ли ИИ уникальный контент?

Статья объясняет, почему обещания маркетологов создать уникальный контент с помощью ИИ — это всего лишь маркетинговый ход.

Половим хайп? Создает ли ИИ уникальный контент?
Инвестиции

Инфляция жестит, а рубль не слабеет. Где самая дорогая недвижка на Чёрном море? Облигации, крипта, дивиденды. Воскресный инвестдайджест

Самая тёплая зима в самом разгаре, а всё равно хочется в тепло, на морюшко. Кстати, посмотрим, во сколько это обойдётся. Пока продолжается дивидендная засуха, появляется множество новых облигаций, индексы чилят, инфляция разгоняется.

Инфляция жестит, а рубль не слабеет. Где самая дорогая недвижка на Чёрном море? Облигации, крипта, дивиденды. Воскресный инвестдайджест

Обязанности производителей и импортеров в сфере экологии

Важное уведомление для субъектов хозяйствования, занимающихся производственной деятельностью или ввозом товаров на территорию, которые после их использования подлежат обязательной утилизации. Необходимо осведомиться о нюансах внесения экологических платежей в период с 2022 по 2024 годы.

anz1117

Заполнение декларации с льготными ставками по УСН

Добрый день! В продолжение этой темы:

https://www.klerk.ru/consultations/lgotnye-stavki-usn-v-dagestane-dla-marketplejsov-18495/

Я верно понимаю, что для Дагестана...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый вечер.

Да, код у вас 3462010/0001000101.3.

Пониженные ставки указываются в строках 120-123. В остальном декларация такая же.

Что такое комплаенс, для чего нужен компании

Тренд на внедрение комплаенс-контроля захватывает российские компании. Узнайте, что такое комплаенс и какое влияние он оказывает на бизнес. Разбор ключевых аспектов комплаенс-программ, их значение для регулирования законодательства и повышения доверия клиентов.

Что такое комплаенс, для чего нужен компании

❤️Хотите получить бесплатный онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025»? Участвуйте в розыгрыше

Приближается День всех влюбленных, и «Клерк» начинает дарить подарки! Разыгрываем онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025». Чтобы участвовать, подпишитесь на Telegram-канал конференции.

❤️Хотите получить бесплатный онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025»? Участвуйте в розыгрыше
2
Инвестиции

Итоги 43 месяцев инвестиций. 5,947 млн рублей

1 февраля, значит пора парафинить сноуборд и подводить итоги января. Ежемесячно я пишу отчёт о том, что произошло с моими инвестициями. Напоминаю: я начал копить на квартиру в Сочи в июле 2021. 43 месяца позади. Погнали!

Итоги 43 месяцев инвестиций. 5,947 млн рублей
ФСБУ Запасы

Закрепление запасов за ответственными лицами

У каждой аварии всегда есть имя, фамилия и должность. Из выступления Народного комиссара путей сообщения СССР Кагановича Л. М. на коллегии НКПС в феврале 1935 года.

Обучение для бухгалтеров

Завтра старт обучения на всех курсах «Клерка»! Покупайте обновленные курсы со скидкой и присоединяйтесь к учебе

Завтра, 1 февраля, начинается обучение на всех курсах повышения квалификации и профпереподготовки «Клерка». Успейте купить обновленные курсы по прежней стоимости и присоединиться к учебе! Поторопитесь — в понедельник повышаем цены.

Завтра старт обучения на всех курсах «Клерка»! Покупайте обновленные курсы со скидкой и присоединяйтесь к учебе

Контрагенты требуют от упрощенцев подтверждения, что они на НДС. 🤦‍♂️«Ночной бухгалтер» № 1861

Одни бухгалтеры требуют от других подтвердить правомерность применения НДС по пониженным ставкам, да и в целом обосновать, почему их контрагент на УСН точно на НДС. Между тем способа подтверждения не существует.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Маркетплейсы

Значок «Оригинальный товар». Как его получить для маркетплейсов?

Маркетплейс (Wildberries, Ozon) на своих площадках могут повысить рейтинг своих клиентов основными значками.

Обзоры для бухгалтера

Боковая панель на мобильной версии и проверка контрагентов

В «Проверке контрагентов» — 30+ млн записей, добавлен новый блок «Финансы» и скоро «Связи». Боковое меню Клерка можно настроить под себя, и она наконец-то работает и на мобильных!

Боковая панель на мобильной версии и проверка контрагентов
Имущественный вычет

Получить 1,3 млн рублей после покупки квартиры. Что такое налоговый вычет?

Покупка собственного жилья — одно из важнейших событий в жизни многих людей. Во-первых, это событие для многих редкое, а во-вторых, это связано с большими затратами. А если покупка в ипотеку, то вложений будет еще больше. Но есть в этом всём светлое пятно… Государство дает возможность покупателям недвижимости компенсировать часть затрат за счет налоговых.

Получить 1,3 млн рублей после покупки квартиры. Что такое налоговый вычет?
Бухгалтеры

Пост знакомство: реальные истории из практики

Меня зовут Татьяна Сергеевна Анчугова. В своих публикациях я поделюсь с вами реальными историями из своей практики, а также раскрою секреты, которые помогут вам успешно общаться с налоговой службой.

5
НДС

НДС на УСН 2025: какую стратегию выбрать и как адаптировать свой бизнес

С начала 2025 года многие бизнесмены, использующие УСН, столкнулись с важными изменениями. Теперь они становятся плательщиками НДС, если их годовой доход за 2024 год превысит 60 миллионов рублей. Это новая реальность, которая вызывает много вопросов и требует от бизнеса тщательного подхода к бухгалтерии и налогообложению.

6-НДФЛ

Как заполнить и сдать 6-НДФЛ за 2024 год: ситуации из практики, пример заполнения

При заполнении формы 6-НДФЛ у бухгалтеров возникает немало вопросов. Расскажем, на что обратить внимание при подготовке годового расчета, какие ситуации могут возникнуть при этом, и приведем пример заполненного 6-НДФЛ.

Как заполнить и сдать 6-НДФЛ за 2024 год: ситуации из практики, пример заполнения
Налоговые изменения 2025

Как подготовиться к налоговой реформе — расскажут на конференции Контур.Экстерна

С 1 января 2025 года вступили в силу масштабные изменения в налоговом законодательстве, затронувшие почти все налоги и режимы. Чтобы помочь бухгалтерам разобраться в нововведениях, Контур.Экстерн проводит ежегодную онлайн-конференцию «Каждый бухгалтер желает знать», которая состоится 26 и 27 февраля.

Как подготовиться к налоговой реформе — расскажут на конференции Контур.Экстерна

Интересные материалы

ВЭД

Налог на прибыль и НДС при ВЭД: пять разъяснений Минфина в закладки бухгалтеру

Раздельный учет НДС, налог при переводе долга, ставка НДС при организации перевозок, работа с Китаем, выплата дохода иностранной компании -- собрали последние разъяснения Минфина для бухгатера по ВЭД.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру