Документальный менеджмент: как правильно хранить документы в 2025 году

Мало того, что счетоводы в своем кабинете устроили натуральный Отдел тайн из «Гарри Поттера», так еще и начали целую архивную экспансию по всему офису. Вот только на многочисленных стеллажах хранятся не древние магические пророчества и артефакты, а документы, большая часть из которых залежалась с лохматых годов. Может, уже пора отправить их в макулатуру, или хотя бы на Google-диск? Надо бы разобраться в вопросе, как, зачем и как долго это все хранить. 

Большая часть требований содержится в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.  Оказывается, некоторые виды документов подлежат постоянному хранению, даже после прекращения деятельности организации. Например:

• учредительные документы (уставы, корпоративные договоры, решения участников);

• годовая финансовая и бюджетная отчетность; 

• отчеты по субсидиям из гос. бюджета, передаточные акты и ликвидационные балансы; 

• утвержденные фонды заработной платы; 

• положения о премировании; 

• коллективные договоры; 

• перечни работ с вредными и опасными условиями труда; 

• положения и инструкции по работе с персональными данными.

Недалеко ушли и документы со сроками хранения 50 и 75 лет (срок в 75 лет применим к документам, оформленным до 2003 года):  

• приказы о приеме на работу, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, отпусках без сохранения зарплаты и по уходу за ребенком, повышении квалификации, об установлении зарплаты или ее изменении; 

• личные карточки работников, их должностные инструкции, личные дела, в том числе руководителей; 

• сведения о трудовой деятельности и стаже; 

• трудовые договоры, доп. соглашения к ним; 

• журналы учета приема, переводов и увольнения; 

• трудовые книжки, которые работники не забрали после увольнения. 

Значительно проще ситуация с: 

• первичными и кассовыми документами;

• документами по НДФЛ;

• промежуточной бух. отчетностью;

• приказами об отпусках и командировках;

• договорами о полной материальной ответственности;

• документами по ведению воинского учета;

• табелями учета рабочего времени.

Их необходимо хранить 5 лет.

С 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по конкретному документу. Т.е. важна не дата создания документа, а фактический момент окончания его действия. Например, по договору оказания услуг, заключенному на период с января 2024 по декабрь 2025, срок хранения начнется с 1 января 2026 года.

Онлайн конструктор документов, который ускорит сделку в 3 раза

Для тех, кто заполняет много документов. Заполняйте договоры, счета, акты, приложения и иные документы меньше чем за минуту

Попробовать

Непредставление документов может быть воспринято ФНС как повод для проведения мероприятий налогового контроля. Кроме того, за неисполнение правил хранения предусмотрена ответственность по НК и КоАП:

• Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету предусматривает штраф для должностных лиц в размере от 3 000 до 10 000 рублей (ст. 15.11 КоАП).

• Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 13.20 КоАП).

• Непредставление в установленный срок в налоговые органы документов влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК).

• Непредставление в установленный срок налоговому органу сведений, отказ лица представить документы, предусмотренные НК, по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями влечет взыскание штрафа с организации или индивидуального предпринимателя в размере 10 000 рублей (ст. 126 НК). 

• Если данные о контрагенте не будут представлены или будут представлены с опозданием в процессе его проверки, штраф составит 5 000 рублей для ИП и организаций, а за повторное нарушение в течение года — 20 000 рублей (п. 1 ст. 129.1 НК). 

Размеры штрафов кажутся невысокими, но если принять во внимание количество документов, то общий размер ответственности может быть значительным.

Подобные решения уже выносились в делах компаний «Сэмпл Рум, «УКСА», «Эксперт», «Сибирская Жуньпэнь», «Новая нефтехимия» и «Управление бизнес системами». В делах о банкротстве действуют жесткие требования к доказыванию, а бремя доказывания собственной добросовестности и деловой осмотрительности фактически переносится на КДЛ. Без всего объема документов выстроить сильную позицию в этой сфере проблематично, да и сам факт неисполнения требований по передаче арбитражному управляющему документов сразу ставит КДЛ в уязвимую виновную позицию. 

Есть: документы с длительным сроком хранения возможно передать в архив по истечении 10 лет. Архивные организации бывают государственные и негосударственные, условия передачи документов и требования к оформлению необходимо уточнять в конкретной организации. Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить на основании решения внутренней комиссии, состоящей как минимум из трех работников. 

Но сама идея абсолютно рабочая. Возможность ведения документооборота в электронной форме позволяет хранить все документы в электронном архиве. Расположить его можно как на собственном сервере организации, так и с использованием облачных сервисов с российскими серверами.  Но важно понимать, что если документ изначально существует в бумажном оригинале, то его придется хранить в течение всего срока хранения, даже при наличии цифровой копии. Но работа с бумажным архивом — кропотливый труд, а ваш бухгалтер — не WinRAR, и бесплатно работать не будет. 

Так что самый рабочий вариант — переводить документооборот в «цифру», используя доступные программные решения. И чем больше задач будет покрывать система — тем лучше. Например, конструктор документов «Форма» может:

• автоматически формировать документы;

• обеспечить единое пространство для работы с документами;

• настроить роли доступа для групп пользователей по отделам или любым другим признакам;

• заполнять до 75% всех данных информацией из справочников в пару кликов;

• хранить документы в электронном виде;

• подписывать документы электронной подписью.

А вы справляетесь с потоком документов?

Онлайн конструктор документов, который ускорит сделку в 3 раза

Для тех, кто заполняет много документов. Заполняйте договоры, счета, акты, приложения и иные документы меньше чем за минуту

Попробовать

Реклама: ООО Конструктор Документов форма, ИНН: 9722071039, erid: 2W5zFHppUkp