Например, в рамках кадрового или бухгалтерского ЭДО. Многие работают в государственных информационных системах, сдают отчётность, участвуют от имени работодателя в госзакупках, передают сведения в систему маркировки и т.д. Во всех этих случаях им нужна своя электронная подпись, полученная на имя физлица. Вид и назначение ЭП сотрудника зависят от сферы применения.
Какая электронная подпись подойдёт для сотрудника
Существует три вида ЭП: простая, неквалифицированная и квалифицированная, или, соответственно, ПЭП, НЭП и КЭП. Использование определённого вида подписи обусловлено двумя взаимосвязанными факторами: сферой применения и её нормативным регулированием. Только использование КЭП не имеет ограничений, и только эта подпись в цифровой среде — полный аналог собственноручной. Применение ПЭП и НЭП возможно, если закон это допускает, но, как правило, нужно ещё выполнить ряд условий.
Когда и как применимы разные виды ЭП:
1. ПЭП может быть представлена в виде комбинации «логин/пароль», либо, что сегодня практикуется намного чаще, в виде цифрового кода. Особенность простой подписи — она генерируется в той же информационной системе (ИС), в которой используется. Сотрудники могут применять ПЭП для работы во внутренних ИС работодателя.
2. НЭП — это уже более сложный вид подписи. При её генерации используется механизм шифрования, поэтому такая подпись — это буквенно-цифровой набор символов. Применять НЭП можно, если использование этой подписи согласовано и (или) нет нормативных ограничений. Сотрудники работают с НЭП чаще, чем с ПЭП, но всё равно, как правило, только во внутреннем документообороте. Исключение — подписание договоров. Если сотрудник правомочен заключать сделки, он может подписать электронный договор НЭП. Однако обязательное условие — применение такой подписи должно быть согласовано сторонами сделки, и такое условие обычно содержит сам договор.
3. КЭП применима для подписания любых документов, эта подпись считается основной для юридически значимого документооборота. Кроме того, с помощью КЭП (квалифицированного сертификата) проходит регистрация (авторизация) в государственных информационных системах (ГИС). Если сотрудник работает в таких системах, готовит и сдаёт обязательную отчётность, получение КЭП для него обязательно.
Оформите электронную подпись самостоятельно
Пройдите весь путь самостоятельно: выберите подходящий тариф, заполните заявку, оплатите счёт, запишите УКЭП на защищённый носитель. На любом этапе вы можете связаться с менеджером по телефону или в онлайн-чате.
В 2021-2024 гг. прошла реформа законодательства об электронной подписи. До 1 сентября 2023 года ЭЦП на сотрудника организации (ИП) можно было оформить с указанием в сертификате данных владельца и сведений о работодателе. В этом случае само применение КЭП подтверждало, что сотрудник действует не только от своего имени, но и от имени работодателя. Далее в течение года был переходный период. С 1 сентября 2024 года заработало другое правило. Все сотрудники получают и используют КЭП как обычные физлица, только на своё имя, а полномочия при использовании подписи подтверждает МЧД (электронная доверенность). Эту подпись сотрудник может использовать и для личных нужд. Например, для получения госуслуг, заключения сделок, подписания документов при обращении в суд.
Несмотря на то что правомочность применения сотрудником КЭП в рабочих задачах подтверждает МЧД, не будет лишним закрепить полномочия в локальных актах. Это может быть общее положение об ЭДО в организации, должностные инструкции или отдельные распоряжения (приказы) по кадрам. Всё это сузит или вообще исключит возможности для злоупотреблений при использовании личной КЭП в рабочих целях.
Как сделать электронную подпись на сотрудника. Задачу получения квалифицированного сертификата и закрытого ключа — средств создания КЭП — работодатели решают по-разному:
1. Самостоятельно оплачивают затраты.
2. Компенсируют сотруднику фактические расходы.
3. Допускают применение сотрудником КЭП, которая уже им оформлена для своих личных нужд.
Во всех случаях обязательно нужно учитывать те рабочие задачи, которые будет выполнять сотрудник. От этого прямо зависит стоимость оформления сертификата и дополнительных услуг. Почему это важно. КЭП используют для авторизации и работы в определённых ИС, а у каждой системы — свой регламент. Требования к рабочему месту (ПК) могут отличаться. И в любом случае для работы с КЭП нужен криптопровайдер — специальное ПО. С его помощью сертификат ЭП устанавливают на ПК, и он нужен для генерации подписи в процессе подписания документа. Обязательный этап — настройка рабочего места. Её выполняют в соответствии с требованиями ИС, а если систем несколько — в соответствии с требованиями каждой. Поэтому получение сотрудником сертификата сопровождается выбором тарифа, который будет включать набор сервисов, необходимых для решения тех или иных рабочих задач.
Аккредитованный удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» выпускает электронные подписи для сотрудников (квалифицированный сертификат) и предоставляет набор сервисов для решения различных задач: внутреннего документооборота (базовые задачи), для участия в госторгах и коммерческих тендерах, для работы в отдельных ГИС (маркировка, ЕГАИС и др.)
Почему сотруднику нельзя использовать КЭП предпринимателя или руководителя организации
Сейчас юрлица и ИП получают КЭП в УЦ ФНС или у доверенного лица. Использовать эту подпись вправе только руководитель или предприниматель. Если бизнес небольшой, работников мало, существует практика передачи указанной КЭП сотрудникам. В этом случае можно сэкономить, не оформляя отдельные ЭП. Не нужна и доверенность. Но такая практика несёт большие риски. Всё строится на доверии, которое может подвести. Кто бы из сотрудников ни использовал КЭП работодателя, отвечать будет руководитель или предприниматель. Авторизовался в системе, подписал документ сотрудник — считается, что все это сделал руководитель. Он, как владелец сертификата, несёт ответственность за все действия с КЭП. Злоупотребление доверием не редкость. Имея доступ к электронной подписи, сотрудник может, например, снять или перевести деньги со счёта, заключить выгодный для себя, но не выгодный для компании договор, подписать и выдать себе какие-то документы, которые ему нужны. Поэтому самый безопасный и разумный вариант — обеспечить нужных сотрудников своими КЭП и чётко определить их полномочия по использованию подписи.
Как получить электронную подпись на сотрудника
Квалифицированный сертификат ЭП для сотрудника выдают удостоверяющие центры с аккредитацией Минцифры. Так было и до изменений в законодательстве. Но теперь в сертификате нет указания на работодателя, это личная КЭП сотрудника, которую он может использовать не только для работы.
Стоимость ЭЦП на сотрудника зависит от выбранного тарифа, а он — от рабочих задач. В набор продуктов и услуг могут входить:
Криптопровайдер для работы с ЭП, в том числе с лицензией на право использования ПО.
Сертифицированный токен для записи средств создания КЭП.
Услуги по дистанционной настройке рабочего места (ПК), которые, в частности, включают установку сертификата, загрузку драйверов токена, настройку параметров в соответствии с требованиями информационных систем, в которых сотрудник будет работать.
Техподдержку, которая обеспечит оперативное решение проблем при использовании КЭП.
Для оформления сертификата сотрудник должен подать заявку в аккредитованный удостоверяющий центр (АУЦ), внести оплату и прийти в офис УЦ для идентификации и получения КЭП. Ключи записывают на токен. Его можно приобрести в УЦ или купить отдельно и принести с собой.
Любым физлицам доступно дистанционное получение КЭП. В этом случае нужно:
1. Установить мобильное приложение Госключ.
2. Выпустить в приложении НЭП.
3. Дистанционно подтвердить личность по биометрии (из ЕБС или с чипа загранпаспорта) и получить мобильную КЭП.
4. Подать заявку в АУЦ, оплатить стоимость.
5. Подписать документы из АУЦ в Госключе мобильной КЭП.
6. Получить сертификат и закрытый ключ ЭП в личном кабинете на сайте АУЦ.
7. Записать полученные файлы на токен или жёсткий диск ПК.
Оформить ЭЦП сотруднику онлайн возможно, если у учётной записи на Госуслугах и биометрии статус «Подтверждённая».
Возможно получение сертификата КЭП сразу для нескольких сотрудников. В зависимости от ситуации сотрудники проходят очную или дистанционную идентификацию. Для контроля и управления аккредитованный удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» может подключить организации или ИП систему корпоративных личных кабинетов. Это комплексная услуга, которая позволит выпускать, продлевать сертификаты, получать дистанционную настройку ПК и техподдержку.
Настройка ПК для работы с КЭП
Для использования КЭП нужно настроить рабочее место сотрудника, чтобы оно соответствовало техническим требованиям. Такие требования указаны в регламентах ИС и касаются:
программно-аппаратных параметров ПК (операционная система, свободное место на жёстком диске, частота процессора, браузер и др.);
криптопровайдера — программы для работы с ЭП;
криптоплагина — расширения для браузера, необходимого при работе в интернете.
Возможны дополнительные требования, которые зависят от используемой системы ЭДО, внутренней корпоративной системы, сервиса оператора ЭДО — всего того, что обеспечивает работу с ЭП в условиях электронного обмена данными. Если сотруднику предстоит работать в нескольких ИС и требования отличаются, настройку выполняют по наивысшим требуемым параметрам.
В рамках настройки ПК:
1. Проверяют соответствие текущих параметров ПК необходимым требованиям, если нужно — меняют настройки, устанавливают нужное ПО.
2. Устанавливают драйверы токена, на котором записаны ключи КЭП.
3. Устанавливают криптопровайдер, а с его помощью — сертификат ЭП на ПК.
4. Проверяют работу ЭП в условиях заданных настроек.
В некоторых случаях драйверы и криптопровайдер предустановлены на токен, и тогда их устанавливать не нужно, если того не требует система ПК. Исключение — ситуации, когда ПО нужно обновить или криптопровайдер не соответствует требованиям.
Если самостоятельно настроить ПК сложно, настройку может дистанционно выполнить удостоверяющий центр — это отдельная услуга.
Что делать с КЭП сотрудника, если он уволился
Работодатель ничего не может сделать с КЭП (сертификатом, токеном) сотрудника, поскольку это его личная подпись. Чтобы он не смог её использовать в рабочих задачах, нужно отозвать все МЧД в той системе или системах, где они были выпущены.
Если сотрудник после увольнения оставил токен с ключами ЭП на работе, его нельзя передать другому работнику, который, например, принят на место ушедшего сотрудника. В случаях использования такой КЭП будет считаться, что действовал уволенный сотрудник. Такие документы недействительны. И здесь будет явное несоответствие с МЧД. Новый сотрудник должен получить свою КЭП, а его полномочия должны быть обозначены в МЧД, где доверенным лицом указан такой сотрудник.
Подведём итоги, как сотруднику сделать электронную подпись:
1. Обратиться с заявкой в АУЦ, можно онлайн.
2. Оплатить выставленный счёт.
3. Пройти идентификацию — при личном визите в АУЦ с паспортом или удалённо, по биометрии.
4. Получить средства ЭП (сертификат и закрытый ключ), при дистанционном оформлении — в личном кабинете на сайте АУЦ, при обычном — в офисе, где файлы ЭП запишут на токен.
5. Настроить ПК для работы с подписью в необходимых сервисах и информационных системах.
Реклама: АО «ИнфоТеКС Интернет Траст», ИНН 7743020560, erid: 2W5zFJerMtC
Начать дискуссию