Соцпакет сотрудника: выгоден ли он организации? Разбираем учет и налогообложение

В объявлениях о вакансиях работодатель часто упоминает предоставление сотруднику соцпакета. Правда само понятие трактуется по-разному. Иногда под ним подразумевают - отпуска, больничные, компенсации, положенные сотрудникам по законодательству. Это неверно, Трудовой кодекс не дает работодателю свободно решать - предоставлять ли работнику отпуск или соглашаться на больничный, это право сотрудника по закону.

Под социальным пакетом должно пониматься предоставление дополнительных благ - дополнительного медицинского страхования (ДМС), бесплатного питания, оплаты услуг (фитнес, бассейн и т.п.), которые привлекут специалистов к работе именно в вашей компании.

Какие составляющие соцпакета будем рассматривать:

• ДМС
• Организация отдыха, туризм, санаторно-курортное лечение
• Питание
• Оплата спортивных занятий

Разбираемся, как влияют на налогообложение и учет эти расходы, выгоден ли соцпакет работодателю.

ДМС

Программы страхования могут отличаться в зависимости от выбранной страховой компании и включенных в полис случаев. Чаще всего программа включает амбулаторное и стационарное обслуживание, скорую медицинскую помощь, стоматологию.

Какие пункты договора нужно особенно внимательно изучить:

1. Кто подлежит страхованию - пересматривается ли перечень застрахованных лиц (например, при увольнении одного работника и принятии другого)
2. Период страхования
3. Определение страхового случая (что конкретно имеется в виду)
4. Размер выплат
5. Срок договора
6. Наличие лицензии и срок ее действия

В локальных актах - положениях об оплате труда, трудовом и коллективном договоре и других, необходимо указать, что сотруднику предоставляется ДМС. Определите действия на случай, если работник откажется от этой части соцпакета (возможно у него есть собственный полис допстрахования). Например, можно не вносить сотрудника в перечень к договору ДМС и исключить пункт о страховании из трудового договора.

Бухучет

Расходы учитываются равномерно в течение срока действия договора со страховой компанией на счете 76.1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию", аналитику по видам страхования организация определяет сама (можно учесть настройки бухгалтерской программы) и отражает в учетной политике.

Проводки:

Дебет 76.1 Кредит 51 - уплачена премия (взносы) страховой компании

Дебет 20 (26, 23, 44…) Кредит 76.1 - расходы отнесены на соответствующие счета учета

В балансе дебиторская задолженность по счету 76.1 будет отражаться в строке 1230 (дебиторка) или 1190 (прочие внеоборотные активы) в зависимости от срока договора.

Налоговый учет

Для принятия расходов в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, включаем их в состав затрат на оплату труда. Необходимо обязательное исполнение условий, указанных в п. 16 статьи 255 НК РФ:

• Договор страхования заключается на срок не менее 1 года.
• В ЛНА организации включена возможность ДМС (то, о чем мы выше писали).
• Страховая компания имеет действующую лицензию.
• Полисом предусмотрена оплата медицинского обслуживание застрахованных работников.

Согласно п. 6 статьи 272 расходы признаются равномерно в течение срока, соответствующего периоду уплаты взносов (году, полугодию, кварталу, месяцу), пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде. Аналогично ведется учет расходов, если срок договора более года и приходится на разные налоговые периоды.

Что делать, если сотрудник проработал менее 1 года и уволился?

Если допускается изменение перечня застрахованных лиц, то расходы по уплате премии страховщику принимаются для учета налога на прибыль в обычном порядке (ведь мы заменяем одного работника другим, общий состав не меняется). 

Если сотрудник уволился и на его место никого не взяли (или приняли, но не включили в ДМС), то в этом случае расходы по уволенному:

• уже включенные в состава затрат по налогу на прибыль, исключаются из базы если он проработал менее года (см. Письмо Минфина от № 03-03-06/1/67067 от 13.10.2017); 
• не включаются в дальнейшем в расходы по НП, если ДМС продолжает действовать на уволившегося сотрудника.

Почему так - в этих случаях нарушается принцип учета затрат (экономическая обоснованность и определенный в НК срок действия договора страхования).

Кроме того, нельзя учесть для целей налогообложения всю сумму страховой премии. Согласно тому же п. 16 статьи 255 принимаются в затраты только 6% от суммы расходов на оплату труда в организации за тот период, когда признаны расходы по ДМС.

В лимит 6% включаются также расходы, предусмотренные пунктом 24.2 статьи 255 НК - расходы на оплату услуг по организации туризма, санаторно-курортного лечения и отдыха на территории Российской Федерации в соответствии с договором о реализации туристского продукта, оказанных работникам, их супругам, родителям, детям до 18 лет и старше 18-ти, обучающимся по очной форме (до 24 лет).

При определении базы расходов на оплату труда исключаются затраты:

• по договорам обязательного страхования работников
• по договорам добровольного личного страхования (негосударственного пенсионного обеспечения)
• на лечение и медицинское обслуживание
• а также добровольные взносы работодателей на финансирование накопительной части пенсий сотрудников

Период определения лимита зависит от того как организация отчитывается по налогу на прибыль - ежемесячно или ежеквартально. Если лимит в одном периоде превышен, можно учесть остаток в следующем, но только в пределах одного налогового периода.

Если у вас есть вопросы по расчету зарплаты, оставляйте контакты ниже, мы поможем:

УСН

Для налогового учета по УСН действуют те же самые правила. Расходы можно принять к налоговому учету в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций, т.е. необходимо руководствоваться той же статье 255 “Расходы на оплату труда”. На УСН применяются те же лимиты - 6% от расходов на оплату труда работников.

Поскольку на УСН действует кассовый метод учета, то отражать в расходах затраты на ДМС можно только после оплаты полиса (взносов).

Здесь и далее мы конечно имеем в виду режим “доходы минус расходы”, т.к. на “доходной” упрощенке расходы в налоговом учете не отражаются.

НДФЛ и взносы

В соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 213 НК РФ с любых выплат по ДМС НДФЛ не удерживается (независимо от включение в состав затрат).

Взносы начислять и уплачивать также не нужно (см. п.п. 5 пункта 1 статьи 422 НК).

Организация отдыха, туризм, санаторно-курортное лечение

Этот вид социального обеспечения для сотрудников появился в налоговом кодексе сравнительно недавно - в 2018 году. Целью было стимулирование внутреннего туризма, ведь принять в расходы можно только отдых и лечение, проведенные на территории Российской Федерации и то при соблюдении определенных ограничений.

Для начала, что именно включено в услуги (п. 24.2 статьи 255 НК):

• перевозка туристов по территории РФ воздушным, водным, автомобильным и (или) железнодорожным транспортом до пункта назначения и обратно либо по иному согласованному в договоре о реализации туристского продукта маршруту;
• проживание в гостинице или ином средстве размещения, объекте санаторно-курортного лечения и отдыха, включая питание, если услуги питания предоставляются в комплексе с услугами проживания;
• санаторно-курортное обслуживание;
• экскурсионные услуги.

При этом сотрудник не может сам заключать договор с туроператором (турагентом), это должен сделать работодатель. Проще говоря - компенсировать расходы, понесенные сотрудниками самостоятельно нельзя, вернее можно, но вот включить их в затраты для НП уже не получится.

Следующие ограничение - сумма. В состав расходов для налогообложения войдет только сумма в пределах 50000 рублей за налоговый период на одного человека (сотрудника и членов его семьи - супругов, родителей, детей до 18 лет или обучающимся по очной форме до 24 лет).

Выше мы уже уже упоминали, что есть лимит, совместный с расходами на ДМС - не более 6% от расходов на оплату труда за соответствующий период.

Суммы, уплаченные работодателем, не подлежат обложению НДС, т.к. оплата таких услуг не относится к реализации товаров (работ, услуг) для целей налога на добавленную стоимость.

По УСН расходы на организацию отдыха работников будут учитываться с учетом тех же правил и ограничений, что и для налога на прибыль, но только после оплаты соответствующих услуг, т.к. на упрощенной системе действует кассовый метод учета расходов.

Бухгалтерский учёт

Оплата путевок, проезда, проживания и прочих указанных услуг отражается в БУ как прочие расходы:

Дебет 76 Кредит 51 - оплачены путевки по договору с компанией-туроператором

Дебет 91.2 Кредит 69 - начислены страховые взносы на стоимость путевки

Дебет 70 К 68 - удержан НДФЛ из заработной платы сотрудника 

Учет самих путевок можно организовать на забалансовом счете, например, по дебету счета 006 - БСО или отдельном, установленном учетной политикой организации.

НДФЛ и взносы

От обложения НДФЛ эти выплаты не освобождаются. Организация как налоговый агент удерживает 13% из иных выплат в пользу работника (например, из заработной платы). 

Удержать налог из доходов детей или супругов работодатель не сможет, поэтому согласно пункта 5 статьи 226 НК РФ обязан сообщить о невозможность удержания НДФЛ в срок не позднее 1 марта года, следующего за налоговым периодом, в котором были понесены соответствующие затраты в пользу указанных лиц.

Что касается взносов - оплата турпутевок или санаторно-курортного лечения не указаны в качестве необлагаемых, поэтому необходимо начислить взносы. Но только в отношении расходов на сотрудника, т.к. члены его семьи не состоят с организацией в трудовых отношениях. (пункт 1 статьи 420 НК РФ).

Для самого сотрудника отдых за счет работодателя это праздник (мы, правда, считаем, что необходимо предупредить об удержании НДФЛ из доходов сотрудника, чтобы это не стало для него неприятным сюрпризом).

Для работодателя это серьезная финансовая нагрузка, хотя можно установить оплату отдыха только для отдельных категорий сотрудников. К примеру, проработавших в компании продолжительное время или достигших высоких результатов в работе. 

Питание

Организация питания на рабочем месте еще один способ привлечь сотрудников комфортными условиями труда. Можно выбрать разные варианты:

• Заключение договора с кафе или столовой поблизости
• Заказ доставки обедов в офис или на объект (например, стройплощадку)

От того, как вы оформите документы, будет зависеть налогообложение.

Столовая

Договор заключает сам работодатель, но условия могут быть разными: прилагается конкретный список сотрудников пофамильно, определяется только их количество, выдаются карточки, дающие право получить обед или сотруднику достаточно показать служебное удостоверение и т.д. 

Все зависит от технических возможностей общепита, договоренностей, пожеланий самих сотрудников (здесь может сыграть роль профсоюз). В любом случае возможны две ситуации:

• известно, кто будет ходить на обед и сколько это будет стоить;
• нет аналитики по физлицам, невозможно определить какая часть расходов приходится на конкретного сотрудника.

Исходя из этого рассчитываются НДФЛ и взносы.

Если известно, сколько денег потрачено на оплату питания работника, то это натуральный доход, облагаемый НДФЛ и взносами в полном объеме.

Если нельзя определить конкретно кто и сколько съел, и во сколько обошлось питание сотрудника, то невозможно рассчитать облагаемую базу, значит нельзя удержать налог. Тот же подход в отношении взносов - нельзя их начислить. 

ФНС с этим не согласна и может, например, решить, что всю сумму расходов надо разделить на количество сотрудников. Понятно, что этот вариант не выдерживает критики - кто-то мог вообще не ходить в столовую, кто-то болел или находился в отпуске. Расчет на 100% окажется несправедливым к отдельным работникам. 

Несмотря на эти доводы свою правоту, возможно, придется отстаивать в суде, но судьи часто поддерживают работодателей.

Кстати, не платить взносы можно, если отнести оплату питания к социальным выплатам: 

• не привязывать к сроку работу в организации, должности, отсутствия дисциплинарных взысканий и т.д. (в этом случае расходы становятся частью оплаты труда и однозначно облагаются страховыми взносами)
• не указывать в трудовых, коллективных договорах, положениях об оплате труда

Минус - при таких вводных нельзя будет включить затраты на питание в расходы по налогу на прибыль.

НДС

На стоимость оплаченного питания в общем случае необходимо начислить НДС. Эта позиция подтверждена многочисленными письмами Минфина.

В то же время Минфин согласен, что не начисляется НДС, если:

•  бесплатное питание является требованием законодательства, к примеру:
• Натуральное довольствие для работников, занятых на вредных работах
• Питание спортсменов, а также других работников, занятых в организациях физкультурно-оздоровительного характера, спортивных судей.
• Полевое довольствие

Это позиция поддерживается арбитражем (п. 12 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 30 мая 2014 г. № 33 "О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость").

• невозможно персонифицировать лиц, которым оплачивается питание (письмо Минфина России от 13.05.2019 № 03-07-11/34059).

Бухучет

Если питание не предусмотрено ЛНА организации и невозможно определить конкретных получателей дохода, то в учете делаются следующие записи:

Дебет 91.2 Кредит 76 - отражены в прочих расходах услуги по питанию сотрудников, оказанные столовой

Дебет 76 Кредит 51 - оплачены услуги общепита

Если есть разбивка по сотрудникам:

Дебет 41 Кредит 76 - отражена покупка обедов

Дебет 19 Кредит 76 - НДС (если есть) 

Дебет 76 Кредит 51 - оплачены услуги столовой

Дебет 73 Кредит 41 - отражена реализация обедов сотруднику

Дебет 91.2 Кредит 73 - списана стоимость обедов в прочие непринимаемые расходы

Дебет 73 Кредит 68 - удержан НДФЛ 

Дебет 91.2 Кредит 69 - начислены взносы со стоимости питания (независимо от включения в расходы самих затрат на питание, взносы полностью можно включать в расходы)

Дебет 91.2 Кредит 68 - начислен НДС (если организация применяет ОСНО)

Дебет 68 Кредит 19 - принят к вычету НДС, уплаченный столовой (если есть)

Если питание предусмотрено ЛНА организации и невозможно определить конкретных получателей дохода, то в учете делаются следующие записи:

Дебет 20 Кредит 76 - отражена покупка обедов

Дебет 76 Кредит 51 - оплачены услуги общепита

Дебет 90.2 Кредит 20 - отражены расходы по питанию сотрудников в себестоимости

НДС выделяем по столовой, если нужно.

То же самое, но есть пофамильный список сотрудников, получивших питание: 

Дебет 41 Кредит 76 - отражена покупка обедов

Дебет 19 Кредит 76 - НДС (если есть) 

Дебет 76 Кредит 51 - оплачены услуги столовой

Дебет 70 Кредит 41 - отражена реализация обедов сотруднику

Дебет 20 (25, 26, 44…) Кредит 70 - списана стоимость обедов в расходы на реализацию

Дебет 70 Кредит 68 - удержан НДФЛ 

Дебет 91.2 Кредит 68 - начислен НДС (если организация применяет ОСНО)

Дебет 68 Кредит 19 - принят к вычету НДС, уплаченный столовой (если есть)

Заказ обедов

Все практически то же самое, что при оплате питания в столовой. Только уже не работник идет к месту обеда, а обед сам к нему едет. Работодатель заключает договор и поставщик доставляет питание в офис или на рабочий объект.

Правда, в этом случае работодатель часто только организуете питание и используется схема возмещения - в конце месяца стоимость обедов вычитается из заработной платы сотрудников. Сотрудники соответственно сами решают - заказывать обеды или нет, причем от объема зависит стоимость доставки, поэтому вариант подходит крупным офисам, где много работников. Заказ двух-трех ланчей вряд ли имеет смысл.

Если невозможно определить конкретных сотрудников (что вряд ли), то проводки будут аналогичны бухгалтерским проводкам при оплате услуг столовой.

Если питание не предусмотрено ЛНА и если есть разбивка по сотрудникам:

Дебет 10 Кредит 76 - отражена покупка обедов

Дебет 19 Кредит 76 - НДС (если есть) 

Дебет 76 Кредит 51 - оплачены услуги столовой

Дебет 73 Кредит 10 - отражена передача обедов сотруднику

Д 70 К 73 - удержана стоимость обеда из зарплаты

НДФЛ в данном случае нет, т.к. сотрудник фактически самостоятельно оплатил свой обед, то же самое со взносами.

Аналогично, если питание предусмотрено ЛНА и есть пофамильный список сотрудников, только используем счет 70.

УСН

Налогооблагаемая база может быть уменьшена на расходы по питанию сотрудников, если оно является частью трудового (коллективного) договора или обязательно в соответствии с законодательством. При этом, если конкретизированы работники получающие питания, придется начислить взносы и удержать НДФЛ.

Если питание предоставляется без закрепления такой обязанности работодателя в ЛНА, то включить его в расходы нельзя, ведь в этом случае оно не является частью расходов на оплату труда.

В книгу учета доходов и расходов включаем только оплаченные обеды. Если перед поставщиком или предприятием общепита есть задолженность, до ее погашения затраты не могут уменьшить базу по единому налогу. 

Оплата спортивных занятий

Здесь действуют те же законы, что и для питания. Если можно точно определить сумму получаемого дохода конкретным работником - начисляем взносы и НДФЛ, если нет - ничего не начисляем.

С другой стороны, включение в расходы таких затрат проблематично . Согласно пункту 29 статьи 270 нельзя включить в расходы по налогу на прибыль оплату:

• занятий в спортивных секциях, кружках или клубах
• посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий
• другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Вот так - прямой запрет! 

Перечень расходов, учитываемых при расчете единого налога закрытый (ст. 346.16 НК РФ). Расходы на занятия спортом и другие аналогичные мероприятия там не названы. В связи с этим база при расчете единого налога при УСН на такие расходы не уменьшается.

Бухучет

Если компания все-таки решила приобрести какие-то абонементы для своих сотрудников, то в проводках это будет выглядеть так:

Дебет 76 Кредит 51 – оплачены абонементы

Дебет 73 Кредит 76 – получены абонементы сотрудниками либо Дебет 10 Кредит 70 - получены абонементы (например доверенным лицом организации) и затем уже выдача Дебет 73 Кредит 10

Дебет 91.2 Кредит 73 – отражена стоимость абонементов в составе прочих непринимаемых расходов

Д 73 К 68 – удержан НДФЛ

Д 91.2 К 69 – начислены взносы

Д 91.2 К 68 – начислена сумма НДС с переданных абонементов

Как видите, хлопот с учетом соцпакета довольно много. В большинстве случаев оплата услуг или товаров в интересах сотрудника обходится работодателю недешево, к тому же не уменьшает налогооблагаемую базу, а при уменьшении базы возникает необходимость в уплате взносов и начислении НДС.

Соцпакет выгоден работодателю тогда, когда расходы на него оправданы высоким классом специалистов. Такие сотрудники приносят компании немалую прибыль и фактически покрывают все понесенные затраты.