Дистанционная работа. Особенности оформления

Дистанционная работа — сравнительно новая форма трудовых отношений в нашей стране, позволяющая принимать на работу талантливых работников, вне зависимости от региона, где они проживают, дающая компаниям возможность снижать затраты на аренду помещений, офисов, а работникам — найти высокооплачиваемую работу, без необходимости переезда.

Глава 49.1 Трудового Кодекса регламентирует вопросы, касающиеся труда дистанционных работников, но на практике у работодателей возникает много вопросов, например, по поводу определения места работы, режима работы, применения электронной цифровой подписи, порядке заключения трудового договора и другие.

Согласно действующему трудовому законодательству, работодателю нужно учитывать следующие три основных признака, когда он принимает или переводит сотрудников c обычной работы на дистанционную.

1. Возможность выполнения работником своих должностных обязанностей (своей трудовой функции) вне места нахождения работодателя или вне места, которое находится под контролем работодателя (прямо или косвенно). Следовательно, это не может быть офис, производственные помещения, торговые точки и иные места, где нужно находиться работнику в силу своих должностных обязанностей.
2. Для взаимодействия работника и работодателя, в условиях дистанционной работы, используется сеть интернет. То есть единственное требование к месту работы сотрудника, которое можно предъявить, исходит не из его территориальной расположенности, а из возможности доступа к сети интернет в этом месте. И это прямая норма закона.
3. Трудовая функция сотрудника должна позволять ему выполнять свою работу дистанционно.

Поясню, что в настоящее время Трудовой кодекс не предусматривает нахождение рабочего места сотрудника в офисе при дистанционной работе и не содержит понятия о временной дистанционной занятости. Во время режима ограничений выявились существенные проблемы в трудовом праве, в связи с чем законодателями был подготовлен проект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удалённой работы». Авторы инициативы предложили приравнять дистанционную работу к удалённой, а также выделить два новых формата.

Временная дистанционная (удалённая) работа. В этом случае работник временно выполняет трудовые функции вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя. В проекте предусмотрен упрощённый переход на временную удалённую работу (приказом, распоряжением, положением) без заключения трудового договора или дополнительного соглашения к нему, в случаях: производственной необходимости, катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии, эпизоотии, в иных любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или её нормальные условия.

Комбинированная дистанционная (удалённая) работа, которая включает в себя переменно работу на рабочем месте в офисе и дистанционно.

Отмечу, что цель данных нововведений — обновление понятия дистанционной работы и ввод двух новых форматов, которые отсутствуют в Трудовом кодексе.

Теперь рассмотрим, какие сейчас существуют особенности, которые следует учитывать при заключении договора о дистанционной работе:

Во-первых, трудовой договор может быть подписан электронной подписью. При этом следует помнить, что для использования электронного документооборота, согласно Закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», необходимо:

• Как и работнику, так и работодателю использовать усиленную квалифицированную подпись (самый оптимальный и безопасный вариант). В соответствии с Законом N 63-ФЗ для получения усиленной квалифицированной подписи следует обратиться в аккредитованные центры с надлежащим пакетом документов. Если же нет возможности получить такую подпись, то рекомендуется оформить договор о дистанционной работе или соглашение об изменении условий трудового договора на бумажном носителе.
• Допускается использовать простую или неквалифицированную подпись, но при условии заключения отдельного соглашения между работником и работодателем, которое позволит применить такой вид подписи. Если соглашение заключается «удалённо», предполагается, что оно может быть заключено в письменной форме, путём обмена экземплярами соглашения на бумажном носителе через почту (почтовым отправлением). Но до этого времени, если применяется электронный документооборот, должна использоваться именно усиленная квалифицированная подпись.

Во-вторых, документы, необходимые при приёме на работу (стандартный пакет по ст. 65 ТК РФ), работник может предоставить в виде электронных документов, но по требованию работодателя, обязан предоставить нотариально заверенные бумажные копии (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ). В случае трудовой книжки — работник обязан предоставить её либо лично, либо заказным письмом с уведомлением. Конечно, при условии, что раньше он не перешёл на электронную трудовую книжку.

В-третьих, если работник заключает трудовой договор впервые (путём обмена электронными документами), то СНИЛС он должен получить самостоятельно (4 ст.312.2 ТК РФ).

В-четвёртых, ознакомление с локально-нормативными актами может происходить посредством электронных документов (ч.5 ст.312.1 ТК).

Здесь, ещё раз, обратимся к проекту «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удалённой работы».

Отмечу, что другой важной целью авторов проекта является — максимально перевести кадровый документооборот из бумажной в электронную форму.

Поправки разрешат заключать трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении условий договора путём обмена электронными документами. Уже не потребуется подписывать договора квалифицированной ЭЦП, т.к. для электронного обмена подходят любые способы, которые позволяют достоверно определить лицо, отправившее сообщение.

Только нужно принять во внимание, что порядок обмена документами в электронной форме необходимо будет описать и в трудовом договоре, во избежание рисков непринятия такого документооборота судами. Таким образом, авторы проекта постарались учесть пожелания многих работодателей по данному вопросу.

В настоящее время для приёма сотрудника на дистанционную работу, я рекомендую использовать следующий пошаговый алгоритм или чек-лист:

• ознакомление работника с локальными нормативными актами под подпись;
• получение от работника необходимых документов для заключения трудового договора;
• заключение трудового договора;
• инструктаж по охране труда, в части безопасной работы с предоставленным оборудованием;
• оформление приказа о приёме на работу. При использовании унифицированной формы приказа о приёме на работу (форма Т-1) в графе «условия приёма на работу, характер работы», рекомендую указать «дистанционная работа»;
• внесение записи в трудовую книжку (возможный блок);
• уведомление военного комиссариата. В случае, если работник является военнообязанным, необходимо уведомить о факте заключения договора соответствующий военный комиссариат, в течение 2-х недель с момента заключения договора. Данная процедура является стандартной и не зависит от характера работы работника.

Особое внимание рекомендую обратить на оформление трудового договора — главного документа при приёме на работу. Этот вопрос регулируется ст. 57 Трудового Кодекса. Работодателю следует учитывать следующие особенности при заключении трудового договора о дистанционной работе и при переводе работника с обычной работы на дистанционную:

• Дата заключения договора. Указывается дата, когда сторонами был подписан трудовой договор.
• Место заключения трудового договора. Указывается место нахождения работодателя, независимо от места нахождения работника. Данное требование установлено статьёй 312.2 ТК РФ.
• Место работы. Здесь следует учесть тот факт, что конкретное место дистанционного работника в виде территориальной расположенности объекта, определить нельзя, но в трудовом договоре допустимо указать условие о том, что работник принимается на работу в (наименование организации), а также указать условие, что «место работы работника определяется им по своему усмотрению». Законодатели предлагают исключить эту норму о месте работы, поясняя, что рабочее место дистанционного работника может находиться везде, где есть возможность использовать интернет.
• Характер предстоящей работы. Указывается дистанционный характер (абз.8 ч.2 ст.57 ТК РФ).
• Режим рабочего времени и времени отдыха. Обратите внимание! Если режим рабочего времени не прописали в трудовом договоре с дистанционным работником, это означает что работник вправе определить режим по своему усмотрению (ч.1 ст.312.4 ТК РФ), что в большинстве случаев не будет защищать интересы собственно работодателя.

Дополнительно в трудовом договоре нужно прописать следующие условия:

• о сроке, в течении которого каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны (ч. 4 ст.312.1 ТК РФ);
• о порядке и сроках обеспечения необходимыми для исполнения своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
• о порядке и сроках выплаты компенсации за использование дистанционным работником собственных или арендованных средств, средств защиты информации и иных средств (если работник будет использовать оборудование, которое работодатель ему не предоставлял);
• о порядке и сроках представления дистанционными работниками отчётов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ);
• порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (ч.2 ст.312.4 ТК РФ);
• основания для расторжения договора по инициативе работодателя. Только по этим основаниям можно будет уволить дистанционного работника по воле нанимателя (ч.1 ст.312.5 ТК РФ). А так как формулировки оснований могут быть весьма свободными и непредсказуемыми, по данному пункту также планируются изменения, направленные против ущемления прав дистанционных работников.

В настоящее время, стороны также вправе договориться, что информация о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится, а при заключении трудового договора впервые, трудовая книжка не заводится. В данном случае, подтверждающими документами о стаже будет являться трудовой договор о дистанционной работе в соответствии с ч.6 ст.312.2 ТК РФ.

Итак, мы с вами рассмотрели, что следует учесть при заключении трудового договора о дистанционной работе, отметили положения, которые законодатели предлагают усовершенствовать и урегулировать. Новые поправки могут вступить в силу уже с 01 января 2021 года. Следите за изменениями!

Юлия Хамидуллина— эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

• 24 июня и 1 июля 2020 года – какой статус у этих дней и как они будут оплачиваться?
• Какие выплаты и пособия положены работникам при ликвидации организации в 2020 году?

Задайте ваши вопросы о заработной плате

Обращайтесь к нашим экспертам

Получить первую консультацию бесплатно

Оставьте свои контактные данные в форме и наши специалисты придут вам на помощь:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение