График отпусков — это нормативный документ, в котором заполняется информация о запланированных отпусках работников предприятия (ст. 123 ТК РФ). Каждый год руководитель организации утверждает его.
Составить и утвердить график отпусков долг каждой организации. Исключение ИП, они могут не составлять его и предоставлять сотрудникам время отпуска по соглашению (ст. 305 ТК РФ). Однако лучше, конечно, пользоваться графиком, чтобы не возникало путаницы с периодами отпусков сотрудников. С ним вы сможете отслеживать отсутствие сотрудников, чтобы не допустить остановку рабочего процесса.
График отпусков можно составить по унифицированной форме (утв. Пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или по самостоятельно разработанной форме.
В неё необходимо включить следующую информацию:
- наименование организации;
- реквизиты документа (номер, дата и год, на который график составляется);
- сведения по сотрудникам (ФИО, должность, табельный номер, подразделение при наличии);
- данные о запланированных отпусках, указав их продолжительность и период отпуска;
- данные о фактических датах отпуска;
- данные о переносе отпуска с указанием документа-основания;
- поле для подписи руководителя.
Необходимо учитывать мнение профсоюза при составлении графика отпусков, если на предприятии такой имеется (ч. 1 ст. 123 ТК). В унифицированной форме № Т-7 для отметки профсоюза выделена отдельная строка. В ней нужно указать дату и номер согласования профсоюзом. Если строка о согласовании графика отпусков с профсоюзом не заполнена, инспекторы из трудовой инспекции могут придраться к этому при проверке. Поэтому лучше её заполнить, чтобы не возникло лишних вопросов.
Срок составления графика отпусков на 2021 год
Работодатель должен утвердить график отпусков за 2 недели до наступления нового календарного года. Такие сроки установлены статьей 123 ТК РФ. В нынешнем году график отпусков нужно составить не позднее 16 декабря 2020 года. По мере необходимости можно вносить изменения в имеющийся график.
К примеру, у сотрудника возникли определённые обстоятельства, и он желает изменить дату начала отпуска. Сначала вы оформляете приказ о предоставлении отпуска и переносе его сроков, далее просто вносите эти изменения в график. Создавать новый приказ на утверждение графика ни к чему. Если вы не успели включить изменения в установленные сроки — ничего страшного, просто утвердите график задним числом. Самое главное — успеть всё сделать до проверки инспекторов, чтобы избежать штрафов.
График отпусков: правила составления
Для составления графика отпусков необходима информация о пожеланиях сотрудников. Её собирают руководители структурных подразделений согласно приказу директора.
Законодательно порядок получения этой информации не регулируется, однако, во избежание трудовых споров рекомендую вам собирать данные о планируемых датах отпуска в письменном виде от сотрудников.
Есть ещё один способ. Вы можете разослать бланк графика по электронной почте всем сотрудникам, они обозначат планируемые дни отпуска и отправят обратно ответным письмом. Такой способ не совсем подойдёт для крупных компаний в целом, но вполне может быть использован в структурных подразделениях. Ведь руководители подразделений наверняка лучше знают, когда и какого сотрудника можно отпустить в отпуск, чтобы были соблюдены интересы работодателя.
Обращаю ваше внимание, что спешить соглашаться на все пожелания сотрудников не нужно. В первую очередь определите, есть ли те, кто имеет привилегию отдохнуть в любое время.
В Трудовой кодекс в 2018 году была добавлена новая статья 262.2 (от 11.10.2018 № 360-ФЗ). Она предусматривает, что сотрудники, имеющие трёх и более детей до 12 лет, могут попросить отпуск в любое удобное для них время. Другими словами, многодетные матери и отцы могут уходить в отпуск тогда, когда им захочется. Это означает, что график отпусков в первую очередь должен быть заполнен сотрудниками, которые являются многодетным родителями, а уже потом остальным работникам.
Я составила для вас наглядную таблицу со списком работников, которые должны/не должны соблюдать график отпусков.
Кто должен/не должен соблюдать график отпусков
Только определённые категории сотрудников имеют право взять отпуск вне графика. Для других сотрудников и для работодателя график обязателен. Объясните работнику, что он должен согласовать внеплановый отпуск с руководителем, для этого ему нужно написать соответствующее заявление. Обозначьте ему, что директор имеет право отказать в отпуске вне графика, если он не входит в льготную категорию.
Призываю вас не брать заявление у сотрудника, если он хочет пойти в отпуск завтра, через день или два. У вас должно быть три календарных дня для выплаты отпускных. Во избежание таких ситуаций, укажите в правилах внутреннего трудового распорядка период, в течение которого сотрудники обязаны предупредить в внеплановом отпуске.
К примеру, за пять календарных дней. В таком случае вы сможете выплатить своевременно отпускные работнику. Если сотрудник настаивает на отпуске с завтрашнего дня, предложите взять трёхдневный отпуск за свой счёт. Отпустить его в отпуск, но оформить официально только через три дня — не очень хорошая идея. Если с ним в эти дни произойдёт несчастный случай, то это будет считаться производственной травмой.
Работодатель обязан предоставлять законный перерыв в работе сотрудникам, но без прерывания производственного процесса. Следовательно, если желаемые даты отпусков совпадают у некоторых сотрудников, то руководитель может настоять на смене периода отпуска.
В график вносят сведения по основным и по дополнительным отпускам, неоплачиваемые отпуска не нужно отражать в нём.
В Минтруде пояснили, как разделить накопленный за несколько лет отпуск на части (письмо от 24 сентября 2019 г. № 14-2 / OOG-6958). В график отпусков вы включаете отпуск за следующий рабочий год, часть которого должна быть не менее 14 календарных дней. Законом не запрещено указывать в графике отпусков конкретный месяц предполагаемого отпуска, просто потом нужно будет дополнительно согласовать с сотрудником точную дату начала отпуска.
Неиспользованные дни отпуска за предыдущие периоды сотрудник может приплюсовать отпуску за этот год. Министерство труда советует чрезмерно не дробить отпуск, так как работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить трудоспособность. Объясните сотрудникам позицию Минтруда в части отпуска только на выходные дни. Он приравнивает это к нарушению трудового законодательства (письмо от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).
Кого включать в график отпусков
В график отпусков включаются все сотрудники, с которыми на момент утверждения графика действуют трудовые договоры. Даже те, кто написал заявление об увольнении, ведь они имеют право отозвать такое заявление (ч. 4 ст. 80 ТК). Не нужно добавлять в график лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.
Составляя график отпусков учитывайте право работника на:
- желание разделить отпуск на части;
- использовать все неиспользованные дни ежегодного отпуска за предыдущие рабочие годы;
- взять все неиспользованные дни дополнительного оплачиваемого отпуска.
График отпусков составляют на всех работников предприятия, в том числе и внешних совместителей (ст. 123 ТК РФ). Таких сотрудников нужно включать в график отпусков в общем порядке (это касается как внешних, так и внутренних совместителей). Поскольку отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, работодателю внешнего совместителя нужна информация о планируемом отпуске в основной организации (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
Для этого работодатель обращается к сотруднику с просьбой предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы. Также можно направить официальный запрос о получении таких документов к основному работодателю. Вы можете выбрать наиболее удобный для вас способ получения этой информации.
К сведению: если вам не удалось получить сведения об отпуске с основного места работы, то укажите в графике примерные даты отпуска сотрудника. А в графу «Примечание» графика напишите комментарий, например, «Даты примерные, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе».
Обращаю ваше внимание, что если продолжительность отпуска совместителя по основной работе больше, чем в вашей компании, то по письменному заявлению совместителя вы должны предоставить ему отпуск за свой счёт соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).
Для этого сотруднику-совместителю нужно подтвердить длительность отпуска по основному месту работы:
- соответствующей справкой;
- выпиской из графика отпусков, заверенной работодателем.
В утверждённом графике отпусков сотрудникам необходимо расписаться (абз. 9 ч. 2 ст. 22 ТК). Можно дополнить форму № Т-7 графой «Ознакомлен (дата, подпись)».
Как внести изменения в график отпусков на 2021 год
В график отпусков, как и в любой другой документ, можно вносить исправления. Вносятся корректировки, если в течение 2021 года изменятся сроки предоставления отпуска, к примеру, из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска. Многие работодатели заполняют графу «фактическая дата отпуска» сразу, как только сотрудник написал заявление, и оформлен приказ. Однако лучше делать такую запись в графике после выхода сотрудника на работу. Вот к примеру, будучи в отпуске сотрудник заболел, ему необходимо перенести часть отпуска, соответственно дата отпуска изменится (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Если работник ушёл в отпуск не так, как было запланировано, а фактическая дата начала отдыха уже отмечена в документе, нужно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой «исправленному верить», указать должность внёсшего исправление сотрудника и расписаться. Второго поля для указания фактической даты начала отпуска в форме нет. При большом количестве исправлений лучше оформить чистый экземпляр графика. В утверждённый график принятых в январе сотрудников добавлять не нужно и создавать отдельный график тоже нет необходимости. Им отпуск можно предоставить на основании заявления.
За график отпусков, утверждённый после 16 декабря, при проверке трудовая инспекция назначит штрафы (ч. 1 ст. 5.27 КоАПР РФ):
- Для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) — предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
- Для ИП — штраф 1000-5000 руб. (в случае, если они ведут график отпусков).
- Для организаций — от 30 000 до 50 000 руб. Такая же сумма штрафа грозит тем, кто не утвердил график отпусков вовсе.
Подведём итоги
Законодательством не утверждена и не описана процедура составления графика. В статье я вам привела примерный последовательный порядок действий для его составления, а именно:
- сбор данных о планах на отпуск у сотрудников;
- обработка информации ответственным лицом;
- заполнение формы графика;
- согласование с профсоюзной организацией при необходимости;
- утверждение графика руководителем;
- предоставление графика для ознакомления работникам.
При составлении графике обратите внимание на производственный календарь на 2021 год. В 2021 году будут перенесены следующие выходные дни:
- с субботы 2 января на пятницу 5 ноября;
- с воскресенья 3 января на пятницу 31 декабря;
- с субботы 20 февраля на понедельник 22 февраля.
Татьяна Андрияшкина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
- РСВ за первое полугодие 2020 года. Особенности заполнения по льготным тарифам
- Увольняя сотрудника в 2020 году, работодатель должен выдать пакет документов
- В 2020 году для физических лиц установлен новый порядок получения статуса налогового резидента РФ
- Скидка или надбавка к тарифу страховых взносов на травматизм. Как уменьшить тариф на травматизм на 2021 год?
- Заключение трудового договора
- Нюансы заключения трудового договора с главным бухгалтером
- Организация воинского учёта. Полезная шпаргалка
- Можно ли было объявлять простой в период нерабочих дней?
- Оформление трудовых отношений при реорганизации
Задайте вопрос нашим экспертам
Хотите получить консультацию по расчету зарплаты - оставьте заявку
Первая консультация бесплатно
Комментарии
1Можно ли ознакомление с графиком отпусков для всех сотрудников делать не на бумаге подписью, а любым другим современным способом? Например кнопкой "ознакомлен" в локальной программе документооборота?