Трудовые проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. В этом материале расскажем, какие документы надо подготовить для проверки и на что обратить внимание кадровику и зарплатному бухгалтеру.
Прежде всего, стоит отметить, что правила проведения трудовых проверок регламентированы. Они утверждены приказом Роструда от 13.06.2019 № 160.
Список документов
В регламенте приведен исчерпывающий перечень документов и информации, которые могут запросить трудинспекторы у работодателей. Этот перечень прописан в пункте 13 вышеназванного Приказа Роструда № 160.
Так, в список для работодателей вошли 26 групп документов. То есть перечень хоть и закрытый, что хорошо, но довольно-таки обширный, что несколько напрягает.
Вот этот список:
Конечно, не весь этот обширный список должен быть в наличии. В зависимости от специфики бизнеса, его масштабов и прочих вводных, некоторых документов в компании в принципе может не быть.
Например, если в фирме нет профсоюзной ячейки, то и документов по соблюдению профсоюзного мнения быть не может.
Если в компании не работают инвалиды, то нет и справок МСЭ и программ реабилитации.
На сайте Роструда представлен электронный сервис с формами, образцами и примерами документов, которые должны формироваться работником или работодателем в процессе трудовых отношений.
Добавим, что кроме перечисленных в таблице документов, трудинспекторов заинтересует и другая информация. Но предоставлять ее ГИТ будет уже не работодатель, а соответствующие госорганы по системе межведомственного взаимодействия.
Знайте, что ГИТ, придя с проверкой, будет иметь о вашей фирме следующие сведения:
- о задолженности по страховым взносам, по пеням и штрафам;
- из бухгалтерской отчетности;
- о кодах статистики (ОКПО, ОКТМО и т.д.);
- из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
- из реестра дисквалифицированных лиц;
- о задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов за нарушения законодательства;
- о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год;
- о сумме фактически уплаченных налогов за текущий финансовый год в бюджеты всех уровней;
- о размере ежемесячных страховых выплат по обязательному соцстрахованию от НС и ПЗ;
- о судимости, о нахождении в розыске;
- о регистрации по месту жительства гражданина РФ.
Кроме того, в зависимости от специфики деятельности, трудовая инспекция обратится к реестрам аккредитованных лиц, сертификатов соответствия, проверит наличие санитарно-эпидемиологических заключений о соответствии видов деятельности и проектной документации требованиям государственных санитарно-эпидемиологических правил и гигиенических нормативов и т.д.
Проверьте себя сами
Кстати, не дожидаясь проверки ГИТ, работодатели могут протестироваться самостоятельно, чтобы понять, все ли в фирме в порядке с соблюдением ТК. Для этого на сайте Роструда есть специальный сервис самопроверки — «Электронный инспектор».
Сервис позволит взглянуть на оформление и содержание документов глазами настоящего государственного инспектора труда, утверждает Роструд.
Электронный инспектор составит акт проверки, в котором будут отражены нарушения требований закона, а также предложит способы их устранения.
Прохождение этой процедуры поможет лучше подготовиться к визиту настоящего инспектора.
Кадровые ошибки
Роструд проанализировал нарушения, которые допускаю работодатели, и сгруппировал их в одну таблицу — Перечень типовых нарушений обязательных требований с их классификацией по степени риска причинения вреда вследствие нарушений обязательных требований и тяжести последствий таких нарушений.
Всего в таблице 76 пунктов. Каждому нарушению Роструд присвоил баллы в зависимости от того, насколько негативными являются последствия для работника.
Максимальные баллы присвоят за уклонение от заключения трудового договора, невыплату зарплаты, нарушение процедуры увольнения по инициативе работодателя и нарушения в области охраны труда.
Менее опасны такие нарушение как невыдача работникам расчетных листков, нарушение установленной процедуры оформления трудового договора или необеспечение молоком рабочих с вредными условиями труда.
А какие «трудовые» ошибки на практике допускают кадровики и бухгалтеры? Мы подготовили небольшой обзор основных нарушений.
1. Содержание трудового договора
Иногда к составлению этого документа у работодателей формальный подход и какие-то обязательные пункты упускаются из вида.
Например, должность работника предполагает разъездной характер работы, фактически это так и есть, а в трудовом договоре об этом ничего не сказано.
2. Ознакомление с ЛНА
С локальными нормативными актам (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) следует знакомить сотрудников. При необходимости трудинспектору надо предъявить доказательства такого ознакомления. Это может быть лист ознакомления с подписями сотрудников или журнал.
Некоторые работодатели пренебрегают этой нормой.
3. График отпусков
В некоторых компаниях этот документ не составляется, а отпуска предоставляются по договоренности на основании заявлений.
Между тем график отпусков является обязательным и даже если в коллективе не возникает споров по поводу очередности и выбора времени для отдыха, этот документ должен быть. Отпуска надо запланировать заранее, а уже по договоренности сторон в рабочем порядке дату отпуска можно перенести.
4. Расчетные листки
Расчетные листки надо обязательно выдавать сотрудникам. Но даже в тех компаниях, где эта норма соблюдается, не всегда есть чем доказать свою добросовестность.
Роструд, в частности, советует вести журнал выдачи расчетных листов во избежание разногласий как с самими работниками, так и с контролирующими органами.
5. Индексация зарплаты
Хотя Роструд неустанно разъясняет, что индексация зарплаты — это обязанность всех работодателей, на практике многие данную норму ТК игнорируют.
Коммерческие работодатели должны прописать нюансы индексации в нормативных актах. Если такой внутренней нормативки нет, ее надо разработать.
Отсутствие утвержденного работодателем порядка индексации зарплаты является нарушением трудового законодательства, за которое оштрафуют.
Консультации по зарплате и кадрам
Эксперты не просто дадут совет, но и оформят его в письменном виде со ссылками на законодательство
Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас!
Укажите ваши контакты в форме ниже, мы свяжемся с вами:
Начать дискуссию