Есть компенсация, без которой трудно представить любую удаленку. Это выплата за то, что дистанционщик использует в работе свое личное имущество. Отвечаем на самые острые вопросы про данное возмещение.
Обязательна ли компенсация за использование личного имущества?
До 2021 года стороны трудового договора сами решали обеспечивает работодатель удаленщика средствами труда или нет. Положительное решение закрепляли в трудовом договоре.
С 1 января 2021 главу ТК про дистанционную работу существенно переписали. Теперь по умолчанию вся нагрузка ложится на работодателя. Об этом — статья 312.6 ТК.
Именно задача работдателя — обеспечить дистанционщика всем необходимым. Как правило, это будет стационарный компьютер или ноутбук. Возможно и другое техническое оборудование. Например, фото- или видеокамера, графический планшет и т.п. Все зависит от того, чем занимается сама компания (ИП) и чем будет заниматься этот конкретный удаленный сотрудник.
Если компания сама, физически обеспечивает сотрудника всем необходимым, никакой компенсации за имущество платить не надо. Работодатель в таком случае тратится сам на средства труда.
Но не всегда возможно предоставить сотруднику все необходимое, проблемы может вызвать доставка и допзатраты на нее, особенно если сотрудник постоянно живет и работает в другом городе. Поэтому наиболее популярный вариант — когда работник использует собственное или арендованное имущество, а работодатель платит ему за это.
Что делать, если удаленка — экстренная, а бюджет на компенсацию не заложили?
Если у работодателя нет возможности в данный момент предоставить необходимые средства труда или выплатить компенсацию, то на время можно ввести режим простоя по независящим от сторон причинам. Такое запросто может случиться, если удаленка — не плановая, а экстренная. Например, при очередном витке пандемии власти отправили всех на удаленку и работодатель оказался не готов к дополнительным новым тратам.
Время простоя оплачиваем как ⅔ от тарифной ставки (оклада). Узнаем об этом, заглянув в последнюю часть статьи 312.9 ТК.
Сотрудник использует свое имущество без согласия работодателя
Ключевое условие для выплаты компенсации — сотрудник использует собственное или арендованное имущество с согласия или ведома работодателя.
Если руководство ни на что согласия не давало, удаленщик не вправе требовать компенсацию. Однако это совсем не выход — таким образом избегать выплаты. Как минимум, можно нарваться на претензии от самого работника.
Поэтому проще изначально работать в правовом поле и предусмотреть хотя бы небольшую выплату. Но она должна быть обоснована и подтверждена документально (см. Письма Минфина РФ от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 и от 29.10.2020 № 03-04-06/94269).
Как установить компенсацию за использование в работе личного имущества
Порядок, сроки и размеры выплат пропишите в трудовом договоре, локальном нормативном акте. Например, это может быть самостоятельное Положение об удаленной работе.
Сопроводите суммы расчетом-обоснованием. Это необходимо, чтобы не платить с компенсации НДФЛ и взносы (п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
Иначе, если никакого обоснования размера выплаты нет, контролеры могут прийти к выводу, что суммы вы завысили, и доначислят зарплатные налоги. Та же ситуация — если выплату вы собираетесь включать в расходы на ОСНО в налоговом учете. Необоснованные суммы могут убрать из затрат.
На УСН с объектом доходы минус расходы, увы, компенсацию по общему правилу не получится взять в расходы. Перечень трат для УСН закрытый и компенсация за использование личного имущества, кроме легковых авто и мотоциклов, в нем не поименована.
Как понять, в каком размере делать выплату
Во-первых, посмотрите на условия труда. Будет логично, если для работников по одной должности, с одинаковой нагрузкой размер компенсации будет одинаковым.
Во-вторых, учитывайте характер личного имущества. Если речь о каком-то оборудовании, логично ориентироваться на рыночные цены и нормы амортизации офисного оборудования. Т.е. можно использовать рекомендации и инструкции, например, для учета основных средств и другого имущества.
Например: сотрудник использует для работы личный компьютер, необходимо рассчитать размер компенсации в месяц. Срок полезного использования (СПИ) компьютерной техники — от 2-х до 3-х лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23).
Нужно учесть, что компьютер сотрудник использует как в личных, так и в рабочих целях, поэтому компенсацию можно рассчитать только за рабочее время.
Допустим стоимость компьютера — 50 000 рублей, а СПИ стороны установили — 3 года. Тогда расчет компенсации будет выглядеть так:
50 000 / 36 = 1 388, 88 — сумма амортизации в месяц. В апреле 2021 года 175 рабочих часов (при 40-ка часовой рабочей неделе), а всего часов в месяце — 30*24=720. Получается, что сумма компенсации равна: 1 388,88 / 720 * 175 = 337,58.
Сложнее придется с расчетом за интернет, электроэнергию, тепло. В каком размере компенсировать подобные вещи? Можно ориентироваться опять-таки на средний уровень подобных месячных затрат. Только компенсировать не всю сумму, а считать в пропорции, в зависимости от количества рабочих дней / часов в конкретном месяце.
Есть еще вариант — просто сделать прибавку к зарплате сотрудника, но она соответственно увеличит ФОТ и будет облагаться НДФЛ и взносами.
За те периоды, что сотрудник болел, отдыхал, компенсацию не начисляйте!
А вот время, которое выделили под оргмоменты (рабочие совещания, переписка в мессенджерах с клиентами или другими сотрудниками, видео-коллы и конференции и т.д.) — рабочее, его включайте в расчет (ч. 6 ст. 312.4 ТК).
Еще идея — посмотреть на тарифы в коворкингах в городе, где живет удаленщик, и исходить из них. Такой расчет также нужно подтвердить документально, например приложить прайсы различных коворкинг-центров.
Если возмещаете реальные затраты сотрудника на расходные материалы, также подтвердите их чеками. квитанциями и другими документами. Их сотрудник может передавать в т.ч. в электронном виде, например при покупке попросить предоставить электронный чек и затем переслать ссылку на него работодателю. Это сократит количество бумажных документов, которыми нужно обменяться с сотрудником.
Составлять авансовый отчет в такой ситуации не требуется, ведь аванс работодатель не выдает. Достаточно первоначального согласия компании на подобную трату и заявления от работника на возмещение покупки.
Некоторым бухгалтерам спокойнее, чтобы авансовый отчет был. Если его составить, ошибки не будет.
Как провести выплату в бухучете
В бухгалтерском учете для начисления выплаты выбирайте счет отнесения затрат в зависимости от того, какие функции выполняет сотрудник. Проводка будет такая:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
— начислили компенсацию за использование личного имущества сотрудника.
Эта же запись будет, если возместили расходы.
Выплаты удаленщику скорее всего будут на карту:
Дебет 73 Кредит 51
— выплатили компенсацию за использование личного имущества.
Задайте вопрос экспертам по зарплате
Мы подготовим вам письменный ответ со ссылками на законодательство!
Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас!
Укажите контактные данные и наш специалист свяжется с вами, первая консультация - бесплатно:
Начать дискуссию