Работник постоянно находится в поездках — когда это просто командировки, а когда особый характер работы, как правильно оформить «разъездного» сотрудника и оплатить его труд и расходы? Ответы на эти и другие вопросы о разъездной работе вы найдете в сегодняшней статье.
Чем разъездная работа отличается от командировки
Разъездной характер работы подразумевает регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой местности. Обычно у персонала с разъездным характером работы нет стационарного рабочего места. Выезжая в служебные поездки, такие сотрудники несут определенные расходы, которые им компенсирует работодатель.
Например: курьер доставляет заказы по территории Москвы и МО. Ежедневно он перемещается по обслуживаемой территории, а работодатель компенсирует ему транспортные расходы.
В отличие от командировки разъездной характер работы:
- Должен быть зафиксирован в трудовом договоре.
- Не требует издания распоряжения (например: приказа руководителя) на каждую поездку.
- Может иметь упрощенный порядок отчетности. Например: работник отчитывается о поездках один раз в месяц.
- Оплачивается в обычном порядке. То есть за время нахождения в служебной поездке сотрудник получает не средний заработок, а заработную плату.
- Отмечается в табеле, как обычное рабочее время. Например: «Я», или другой буквенный код, который утвержден на предприятии и соответствует явке работника.
Если сотрудник с разъездным характером работы направляется в другую местность, отличную от территории обслуживания, то такую поездку нужно оформить, как командировку.
Например: менеджер по продажам — разъездной работник, он обслуживает территорию Москвы и МО. Руководство направляет его в Санкт-Петербург на два дня. Эта поездка будет являться командировкой.
Важно: работнику можно установить территорию обслуживания «в пределах РФ», законом это не запрещено.
Как оформить разъездной характер работы
Работодатель должен определить, в отношении каких профессий или должностей нужно утвердить разъездной характер работ.
Сведения об установлении разъездного характера работ нужно отразить в действующих локальных актах организации (например: ПВТР, коллективном договоре) и трудовых договорах.
Пример формулировки пункта трудового договора:
Перечень должностей и прочие условия разъездного характера работ можно зафиксировать приказом руководителя или прописать в отдельном положении.
В положение о разъездном характере работ обычно включают:
- перечень должностей;
- формы первичных документов по служебным поездкам (например: маршрутный лист, служебное задание, путевой лист);
- порядок выдачи и приема этих документов;
- размер и порядок возмещения расходов.
Фиксация условий разъездной работы в отдельном положении предпочтительней для работодателя, так как если ситуация на предприятии изменится, то откорректировать положение будет проще, чем вносить правки в несколько разных локальных актов. Особенно сложно изменять условия коллективного договора. Ведь придется проводить коллективные переговоры, а после регистрировать изменения в местном органе по труду.
Важно: не забудьте, что сотрудников нужно ознакомить под роспись с локальными актами предприятия, которые связаны с их трудовой функцией.
Если характер работы сотрудника поменялся со стационарного на разъездной — перезаключать трудовой договор не нужно. Достаточно зафиксировать изменения в дополнительном соглашении.
Надбавки и компенсации
Работодатель обязан компенсировать разъездному работнику:
- транспортные расходы;
- затраты на временное проживание, если сотрудник в разъездах не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту жительства (например: аренда жилья, гостиниц, суточные);
- другие расходы, которые сотрудник согласовал с работодателем (например: услуги платной парковки).
Также работодатель вправе по собственной инициативе установить надбавку за разъездной характер работ. Это может быть процент от оклада или фиксированная сумма.
Пример формулировки пункта трудового договора:
«Работнику устанавливается надбавка за разъездной характер работы в размере 15 % от оклада».
Важно: надбавка не может заменить компенсацию расходов. Надбавку разъездному работнику можно не назначать, а вот возместить расходы — прямая обязанность работодателя, предусмотренная трудовым законодательством (ст. 168.1 ТК РФ).
Хотя, в некоторых случаях надбавка тоже может быть обязательной.
Например: требование об обязательной надбавке содержится в Отраслевом соглашении по дорожному хозяйству РФ на 2020-2022 годы и распространяется на персонал дорожных организаций.
Налогообложение и страховые взносы
Если трудовая функция сотрудника связана с постоянными разъездами, и это отражено в трудовом договоре и локальных актах предприятия, то суммы компенсаций не облагаются налогом на доходы и страховыми взносами.
Однако расходы сотрудника должны быть документально подтверждены. Если документы отсутствуют, теряется компенсационный характер выплат. То есть сотрудник получает доход, который облагается налогами и взносами в установленном порядке.
Важно: по мнению Минфина суточные для разъездных работников не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальными актами организации (письмо от 24.02.2021 № 03-04-06/12696).
То есть, если при командировках суточные освобождаются от НДФЛ только в пределах норматива, то суточные при разъездной работе освобождены от обложения НДФЛ в полном размере.
В свою очередь надбавка является составной частью заработной платы. Поэтому она облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Задайте вопрос эксперту по зарплате
Мы подготовим вам письменный ответ со ссылками на законодательство!
Оставьте заявку на консультацию прямо сейчас!
Начать дискуссию