Как учесть расходы при командировках

Как не ошибиться бухгалтеру, принимая к налоговому учету расходы командированных работников.

Командировочные расходы в Налоговом кодексе

Как и любые расходы, уменьшающие налог на прибыль, расходы на командировки должны быть документально оформлены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НК РФ относит расходы на командировки к прочим расходам на производство и реализацию (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако в кодексе не приводится полной расшифровки, что именно можно считать командировочными расходами в целях налогового учета. Есть лишь их примерный перечень, причем с ограничениями. К командировочным расходам НК РФ в частности относит:

расходы на проезд сотрудников к месту командировки и обратно;
расходы на жилье в месте командировки;
суточные;
затраты на оформление паспортов, виз.

Такая ситуация привела к необходимости постоянных обращений к Минфину России для разъяснения вопросов о том, можно ли учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль те или иные командировочные расходы.

Поэтому бухгалтеру придется изучать не только положения НК РФ, но и достаточно большое количество писем Минфина России по этой теме. И уточнять, насколько расходы, определенные в локальном нормативном акте о командировках, соответствуют критериям их принятия к налоговому учету.

Стоимость проезда командированных сотрудников для налогового учета

Рассмотрим некоторые неоднозначные ситуации, связанные со стоимостью проезда командированного сотрудника.

К налоговому учету может быть принята стоимость проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Важен ли при этом пункт отправления в командировку? Может он не совпадать с месторасположением постоянного места работы сотрудника (в том числе дистанционного)?

Выезд в командировку не из месторасположения постоянного места работы

В разъяснении этого вопроса контролёры опираются на положения Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», а именно на п. 4 Постановления, который связывает начало командировки с местом отправления сотрудника от места постоянной работы, а не от любого иного места его пребывания (Письмо Минфина России от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49840). Следовательно, по мнению контролеров, оплата проезда сотрудника к месту командировки не от места постоянной работы не будет считаться командировочным расходом.

Исключение сделано для проезда сотрудника, направленного в командировку сразу по окончанию отпуска. Учет таких расходов не противоречит положениям п.12 ст. 264 НК РФ.

Сотрудник остается в месте командировки для проведения отпуска

Если сотрудник остается в месте командировки после ее окончания, чтобы провести там отпуск, и уже из отпуска возвращается к месту постоянной работы, признать расходы на обратную дорогу в налоговом учете не получится.

Аналогично этому нельзя признать налоговым расходом стоимость проезда к месту командировки, если сначала сотрудник будет проводить там отпуск, а уже по окончании отпуска приступит к выполнению командировочных обязанностей.

Вместе с тем, если сотрудник выезжает из места отпуска в командировку, то расходы на проезд в этом случае должен возместить работодатель, они также не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина от 09.11.18 № 03-04-06/80946).

Даты отъезда в командировку и возвращения из нее не совпадают со сроком командировки

При этом провести выходные в месте командировки, приехав туда заранее, или оставшись после командировки, можно без ущерба для прибыльных расходов. Однако незначительную задержку (или предварительное прибытие) необходимо согласовать с руководством и экономически обосновать, а еще лучше — внести изменения в приказ о командировке и указать новые даты, чтобы избежать вопросов проверяющих.

В частности в Письме от 23.09.2020 № 03-15-06/83264 Минфин высказался однозначно — если даты в проездных документах и даты командировки не совпадают, то такие затраты нельзя признать компенсацией командировочных расходов и они должны облагаться НДФЛ и взносами.

Включить их в расходы на прибыль не получиться, т. к. получается у них нет экономического обоснования.

В случае, если задержка сотрудника с возвращением из командировки произошла не по его вине (например, из-за задержки рейсов, остановки движения по трассе из-за аварии или ремонтных работ), требуется приказом продлить срок командировки, объяснив причины. Это поможет избежать разногласий с контролерами.

Для рассмотрения ситуаций связанных с командировками дистанционного работника, необходимо помнить, что место его постоянной работы прописано в трудовом договоре, и не обязательно совпадает с местонахождением организации-работодателя.

Компенсация за использование личного транспорта в командировке

Конечно же, под стоимостью проезда понимается как стоимость билетов на общественный транспорт, так и затраты на проезд на личном или арендованном транспортном средстве, если это предусмотрено условиями командировки и должным образом оформлено.

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, за использование которого ему выплачивается компенсация, то к расходам по налогу на прибыль можно принять только часть затрат, определенную Постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

В сумме компенсации уже учтены затраты на ГСМ, а также другие расходы, в частности по обслуживанию авто. Поэтому дополнительно принять их в расходы по налогу на прибыль нельзя (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 15.01.2020 № 03-11-11/1198).

Стоимость проживания сотрудников в командировке для налогового учета по налогу на прибыль

Командированные сотрудники могут проживать в гостиницах или арендовать жилье, как у граждан, так и индивидуальных предпринимателей или юрлиц.

В любом случае для включения расходов на оплату жилья необходимы подтверждающие документы как на само проживание, так и на оплату.

Проживание в гостинице

При проживании в гостиничном номере документами, подтверждающими проживание, могут служить:

счет на гостиничные услуги;
акт об оказании услуг.

Документы об оплате:

если организация оплачивала гостиничные услуги со счета — выписка банка, платежное поручение;
если работник оплачивал проживание на месте наличными или картой — чек онлайн-ККТ.

Обратите внимание! Если подотчетник при оплате картой или наличными сообщил, что он выступает от имени организации или ИП, то в чеке онлайн-кассы должны быть указаны ИНН клиента — организации или ИП, а также наименование компании или ФИО предпринимателя.
Если подотчетное лицо ничего не сообщило, то чек ему выдадут без этих реквизитов. Его также можно будет принять к учету.

Контролёры предупреждают, что выделенные в документах расходы на питание нельзя учесть в качестве уменьшающих базу по налогу на прибыль, а вот если такие расходы в счете не были выделены, то принимается к учету вся сумма, оплаченная по нему (см. пример положительного для компании решения в Постановлении от 31.01.2019 № Ф07-16272/18).

Кроме того, в НК РФ существует прямой запрет на налоговый учет затрат на обслуживание в номере, в барах и ресторанах, оплаты услуг рекреационно-оздоровительных объектов.

Аренда жилья у организации

В случае, если арендодателем является юрлицо — для подтверждения расходов понадобится приходный кассовый ордер, чек онлайн-ККТ (при оплате наличными или картой), а также договор и акт оказания услуги. К договору аренды также обычно составляются акты приемки-передачи квартиры (в них в частности указывается состояние квартиры, наличие техники, мебели и т. п.).

Если арендодатель — ИП

Документы на аренду тут будут «стандартные» — договор, акт об оказании услуги или другой аналогичный документ. А вот документ об оплате, если она производится наличными или картой зависит от системы налогообложения ИП.

ИП-самозанятые выдают чек из приложения «Мой налог».

ИП, которые сдают в аренду собственные жилые помещения, имеют права не использовать кассу и не выдают клиенту никаких расчетных документов (п.2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ).

ИП на патенте, при сдаче в аренду квартиры также могут не использовать онлайн-кассу, но при этом обязаны выдать клиенту документ, подтверждающий оплату (обязательные реквизиты такого документа указаны в абз. 4 — 12 п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Если речь идет об аренде квартиры у ИП, которая состоялась до 1 июля 2021 года, то для ИП до этого дня действовала льгота — при оказании услуг (в т. ч. сдаче в аренду имущества) они могли не применять онлайн-кассу и не выдавать клиентам никаких расчетных документов.

Остальные предприниматели обязаны применять кассу и предоставлять арендодателю чек онлайн-кассы по тем же правилам и с теми же реквизитами, что и организации (см. выше).

Арендодатель — физическое лицо

Если физлицо-самозанятый, он также выдает чек из приложения «МойНалог». Акт и договор лучше в этом случае также попросить, хотя не все физлица готовы их предоставить.

Если речь об обычном физлице, без особого статуса, то здесь подтверждением оплаты наличными (или переводом с карты на карту, что тоже практикуется) служит расписка (должна содержать паспортные данные физлица), а также договор аренды и акты приемки-передачи помещения.

Но в этом случае у организации или предпринимателя, направивших сотрудника в командировку, может возникнуть одна проблема — ФНС зачастую считает, что в данном случае физлицо получило доход от организации (ИП)-налогового агента (даже если оплату вносил подотчетник лично, действовал то он от имени организации).

Налоговики считают, что в данном случае необходимо сообщить о факте получения дохода и невозможности удержания НДФЛ в ИФНС.

Если организация заранее заключила договор с физлицом и производит оплату ему за аренду квартиры с расчетного счета, то должна при выплате удержать налог и перечислить его в ИФНС.

Суточные для целей налогообложения прибыли

Размеры суточных выплат командированным сотрудникам определяются в локальном нормативном акте организации. Причем суточные могут быть дифференцированы в зависимости от должности сотрудников.

В расходах по налогу на прибыль суточные принимаются в полной сумме, определенной в ЛНА, за каждый день в командировке, включая праздничные и выходные дни, а также дни нахождения в пути. Исключение составляют суточные при однодневных командировках.

В связи с тем, что законодательством РФ не предусмотрена выплата суточных за нахождение в однодневной командировке по России, даже при наличии такой возможности в ЛНА организации, учесть такой расход в уменьшение базы по налогу на прибыль не получится.

Однако для однодневных командировок за границу п. 20 Постановления № 749 предусматривает суточные в размере 50% от установленных нормативным актом организации, поэтому такие затраты могут быть приняты в качестве расхода по налогу на прибыль.

Затраты на оформление виз, паспортов, приглашений и аналогичных документов для налога на прибыль

Такого рода затраты, предусмотренные НК РФ, могут быть приняты в качестве внереализационных расходов по налогу на прибыль, даже если командировка не состоялась (Письма Минфина РФ от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).

Исключение составляют случаи, когда командировка была отменена по вине сотрудника (Письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@).

Напомним основные бухгалтерские проводки, отражающие командировочные расходы:

Дт 71 Кт 51, 50 — выплачены подотчетные средства сотруднику.

Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91 Кт 71 — учтены командировочные расходы на проезд и проживание (без НДС) и суточные сотрудника.

Дт 19 Кт 71 — отражен «входной» НДС по командировочным расходам.

Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.

Дт 76 (60) Кт 51 — оплачены расходы по командировке с расчетного счета.(оплата гостиницы, билетов и т.п.)

Дт 71 Кт 52 — перечислены подотчетному лицу средства в валюте для зарубежной командировки.

Итак, чтобы учесть расходы на командировки в уменьшение базы по налогу на прибыль, бухгалтеру необходимо проверить их четкое соответствие локальному нормативному акту организации и критериям, изложенным в НК РФ, а также учесть мнение контролеров о соответствии расходов перечню, приведенному в пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ.

Курс «Кадровый учет и делопроизводство»

Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!