Направляя в командировку сотрудника, компания должна обеспечить его деньгами для осуществления необходимых расходов. К таким расходам относятся в т. ч. суточные. Как они рассчитываются, какими налогами облагаются, какие лимиты использовать при перечислении, расскажем ниже в статье.
Согласно определению из статьи 168 ТК РФ суточные относятся к дополнительным тратам при проживании вне места жительства.
В статье 168 поименованы все возможные виды командировочных расходов, а именно:
- расходы на проезд;
- затраты по найму жилого помещения;
- суточные;
- иные расходы.
Таким образом, обязанность выплачивать суточные сотрудникам определена Трудовым Кодексом. Кроме того, работодатель должен возместить расходы, понесенные работником во время командировки и подтвержденные после нее.
Как определить размер суточных
Величина суточных выплат определяется компанией самостоятельно на основании локальных актов, например, коллективным договором или положением о командировках.
Определенного, регламентированного законодательством, размера выплат нет. Организация может назначить суточные в 500 рублей или 5 000 рублей в сутки, также возможна разница в размере суточных для различных отделов компании. Например, руководителю могут быть назначены суточные в размере большем, чем менеджеру по продажам.
Пример: Выдержка из Положении о командировках ООО «Альфа»:
«5.2. Установить размер суточных в следующих пределах:
Для административно-управленческого аппарата:
- 1 000 рублей в сутки при командировках по территории РФ;
- 3 500 рублей в сутки при заграничных командировках;
Для отдела сбыта:
- 800 рублей в сутки при командировках по территории РФ;
- 3 000 рублей в сутки при заграничных командировках;
Для иных отделов:
- 700 рублей в сутки при командировках по территории РФ;
- 2 500 рублей в сутки при заграничных командировках».
Суточные при заграничных командировках
При расчете суточных в иностранных командировках следует учитывать следующее:
- День пересечения границы РФ при направлении в другую страну считается днем заграничной командировки. Размер суточных определяется из расчета пребывания за границей.
- День пересечения границы РФ при возвращении считается как день внутренней командировки. Размер суточных определяется, как при командировках по России.
В дни пересечения границ суточные рассчитываются на основании отметок пограничников в загранпаспорте, либо в проездных документах (если сотрудник командирован в страны СНГ, где отметки в загранпаспорте не ставят).
Пример: Сотрудник из административно-управленческого персонала ООО «Альфа» направлен в служебную командировку в г. Прага, Чехия. Срок командировки – с 4 сентября 2021 г. по 14 сентября 2021 г. В Прагу сотрудник добирается самолетом, обратно – поездом. Билеты куплены заранее.
4 сентября 2021 года сотрудник пересекает границу РФ, значит ему полагаются суточные в размере 3 500 рублей в день.
С 5 по 12 сентября (8 дней) он находится в Праге, за этот период ему полагаются следующие суточные – 3 500 * 8 = 28 000 рублей,
13 сентября он садится в поезд и 14 сентября пересекает границу РФ. За этот период ему начислены суточные – 3 500 руб. (за 13 сентября — время в поезде не на территории РФ) + 1 000 руб. (за день, в который произошло пересечение границы) = 4 500 руб.
Итого: 3 500 руб. + 28 000 руб. + 4 500 руб. = 36 000 руб.
Суточные и НДФЛ
Суточные не облагаются НДФЛ в определенных НК РФ пределах (п. 3 ст. 217 НК РФ):
- до 700 руб. в сутки при командировках по России;
- до 2 500 руб. в сутки при зарубежных поездках.
С сумм сверх этих лимитов нужно удержать НДФЛ.
Если использовать данные предыдущего примера:
За суточные по стране НДФЛ нужно удержать с суммы 300 рублей (1 000 – 700 = 300 руб.). 300 * 13 % = 39 руб.
За «заграничные» суточные: 35 000 - (2 500 * 10) = 10 000 - облагаемая НДФЛ часть суточных. 10 000 * 13% = 1 300 руб. - налог.
Удерживать налог следует тогда, когда выдается заработная плата за месяц, в котором утвержден авансовый отчет. Налог подлежит уплате в бюджет на следующий день после удержания.
Пример. Сотрудник направлен в командировку с 15 августа по 30 августа. Авансовый отчет утвержден 3 сентября. Зарплата в компании выплачивается 6-го числа. НДФЛ с суточных сверх нормы подлежит удержанию 6 октября - в момент выплаты заработной платы за сентябрь 2021 г.
Суточные и страховые взносы
Компании обязаны исчислять страховые взносы с величины суточных, превышающей следующие размеры (п. 2 ст. 422 НК РФ):
- 700 руб. в сутки при командировках по России;
- 2 500 руб. в сутки при зарубежных отправлениях.
Пример: командировка сотрудника из административно-управленческого аппарата ООО «Альфа» назначена в г. Нижний Новгород, Россия, на 5 дней. Локальным нормативным актом размер суточных утвержден в размере 1 000 руб. в день.
Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, которые необходимо исчислить с суточных, составляют (1 000 руб.- 700 руб.) * 5 дней * 22% = 330 руб.
Страховые взносы на обязательное медицинское страхование, которые необходимо исчислить с суточных, составляют (1 000 руб.- 700 руб.) * 5 дней * 5,1% = 76 руб. 50 коп.
Страховые взносы на обязательное социальное страхование, которые необходимо исчислить с суточных, составляют (1 000 руб.- 700 руб.) * 5 дней * 2,9% = 43 руб. 50 коп.
Страховыми взносами от несчастных случаев суточные не облагаются независимо от того превышают ли они установленный НК лимит (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ), но необходимо, чтобы размер суточных был прописан в локальном акте компании.
Налогообложение суточных
При расчете налога на прибыль командировочные расходы, в том числе суточные, включайте в расходы в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для упрощенцев действует такое же правило: суточные можно учесть в расходах полностью (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
Суточные при командировках на 1 день
Действующим законодательством не определены суточные при однодневных командировках, потому что суточные, согласно ТК РФ, связаны с расходами при проживании вне места жительства. Когда командировка длится 1 день, сотрудник ежедневно возвращается домой. Таким образом, суточные нельзя отнести к компенсации дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. (п.1 ст. 168 ТК РФ)
Однако, компании самостоятельно вправе утвердить в локальном нормативном акте компенсацию за однодневные командировки. Только в таком случае есть несколько тонкостей, связанных с налогообложением:
- Такая выплата будет облагаться и НДФЛ, и страховыми взносами в полном объеме.
- При расчете налога на прибыль суточные с однодневных командировок нельзя учесть в расходах. Однако, если сотрудник предоставит подтверждающие документы, связанные с командировкой, расходы можно принять как другие расходы, связанные с производством и реализацией. (п. 1 ст. 264 НК РФ)
- Что касается страховых взносов, то учет их в случае удержания со сверхлимитных суточных, при расчете налога на прибыль невозможен.
Как выдавать суточные сотрудникам
Выдача суточных осуществляется перед отправкой в командировку. Перечислять средства можно удобными способами:
- личная карта сотрудника;
- наличные в кассе;
- корпоративная карта.
При выдаче карты, привязанной к счету компании, сотруднику необходимо разработать и подписать множество документов, предусматривающих материальную ответственность, способы использования карты.
В коллективном договоре, положении о командировках должен быть предусмотрен пункт об использовании корпоративных карт. Компания должна разработать и утвердить приказ, в котором утверждаются:
- сотрудники, имеющие право пользоваться картами;
- список расходов, на которые могут быть потрачены денежные средства;
- лимиты для командировочных расходов.
Значительно проще использование личных карт, как с точки учета, так и с точки контроля. Сотрудник не потратит в командировке больше перечисленных и рассчитанных средств.
Денежные средства могут быть выданы как в рублях, так и в валюте. Командировочные расходы, в том числе суточные, выданные заранее в иностранной валюте, пересчитываются на день выдачи. Таким образом, в авансовом отчете, подтверждающем расходы денежных средств, выданных в валюте, суммы будут отражаться по курсу, который был в день выдачи. Нет необходимости пересчитывать курсы на дату утверждения авансового отчета или любую другую дату.
После командировки работник должен отчитаться за полученные средства. Срок, в который сотрудник представляет в бухгалтерию документы, компания устанавливает самостоятельно в локальных нормативных актах. Работник составляет авансовый отчет и прикрепляет к нему подтверждающие документы - чеки, квитанции, билеты. Однако, за суточные работник не обязан отчитываться.
Если командировка была досрочно прекращена, сотрудник вернулся раньше срока, суточные за неиспользованные дни необходимо вернуть.
Выходные дни и суточные
Суточные полагаются работнику за каждый день, проведенный в командировке (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), в том числе:
- за выходные и праздничные дни, если они попали в период командировки;
- дни проезда.
Таким образом, за все дни, проведенные в служебной командировке, полагается начислить и выплатить суточные, даже если на этот период выпал на выходной или праздничный день.
Простой и суточные
По своей сути, суточные – это компенсация, они не являются оплатой за труд. Поэтому, во время простоя, вне зависимости от его причины, компания обязана начислить и выплатить суточные за все дни командировки. (Письмо Роструда от 30.04.2008 № 1024-6)
Во время командировки причинами, по которым может быть объявлен простой, являются:
- вина работника;
- вина работодателя;
- не зависящие обстоятельства, форс-мажоры, например, закрытие границ, введение режима самоизоляции.
При этом задержка рейса или его отмена тоже являются простоем, суточные за это время подлежат оплате в полном объеме. Сотрудник должен подтвердить изменение во времени или маршруте путем предоставления справок или билетов с соответствующими отметками перевозчика после возвращения из служебной командировки.
Основные правила при выплате суточных
- Начисляйте суточные за каждый день командировки, в том числе выходные и праздничные дни, дни проезда до места назначения и обратно.
- Выплачивайте суточные до начала командировки. Выплачивать можно и в рублях и в валюте.
- Не исчисляйте НДФЛ и страховые взносы с суточных, размер которых не превышает 700 рублей для поездок по РФ, и не больше 2500 рублей для поездок за границу.
- Утвердите размер суточных в локальном внутреннем документе, например, положении о командировках, коллективном договоре.
- Учитывайте в расходах по налогу на прибыль, УСН суточные за все дни командировки в полном объеме.
- Требуйте от сотрудника отчитаться за полученные денежные средства в после прибытия на место работы. Попросите заполнить авансовый отчет, прикрепив к нему все квитанции, чеки, билеты, подтверждающие совершенные служебные расходы.
- Выплачивайте суточные за все дни командировки, даже в случаях задержки или отмены рейсов, поездов, изменения маршрутов.
Курс «Кадровый учет и делопроизводство»
Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!
Начать дискуссию