Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Законопроектом № 1162885-7 Трудовой кодекс РФ дополняется статьей 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Проект закона закрепляет понятие «электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Под этим термином в сфере трудовых отношений понимается создание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Новшества позволят персоналу удалённо оформлять документы, связанные с их трудовой деятельностью и подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью, также обмениваться документами с работодателем по средствам электронных сообщений.

Нормы, которые устанавливаются проектом, будут применяться лишь к документам, оформляемым на бумажном носителе в рамках трудового законодательства. К примеру, трудовой договор, также предъявляемые при его заключении документы, ученический договор, договор о материальной ответственности и другие кадровые документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ (абз. 20 п. 1 ст. 1 законопроекта).

При подписании электронных документов как со стороны работодателя, так со стороны сотрудника планируется применять усиленную квалифицированную электронную подпись.

В соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в некоторых случаях будет достаточно усиленной неквалифицированной подписи работника.

Осуществлять электронный документооборот предполагается посредством единой цифровой платформы «Работа в России», включая взаимодействие через портал Госуслуг с использованием федеральной государственной информационной системы ЕСИА, и иные информационные системы (абз. 13 п. 1 ст. 1 законопроекта).

Проект не устанавливает обязательные требования о переходе на электронный документооборот, беря во внимание, что в настоящее время работодатели ведут документооборот на бумажных носителях. Решение о переходе на электронный документооборот принимается компанией самостоятельно (абз. 5 п. 1 ст. 1 законопроекта).

При принятии такого решения наниматель должен будет уведомить всех сотрудников организации, также лиц, поступающих на работу, — при заключении трудового договора. Сотрудники либо лицо, поступающее на работу в свою очередь, будут вправе написать письменный отказ от перехода на электронный формат кадровых документов.

Если сотрудник не подаст заявление о несогласии — это будет трактоваться как согласие работника. Но даже если заявление о несогласии работником подано — в дальнейшем работник не лишён права передумать и подать заявление о согласии.

Лица, которые не имели возможность по уважительным причинам подать работодателю заявление о несогласии перехода на электронный документооборот в срок, который был установлен локальным нормативным актом, имеют право подать его по окончании обстоятельств, явившихся причинами пропуска срока подачи такого заявления.

Однако, коллективным договором может быть предусмотрено распространение работодателем электронного документооборота на всех сотрудников, при условии, что свыше пятидесяти процентов работников дадут согласие на переход электронного документооборота (абз. 12 п. 1 ст. 1 законопроекта).

Работодатель обладает правом применять при подписании электронных документов усиленную квалифицированную электронную подпись в сертификате проверки ключа, в которой указано наименование юридического лица без указания физического лица, действующего от имени юридического лица.

При подписании электронных документов сотрудником либо лицом, поступающим на работу, посредством единой цифровой платформы «Работа в России», в том числе с использованием портала Госуслуг, могут использоваться простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленными Правительством Российской Федерации, или усиленная неквалифицированная подпись работника или лица, поступающего на работу, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке.

В настоящее время проект не предусматривает обязать работодателей выдавать сотрудникам усиленные электронные подписи и сотрудникам придётся оформлять их за свой счёт. Однако наниматель обладает правом безвозмездно выдать сотруднику либо лицу, которое поступает на работу, усиленную квалифицированную электронную подпись.

Кроме того, работник или лицо, поступающее на работу, вправе применять ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

В случае, если проект закона будет принят, он вступит в силу с 16 ноября 2021 года, кроме положений о единых требованиях к составу и форматам электронных документов, которые разработают совместно Минтруд России и Минцифры России (вступит в силу с 1 октября 2022 года).