Арендуем жильё для иногороднего сотрудника

Довольно часто на предприятиях принимают решение о привлечении к работе сотрудников из других городов или стран, с договорённостью, что компания будет оплачивать таким подчинённым жильё. В своей статье рассмотрю порядок оформления таких расходов предприятий, а также обложение НДФЛ и страховыми взносами.

Компенсация аренды жилья сотрудникам — это своего рода выплата, возмещающая затраты при вынужденном переезде для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места жительства. Дабы избежать замечаний от контролирующих органов при проверке о включение в затраты таких расходов, очень важно правильно оформить все сопутствующие документы.

Компенсация расходов

Напомню вам, что статья 169 ТК РФ указывает на обязанность работодателя в возмещении подчинённому расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда и смены жительства из-за выполняемой работы, так называемые подъёмные. Можно ли относить к таким расходам компенсацию оплаты за аренду жилья, законодательно, увы, не разъяснено. Попробуем с этим разобраться.

Документы, необходимые для возмещения затрат

Работодатель вправе возмещать сотрудникам, которые были вынуждены переехать для выполнения работы, сумму оплаты за аренду жилья. Обязательно пропишите порядок возмещения в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

Как правило, для возмещения компенсации за аренду жилья нужно всего два документа:

Работодатель может договориться о самостоятельной оплате сотрудниками аренды съёмного жилья. В этом случае нужны будут следующие документы:

Далее работодателем издаётся приказ либо на компенсацию арендной платы за жильё, либо на предоставление служебной квартиры иногородним сотрудникам.

Если сотрудники сами оплачивают коммунальные услуги, то необходимо указать данное условие в документе о предоставлении права на проживание. В трудовом договоре обязательно укажите факт возмещения расходов и их размер.

НДФЛ и страховые взносы

Контролирующие органы довольно категорично относятся к вопросу обложения НДФЛ компенсации арендной платы за жильё. Они её относят к выплатам по заработной плате в натуральной форме, об этом указано в Письме Минфина от 14.01.19 № 03-04-06/1153, а значит предполагают, что с неё исчисляются и уплачиваются НДФЛ и страховые взносы. Давайте углубимся в данный вопрос и выясним, так ли это на самом деле?

В налоговом кодексе чётко сказано, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Самостоятельная оплата аренды квартиры организацией или же возмещение суммы аренды, уплаченной сотрудником является доходом сотрудника в натуральной форме, так в своём письме указывает Минфин. Отсюда следует, что сумму компенсации за арендную плату жилья подчинённому, работающему по трудовому договору, нужно включить в доход работника, облагаемый НДФЛ в полном размере (ст. 211 НК РФ).

Как ни странно, но позицию Минфина нельзя назвать бесспорной. Ведь, если посмотреть с другой стороны, то оплату аренды жилья сотрудникам из других городов можно приравнять к выплате компенсационного характера, ведь она непосредственно связана с выполнением трудовых обязанностей. И тогда получается, что данная компенсационная выплата не должна входить в налоговую базу по НДФЛ. Некоторые арбитражные суды с таким аргументом соглашаются.

К примеру, в Постановление ФАС Восточно — Сибирского округа от 11 сентября 2013 г. № Ф02-4189/13 по делу № А19-2330/2013 была упомянута статья 169 ТК РФ, о ней я, как раз, писала выше. Судьи признали оплату аренды жилья сотруднику обустройством на новом месте жительства (с учётом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре) и сослались на п. 3 ст. 217 НК РФ, что выплаты компенсационного характера не облагаются НДФЛ.

В Постановлении ФАС Уральского округа от 8 июня 2012 г. № Ф09-3304/12 по делу № А07-9065/2011 решающим аргументом стало то, что произведённые организацией выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородними сотрудниками своих должностных обязанностей. В противном случае, эти работники не смогли бы выполнить свою работу, если бы жили в другом месте.

Контролирующие органы считают, что суммы возмещения расходов аренды жилья облагаются страховыми взносами в полном объёме. Ведь такие компенсационные выплаты статьей 169 ТК РФ не предусмотрены, а в ст. 422 НК РФ не перечислены.

Закон о страховых взносов (п.2 ч.1 ст.9 № 212 ФЗ от 24.07.2009) содержит информацию, что законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением застрахованным лицом трудовых обязанностей, в том числе и переезд в другой город для работы, не облагаются страховыми взносами.

Судебная практика складывается в пользу работодателей:

1. ВАС РФ от 26.12.2013 № ВАС-15887/13;
2. ФАС УО от 26.03.2014 № Ф09-969/14;
3. ФАС СКО от 11.09.2013 № Ф08-2157/13;
4. ФАС ПО от 22.08.2013 № Ф06-7346/13.

Рассмотрим Определение Верховного Суда РФ от 25.03.2015 № 309-КГ15-602

В нем даны разъяснения по возмещению сумм расходов оплаты аренды жилья, предусмотренных ЛНА или коллективным договором на предприятии. Суммы таких возмещений не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

Судьи отметили, что оплата аренды жилья для подчиненного относится к выплатам социального назначения и не является стимулирующей. Несмотря на то, что оплата произведена в рамках трудовых отношений, она не приравнивается к заработной плате (ст. 129 ТК РФ), а также не зависит от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы. Из чего следует, что в этом случае нельзя говорить о скрытой форме оплаты труда и начислять взносы нет никаких оснований.

Также существует судебная практика, показывающая, что если сотрудникам компенсировали затраты в силу разъездного характера работы, и работодатель при этом смог доказать это, предоставив некие локальные нормативные акты, такие как служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, табели, путевые листы, то такие выплаты не облагаются страховыми взносами.

Хочу обратить ваше внимание, что законодательно не закреплены размеры компенсации, которую работодатель должен оплатить сотруднику в качестве подъёмных и аренды жилья. Могу предположить, что контролирующие органы вряд ли согласятся с тем, что компенсация арендной платы за жильё подчинённому в течение нескольких месяцев или даже лет, — это те самые подъёмные, которые предусматривает Трудовой кодекс.

Курс «Кадровый учет и делопроизводство»

Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!

Записаться

Татьяна Андрияшкина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

• РСВ за первое полугодие 2020 года. Особенности заполнения по льготным тарифам
• Увольняя сотрудника в 2020 году, работодатель должен выдать пакет документов
• В 2020 году для физических лиц установлен новый порядок получения статуса налогового резидента РФ
• Скидка или надбавка к тарифу страховых взносов на травматизм. Как уменьшить тариф на травматизм на 2021 год?
• Заключение трудового договора
• Нюансы заключения трудового договора с главным бухгалтером
• Организация воинского учёта. Полезная шпаргалка
• Можно ли было объявлять простой в период нерабочих дней?
• Оформление трудовых отношений при реорганизации
• Еженедельный отчет для столичных компаний
• Новый порядок заполнения больничных листов с 14 декабря 2020 года
• График отпусков на 2021 год
• СЗВ-СТАЖ: заполняем без ошибок
• Ошибки в СЗВ-СТАЖ, за которые не оштрафуют. Позиции судов
• Смена зарплатного банка. Что нужно знать
• Материальная помощь на лечение сотрудника: начислять страховые взносы?
• Суммы выплат, непринятые к зачету ФСС. Позиции судов в части обложения их взносами
• Положена ли увольняющемуся компенсация за неиспользованные отгулы. Позиции судов
• Может ли сотрудник уйти с работы без предупреждения?
• Страховые взносы и НДФЛ, если сотрудник умер
• Правильный отзыв из отпуска.
• Перерасчёт отпускных при отзыве из отпуска
• В праве ли работодатель отказать в досрочном выходе из декрета?
• Маленькие сложности простых отчётов АДВ — 1,2,3 в 2021 году
• Виды удержаний из зарплаты по инициативе работодателя
• Счётные ошибки при начислении заработной платы. Как быть?
• Уведомление на налоговый вычет для патентщиков
• В СЗВ-М не забыли добавить пенсионера?
• Пример заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года.
• Как рассчитать зарплату работникам в период нерабочих оплачиваемых дней в мае?
• Новая СЗВ-ТД. Что нас ожидает?
• Пример заполнения формы 6-НДФЛ при совместительстве в случае превышения дохода 5 млн. рублей
• Личную карточку Т-2 можно не вести с 1 сентября
• Изменения в порядке выдачи листов нетрудоспособности с 1 января 2022 года