Перевод работника на другую должность: как правильно оформить

Кадровикам часто приходится оформлять перевод сотрудников с одной должности на другую. И кажется, все легко и просто. Но если не соблюсти некоторые условия, то в дальнейшем это может привести к судебному спору или доначислению зарплаты и компенсаций. Рассказываем и показываем на образцах документов, как правильно оформить перевод, в том числе по медицинским показаниям.

Как оформить перевод работника

Перевод на другую должность — это постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника. В большинстве случаев для его оформления нужно получить письменное согласие от работника.

Исключение — переводы для предотвращения катастрофы и ее последствий или при простое (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК).

Письменное согласие на перевод надо получить до того, как будет издан приказ. Оно может быть написано как отдельный документ, или сотрудник может написать согласие на бланке документа с предложением о переводе.

Далее кадровику надо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописываются все условия, которые будут меняться. А также срок, если перевод временный. Допсоглашение составляется в двух экземплярах и подписывается как работодателем, так и работником. После этого один экземпляр отдается сотруднику, другой остается в компании с отметкой, что второй экземпляр был получен на руки.

И последний этап — приказ о переводе работника. Он составляется по форме № Т-5 или № Т-5а, если сотрудников много.

С 2013 года были отменены унифицированные формы большинства документов, в том числе и кадровых. Поэтому работодатель может составлять приказы и по другим формам, которые будут разработаны в компании. Главное — сохранить обязательные поля и реквизиты. Разработанные формы документов, применяемые в компании, закрепляются в учетной политике. При этом многие компании продолжают применять унифицированные формы, поэтому в тексте мы будем ссылаться на них.

Показываем образец заполнения приказа на примере постоянного перевода в связи с повышением в должности.

Если перевод на другую должность постоянный, то надо сделать запись об этом в трудовой книжке и сдать в ПФР СЗВ-ТД.

Как оформить временный перевод

Временный перевод обычно связан с замещением другого сотрудника, например, находящегося в отпуске по уходу за ребенком или в длительной командировке. Хотя это может быть и просто перевод в связи с производственной или технической необходимостью. Кроме этого сотруднику можно предложить временный перевод на вакантную должность.

Срок такого перевода не может быть более одного года (ч. 1 ст. 72.2 ТК). Если работник будет замещать другого сотрудник, то срок — до выхода этого работника на свое рабочее место.

При переводе на новую должность чаще всего меняется и размер оплаты труда. И это изменение надо обязательно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Оплачивать работу по временному переводу надо в соответствии с новой должностью, но не ниже среднего заработка по прежнему месту работы.

Оформляется временный перевод также приказом руководителя по форме № Т-5, если сотрудник один, или № Т-5а, если их несколько.

В трудовую книжку вносить запись о временном переводе не надо. Но если компания ведет личные карточки на сотрудников, то эту информацию можно внести в раздел Х «Дополнительные сведения».

Напоминаем, с 1 сентября 2021 года форму № Т-2 можно больше не вести на каждого сотрудника. Старые выкидывать нельзя, их нужно хранить как архивные документы. Работник вправе запросить копию личной карточки.

Когда можно переводить на другую должность без согласия

В некоторых случаях работодатель может перевести сотрудника на другую должность и без его согласия. Эти случаи прописаны в ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК:

• при катастрофе природного или техногенного характера;
• при производственной аварии, ЧС;
• при простоях по экономическим и другим причинам;
• при пожаре, наводнении, эпидемии, землетрясении и т. п.;
• для предотвращения последствий аварии или катастрофы.

Срок перевода без согласия — не более одного месяца. Количество таких переводов в год не установлено в ТК.

Если сотрудник будет работать на должности с более низкой квалификацией, то согласие все равно надо брать. Отказываться от такого перевода без уважительной причине не стоит, так как работодатель может посчитать это как дисциплинарный проступок, а невыход на работу — как прогул. Такой вывод следует из постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2.

Однако привлечь к ответственности не получится, если сотрудник отказался от работы, которая опасна для жизни и здоровья (абз. 5 ч. 1 ст. 219, ч. 7 ст. 220 ТК).

Как вернуть сотрудника на прежнюю должность

В трудовом законодательстве нигде не прописано, как перевести работника обратно.

Приказ оформляется в свободной форме. Например, он может выглядеть так:

Если временный перевод стал постоянным

Если после окончания срока временного перевода работодатель не вернул сотрудника на прежнюю должность, то временный перевод становится постоянным.

В этом случае в трудовую книжку надо внести следующую информацию: порядковый номер записи, дата перевода, наименование структурного подразделения, должность, дату и номер приказа.

Причем указывается дата и реквизиты приказа о временном переводе.

Перевод сотрудника на другую должность по медицинским показаниям

Работодатель обязан перевести сотрудника на другую должность, если текущая деятельность запрещена ему по медицинским показаниям.

Для этого работник должен принести справку, в которой прописан запрет на работу и его срок, если он не бессрочный. А также — заявление на перевод.

Если у работодателя есть работа, не противопоказанная сотруднику, то оформляется приказ по форме № Т-5.

Важно: первый месяц со дня перевода сотрудника на другую должность по медицинским показаниям надо сохранить его средний заработок, если на новой должность зарплата меньше. А если перевод связан с трудовой травмой — то на весь период работы или до полного выздоровления.

Если срок перевода менее четырех месяцев, а у работодателя нет нужной работы или сотрудник отказывается от новой должности, то его надо отстранить с сохранением рабочего места, но выплачивать средний заработок не надо.

А если перевести на другую должность надо на срок более четырех месяцев, а работы нет или сотрудник отказывается, то трудовой договор надо расторгнуть (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Курс «Кадровый учет и делопроизводство»

Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!

Записаться