5 важных критериев выбора облачной кассы

У вас онлайн-бизнес: продаете товары через интернет или оказываете услуги дистанционно? Значит, вам необходимо формировать электронные чеки и отправлять их покупателям и в ФНС в соответствии с 54-ФЗ. Оптимальным решением в этом случае станет облачная касса.

Облачная касса — это онлайн-сервис, который позволяет фискализировать продажи и формировать чеки в соответствии с 54-ФЗ.

Основное отличие от стационарной кассы и одновременно главное преимущество этого решения в том, что облачная касса не стоит у вас в офисе/магазине, а находится в специализированном дата-центре, где ее обслуживанием полностью занимаются специалисты, а все операции происходят в облаке.

Такая касса работает и отправляет чеки 24/7. Контролировать работу кассы, просматривать чеки и формировать отчеты можно через личный кабинет.

Сейчас на рынке много сервисов облачной фискализации, цены на которые отличаются на несколько десятков тысяч рублей. Перед предпринимателями встает вопрос: как выбрать действительно надежное решение и не переплатить за ненужные опции?

Выбрать кассу просто, если знать, на какие критерии обращать внимание при общении с менеджерами облачных сервисов.

Рассмотрим 5 важных критериев, на которые нужно обратить особенное внимание при покупке облачной кассы.

1. Базовые функции облачной кассы

Облачная касса должна уметь автоматически формировать чеки при разных способах платежей:

картой на сайте,
по платежной ссылке,
по QR-коду СБП,
при оплате на расчетный счет,
при оплате через сервисы кредитов/рассрочек.

Даже если сейчас вы принимаете платежи только одним способом, нельзя исключать, что через несколько месяцев вам не понадобится подключить новый способ. Например, чтобы сэкономить на комиссии с помощью QR-кода от СБП или увеличить количество покупок, подключив сервис рекуррентных платежей.

Кроме того, облачная касса должна поддерживать такие базовые функции, как:

формирование чека вручную;
оформление возврата;
чеки коррекции;
продажи маркированных товаров;
экспорт чеков;
доступ к отчету по операциям;
просмотр чека по позициям;
автоматическое открытие и закрытие кассовых смен;
страховка от задвоения чеков;
проверка данных чека перед отправкой на фискализацию;
поддержка двух чеков при онлайн-оплате: предоплата и полный расчет.

Также важный момент, на который нужно обратить внимание — интеграция. Облачную кассу можно подключить к платформе сайта (CMS), платежной системе или по API.

Хороший сервис облачной фискализации предоставляет бесплатные готовые модули интеграции для популярных CMS и платежных систем. С помощью этих модулей кассу можно подключить быстро без помощи программистов и правок в сайт.

Чем больше таких модулей, тем лучше, потому что:

вы сможете подключить фискализацию от несколько платежных систем при необходимости;
вы сможете быстро и просто перенастроить кассу при смене платежной системы;
это говорит о надежности данного сервиса, раз ему доверяют крупные игроки рынка ecom.

КОМТЕТ Касса предлагает более 50 бесплатных модулей интеграции для популярных CMS и платежных систем, таких как Т-Банк, Альфа-Банк, 1С, InSales, 1С-Битрикс и другие.

2. Стоимость сервиса и скрытые платежи

Теперь разберемся, что действительно необходимо для работы облачной кассы, а от каких услуг имеет смысл отказаться.

Необходимо и обязательно:

Аренда кассы в дата-центре с фискализацией онлайн-оплат и автоматической отправкой чеков. Выше мы подробно разобрали базовый функционал облачной кассы. Хорошие сервисы обычно предоставляют возможность оплачивать услуги как ежемесячно, так и сразу на год.
Фискальный накопитель (ФН) — это небольшое криптографическое устройство, которое вставляется в кассу и хранит все чеки. ФН подбирается в зависимости от системы налогообложения и после заполнения/истечения срока действия его необходимо хранить 5 лет. Налоговая может потребовать ФН для проверки, поэтому ФН необходимо оформить в собственность юридического лица или ИП (письмо ФНС от 15.05.2017 г. № АС-4-20/9012). Если вам оформляют ФН в качестве услуги, тарифного модификатора, лицензии или использует любую другую формулировку, то мы не советуем доверять такому сервису.
Регистрация кассы в ФНС. Регистрацию могут выполнить сотрудники сервиса удаленно, это обычно занимает около 30 минут. Либо сам предприниматель может зарегистрировать кассу при личном обращении в любую налоговую.
Подключение к сайту/платежной системе и настройка кассы в дата-центре.
Услуги оператора фискальных данных (ОФД). КОМТЕТ Касса предоставляет своим клиентам ОФД в подарок на весь срок договора аренды.
Техническая поддержка. Подробно поговорим об этом в пункте 3. Отметим только, что она должна быть.

Облачная КОМТЕТ Касса «под ключ за 60 минут» — все онлайн: от вас потребуется доступ к компьютеру с КЭП и 30 минут свободного времени.

Все остальные дополнительные услуги из разряда «премиум поддержка», «резервирование дополнительных касс» и прочие направлены на увеличение счета и никак не влияют на работу облачной кассы.

3. Техническая поддержка

Техническая поддержка (информационно-техническое сопровождение) — это необходимая и неотъемлемая часть сервиса. Специалисты техподдержки решают множество вопросов, которые возникают у предпринимателей на старте и в процессе работы: выполняют настройку и подключение оборудования; обучают работе в личном кабинете; проводят тестовые чеки, чеки коррекции, возврата; ищут и устраняют проблему, если чек выпал в «ошибку»; настраивают выбытие маркировки и отвечают на массу профильных вопросов.

Некоторые сервисы не включают техническую поддержку в стоимость тарифа, а выносят эту позицию в отдельную услугу. Предприниматель сам решает, покупать эту услугу или нет.

Такое решение может показаться очень привлекательным за счет низкой цены тарифа, но только до первой ошибки в чеке или письма из ФНС с выявлением нефискализированной выручки. Дальше придется подключать услугу от оператора или искать отдельного человека в штат для контроля работы кассы. Сомнительная экономия.

КОМТЕТ Касса не предоставляет сервис без или с частичной техподдержкой, только обслуживание «под ключ», которое включает в себя все необходимое для правильной работы: автоматические чеки, омниканальную техподдержку с полным сопровождением на всех этапах работы. Наша техподдержка отвечает по телефону, в чате на сайте, по электронной почте, в Telegram и WhatsApp.

Оцените скорость ответа наших специалистов*, оставьте заявку на консультацию в WhatsApp или Telegram прямо сейчас.

4. Клиентский опыт

Как говорится, лучше всего учиться на чужих ошибках. Прежде чем подключить облачную кассу, изучите отзывы людей и мнения экспертов. Это поможет принять взвешенное решение и выбрать надежного партнера.

Особое внимание стоит уделить независимым площадкам, где возможность оставить отзыв есть только у тех людей, которые гарантированно пользовались сервисом. Так вы сможете выявить потенциальные проблемы и получить представление о качестве обслуживания. Например, Эвотор Маркет.

5. Дополнительный сервис и фичи

Всегда приятно получать что-то сверх тарифа и бесплатно. Расскажем, какие «плюшки» получают клиенты сервиса КОМТЕТ Касса.

1. Персональный менеджер. За каждыми клиентом закрепляется отдельный специалист, который:

правильно подберет кассу и оборудование,
проконтролирует процесс настройки и интеграции,
является экспертом в 54-ФЗ и ответит на все профильные вопросы.

Персональный менеджер не будет перебрасывать вас с оператора на оператора. Прямые контакты менеджера указаны в левом нижнем углу личного кабинета.

2. Брендированные чеки. Это маркетинговый инструмент, с помощью которого можно сделать свои чеки красивыми и прибыльными: добавьте в чеки свой логотип, фирменные цвета и рекламный блок. Настройка занимает не больше 5 минут.

3. Мобильное приложение КОМТЕТ Касса. Функция мобильный кассир поможет принять платежи на выезде и сформировать чеки на облачной кассе. Приложение доступно для Android/iOS. Это опция особенно актуальна для сферы услуг, выездной торговли и шоурумов.