Таким образом, в 2023 году увольняющимся сотрудникам все еще нужно предоставлять полный пакет документов, но уже в соответствии с новыми формами.
Кроме того, документы, которые ранее входили в список обязательных, теперь могут быть выданы по запросу работника.
Например, справка о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, которые обычно выдавались всем сотрудникам, теперь могут быть получены только по запросу.
Если работники не подают запрос на эти документы, они не должны выдаваться. В случае необходимости их можно получить через личные кабинеты на сайте ФНС.
Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении:
Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).
Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ).
Выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М).
Расчетный листок.
Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.
Другие документы, среди которых «Справка о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в том случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.
Документы, которые выдаются работнику при увольнении
Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.
В случае если работник увольняется после отпуска, необходимо работодатель обязан выдать трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, а также произвести окончательный расчет в последний день работы.
Если же работник отказывался от бумажного носителя и перешел на электронный формат, то ему выдают документ «Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р». Действующая форма утверждена приказом Минтруда № 713н от 10 ноября 2022 года.
Кроме того, следует отметить, что работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя, как предусматривает статья 66.1 ТК.
Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ).
С 1 января 2023 года ответ по форме РСВ изменен в связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд (СФР). Форма утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.
Выписку о страховом стаже необходимо предоставлять не только увольняющимся работникам, но и сотрудникам, с которыми был расторгнут договор на выполнение работ и услуг.
Выписка из формы ЕФС-1.
С 2023 года, единая форма отчетности ЕФС-1, включает в себя формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3, и ее подача осуществляется в СФР.
Для получения выписки из раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» подраздела 1.2, увольняющийся работник должен обратиться к работодателю.
Стоит учесть, что начиная с 2023 года, выписка из ЕФС-1 необходима не только сотрудникам, работающим по трудовому договору, но и физическим лицам, осуществляющим деятельность по договору гражданско-правового характера.
Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах».
Отчет, которым заменен ранее используемый СЗВ-М, представляет собой персонифицированные данные о физических лицах. В нем содержатся личные данные работников вместе с информацией о выплатах и вознаграждениях в их пользу. Форма утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
Расчетный листок.
При каждой выплате заработной платы, включая случаи увольнения, сотруднику необходимо выдавать расчетный листок, учитывая все суммы, выплаченные в его адрес.
Кроме того, работодатель обязан вернуть все документы, переданные работником в момент приема на работу, такие как: справки об отсутствии судимости, медсправки, медицинские книжки, дипломы и т.д.
Выписка из ЕФС-1 подраздел 3.
Данный документ ранее именовался как ДСВ-3, но начиная с 2023 года, он был включен в состав ЕФС-1 в качестве Подраздела 3.
Этот раздел содержит информацию о застрахованных лицах, за которых работодатель уплачивает дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.
В соответствии с постановлением Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года, данная выписка может быть выдана компаниям, оплачивающим дополнительные взносы на накопительную пенсию для своих работников.
Выписка должна содержать информацию за квартал увольнения и детально описывать перечисленные взносы на накопительную часть пенсии.
Документы, которые выдаются работнику по заявлению.
Работодатель обязан выдать работнику другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника.
Поскольку перечень таких документов в законе не приведен, это могут быть и копии документов работника, которые работодатель сделал при его приеме на работу.
Еще одним поводом для выдачи работнику копий таких документов может стать его письменный отзыв согласия на обработку персональных данных, которое он ранее дал работодателю.
Согласно статье 62 ТК, работодатель обязан предоставить все запрошенные документы в течение трех рабочих дней.
Справка 2-НДФЛ.
Справка о доходах и суммах налога физического лица входит в состав расчета 6-НДФЛ в виде приложения (приложение 1 к расчету 6-НДФЛ).
Форма утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Аббревиатуру 2-НДФЛ из названия формы убрали еще в 2021 году. Но, бухгалтеры ее по-прежнему называют 2-НДФЛ. До 2023 года справка входила в пакет обязательных документов, которые выдавались работникам при увольнении. Теперь, она выдается по запросу.
Справку 2-НДФЛ за текущий год можно получить только у работодателя, который исполняет обязанности налогового агента по уплаты НДФЛ за работника.
То есть, чтобы получить справку за 2023 год в 2023 году, работнику нужно обращаться в бухгалтерию по месту работы или по месту получения дохода.
Справка о среднем заработке для службы занятости.
Работникам может потребоваться такая справка для регистрации в центре занятости.
Нет единой формы для этого документа, а это значит, что если указанная справка составлена работодателем в произвольной форме, но содержит сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице, то оснований для отказа в ее принятии нет.
На сегодняшний день многие работники испытывают затруднения при увольнении, не имея полной информации о правах и обязанностях работодателя.
Специально для Вас, консалтинговая компания Кира Групп предоставила список необходимых документов, которые работодатель должен выдать при увольнении в 2023 году.
Этот список поможет работникам защитить свои права и получить все необходимые документы для дальнейшей трудовой деятельности. Благодаря таким практическим советам экспертов, люди могут избежать многих неприятностей и сохранить свою профессиональную репутацию.
Получите бесплатный чек-лист по кадровым документам
Узнайте, какие ключевые документы должны у вас быть
Заполните форму ниже и нажмите «Получить» — вышлем на ваш e-mail
Реклама: ООО «Кира Групп», ИНН 0800005953, erid: LjN8KRUN4
Начать дискуссию