Как понять, что скоро у компании проблемы. И при чем тут невнятные объяснения главбуха

Бизнес — он как организм, есть здоровый, есть не очень. И если здоровый трогать не нужно (работает — не чини), то с заболевшим надо понимать, что не так и как поправить ситуацию.

Само собой, различные «звоночки» могут быть безобидными, но в совокупности они складываются в некую систему.

Тревожные звоночки от контрагентов

Как говорится, «ничто не поднимает так веру в человека, как 100% предоплата». Если же контрагенты платить не спешат, выгодно кредитуясь за ваш счет (проценты по договору обычно ниже, чем в банке), у вас возникает риск возникновения кассового разрыва.

Куда бежать? В банк, кредитоваться под банковский процент, чтобы рассчитаться с поставщиками? И пытаться выбить деньги у контрагентов, которые разводят руками «денег нет, сами на сухарях сидим», а при этом их руководство разъезжает на авто за несколько миллионов?

С дебиторской задолженностью обязательно нужно работать, еще на момент заключения договора. Требовать предоплату, пусть по менее выгодным условиям, чем с постоплатой, всегда можно изменить условия, если контрагент докажет свою надежность.

Напрягайте юриста, чтобы работал с контрагентами по линии взыскания задолженности. А вообще нужно стараться не работать с проблемными контрагентами (банально, но факт).

Выявить тревожные признаки заранее вам помогут специальные сервисы проверки, их сейчас предлагают буквально все операторы сдачи электронной отчетности, онлайн-бухгалтерии и прочие.

Если решить вопрос миром не вышло, обращайтесь в суд как можно раньше. Проблемы на пустом месте не появляются — возможно, ваш контрагент уже на грани банкротства, а взыскать долг с банкрота сложнее.

«Письма счастья» от контролирующих госорганов

Налоговики, ПФР, другие фонды — это только часть проверяющих и контролирующих госструктур, которые любят везде и всем рассылать свои требования, информационные письма и прочие «пугалки».

Особенно настороженно стоит относиться к требованиям налоговиков. Очень часто их составляют, ссылаясь на НК, но, по всей видимости, сами инспекторы НК в глаза не видели.

Например, у вас могут попросить документы, не относящиеся к делу, либо вообще все документы, что есть, без указания конкретной сделки или конкретного контрагента. Кроме того, часто налоговики пытаются заново открыть период по камеральной проверке, сроки по которой уже давно истекли.

Поскольку с требованиями приходится работать бухгалтеру, ему же НК придется вычитывать до дыр, чтобы суметь грамотно аргументировать нежелание давать те или иные документы. У главбуха нет аргументов? Ответ на требование может подготовить налоговый юрист, как и возражения на акт проверки.

Директору же для контроля за работой главбуха стоит иметь доступ к системе сдачи отчетности, именно туда, как правило, и прилетают требования. Можно также настроить извещение на e-mail или по смс. Тогда вы будете в курсе о поступившись требования сразу, как только они придут.

Заблокировали счет

Это уже не звоночек, а колокольный звон. Хотя блокировкам счета могут быть подвергнуты и вполне законопослушные налогоплательщики, но сам прецедент может сказаться на репутации компании не лучшим образом.

Во-первых, новые контрагенты обычно проверяют будущих партнеров везде где можно (мы и сами вам это выше советовали), в том числе на наличие блокировок. Если выяснится, что счет у вас заблокирован, как думаете — захочет ли поставщик отгрузить вам товар, а исполнитель оказать услугу? Ведь неизвестно, когда вы сможете перечислить оплату.

Во-вторых, блокировка может быть связана с несдачей отчетности или неуплатой налогов — это сигнал, что не все прекрасно в Датском королевстве, т.е. в вашей бухгалтерии.

В-третьих, причиной заблокированного счета могла стать сомнительная операция. К примеру, перевод физлицу крупной суммы денег без указания конкретного основания платежа или перечисление контрагенту, состоящему в черном списке у банка. Возможно, вы совершаете нетипичную для вашего бизнеса операцию — например, занимаетесь парикмахерскими услугами и вдруг переводите миллион за трактор.

Пока банк не выяснит подробности и не получит подтверждающих документов, воспользоваться деньгами вы не сможете — деятельность встала, контрагенты нервничают. Разблокировка порой занимает немало времени, и доводить до нее организацию явно не стоит.

Невнятные объяснения главбуха

Если ваша правая рука не может объяснить, что, собственно, творится в учете, дать оперативно сведения об остатках по счетам, аналитику расчетов с контрагентами, анализ расходов и доходов — не пора ли заказать аудит?

О том, как обстоят дела у компании, налоговая судит по отчетам, поэтому, если в бухгалтерии не все гладко, налоговый учет не ведется как нужно, применяются неэффективные и сомнительные методы оптимизации, то это быстро заметят в ФНС.

Самая элементарная проверка качества работы бухгалтера — попросите взглянуть на базу в 1С или другую программу, в которой ведется учет. Какими последними датами введены документы — текущим днем, вчерашним, неделю назад? Когда загружена последняя выписка? Введены ли авансовые отчеты?

Попросите главбуха сформировать оборотку по дням по кассе — возникает ли красное сальдо (это значит расход по кассе получился больше прихода)? Откуда оно взялось?

И вообще, руководитель должен держать руку на пульсе — договоритесь, что раз в неделю бухгалтер дает сводку — по дебиторке и кредиторке, остаткам на счетах, оборотам продаж и т.п., а заодно докладывает о проблемах — несговорчивом должнике, отсутствующих документах и т.д.

Небольшой лайфхак: не стоит запугивать главбуха всеми карами небесными, лучше договоритесь, что даже если возникают ошибки или недочеты в работе, их нужно озвучивать, а не прятать.

Точки невозврата в бизнесе

Поскольку бизнес — это занятие на свой страх и риск с целью получения прибыли, то стоит для себя отметить некую точку, падение ниже которой считается «точкой невозврата», и после которой нужно подумать о радикальном изменении вида деятельности или даже о банкротстве.

Например, наступил убыток в полмиллиона или в миллион — все, пора сворачиваться.

Можно подойти и с другой стороны — например, есть цель через полгода выйти на определенную прибыль. Не вышли — меняете что-то в компании. Если еще через какой-то условный промежуток времени не вышли — стоит подумать над закрытием.

Вообще, бизнес, как и деньги, любит счет. Всегда стоит понимать, сколько ресурсов вы тратите, а сколько получаете. Нужен ли вам ненормированной рабочий день, труд без выходных и праздников, порой ночами, если в итоге вы зарабатываете столько же, сколько обычный наемный сотрудник.

Возможно, стоит делегировать часть полномочий и не пытаться контролировать все и сразу. Успешный бизнес можно разрушить слишком активным вмешательством собственника в дела.

Планирование и еще раз планирование

Важным элементом является стресс-планирование. То есть бизнес ведется не в сферическом в вакууме, а с учетом воздействий окружающего мира.

Например, сейчас состояние пост-ковид — часть ограничений вроде сняли, но пока экономика не сильно спешит восстанавливаться. Это нужно учитывать. Стоит обратиться к успешному опыту компаний, которые пережили кризис с минимальными потерями — внедряли активно автоматизацию, переходили на удаленку, сокращали рабочий день сотрудникам, перепрофилировались и т.д.

При планировании старайтесь учитывать самый худший сценарий. Тогда вы к нему будете готовы, все риски будут заложены, и не станет неожиданностью, например, падение курса доллара или внезапное закрытие всего и вся из-за угрозы распространения заболевания.

Поверка проверке рознь

Вас не должны пугать камеральные проверки деклараций. Это текучка. Даже если просят предоставить какие-то документы, обычно это все в рамках стандартных процедур.

Вот если к вам засобиралась выездная — стоит подготовиться. Убедитесь, что сотрудники не держат на рабочих местах и в сейфах личные вещи и записи, не относящиеся к работе конкретной компании. Свой стол тоже проверьте, наверняка там есть, чем заинтересовать инспектора, а они сейчас даже в базу бухгалтерии норовят заглянуть хоть глазком.

Не рассчитывайте на собственные силы. Всех законов вы знать не можете, так что поддержка опытного налогового юриста пригодится. Пригласите его участвовать в проверке и следить за «хотелками» налогового инспектора.

Кстати, не всегда выездная не означает, что у вас что-то не в порядке. Это может быть плановая проверка. Например, ФСС или ПФР проверяет таким образом правильность расчета различных пособий и уплату взносов.

Есть еще проверки по торговым точкам. Когда инспектор совершает контрольную закупку и проверяет применение онлайн-кассы. Некоторые предприниматели говорят, что инспектора ходят к ним как на работу.

А причины вот в чем:

• С помощью такого контроля выявляют неоформленных по трудовому договору продавцов — приходят в разные дни, чтобы застать разных сотрудников и проверить каждого. Инспектор сверит ФИО продавца с данными в отчетах и если не найдет там нужных — потребует объяснений от работодателя. А на месте возьмет еще и «показания» у продавца — график работы, размер зарплаты, сколько еще человек работают и т.д.
• Так проверяют умение продавца работать с онлайн-кассой. Например, покупатель может попросить сделать возврат, обменять товар, провести оплату частично наличными, частично картой и т.д. При ошибке сразу же достают корочку и составляют протокол.
• Выявляют немаркированные товары. Сегодня в продаже партия с маркировкой, а завтра, успокоившись, продавец выставляет на прилавок товар из остатков, который не успели промаркировать. А тут инспектор снова приходит.

А если пришли «маски-шоу»?

Есть мнение, что пока люди в масках не вырезают дверь в офис болгаркой, все хорошо. Это в корне не так. Жить в бизнесе одним днем нельзя. Обязательно должно присутствовать стратегическое мышление у собственников и руководителя.

Если же вы ходите по краю осознанно, то хотя бы знайте свои права.

Правоохранители часто пользуются незнанием бизнесменами законодательства. Так, смешиваются понятия «обыск» и «осмотр», в постановлении указываются фамилии не прибывших в составе следственной группы оперативников, а совсем других людей, да и в целом они работают скорее на испуг.

Лучшая тактика в этом случае — звонить адвокату или юристу. Хорошо, если такой человек уже в курсе работы организации. Но даже ему нужно время, чтобы добраться до офиса, если он вообще сможет оперативно сорваться и приехать.

Пока ждете «группу поддержки» — перепишите данные удостоверений и ознакомьтесь (перепишите, сфотографируйте) с текстом постановления об осуществлении процессуальных действий. Если к вам пришли с простым осмотром, то вообще можно никуда не пускать. Хотят посмотреть — вон на дверь пусть смотрят.

Сомневаетесь, что с бизнесом не все в порядке? Хотите узнать больше о законной оптимизации? Поможет НАСБ - мы сохраняем МИЛЛИОНЫ!