Онлайн-кассы

Все, что вам обязательно нужно знать об онлайн-кассах, чеках и исправлении ошибок в них. Обзор лучших инструкций на «Клерке»

Проблемы с чеками и работа без онлайн-кассы приводят к серьезным штрафам для бизнеса и головной боли бухгалтера. На «Клерке» есть много полезных инструкций, которые помогут вам не попасть в число нарушителей 54-ФЗ. Собрали подборку таких материалов, чтобы вы работали без ошибок и знали как их исправить без негативных последствий. Пользуйтесь.
Все, что вам обязательно нужно знать об онлайн-кассах, чеках и исправлении ошибок в них. Обзор лучших инструкций на «Клерке»
Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI© Вера Ревина/ Клерк.ру

Оплата по QR-коду: кому подходит и как это работает

Сейчас популярность набирает оплата по QR-коду. Это удобный и быстрый способ, чтобы принимать платежи от покупателя. Клиент сможет оплатить заказ, даже если у него нет с собой банковской карты — для этого нужен смартфон, а он всегда под рукой. А для бизнеса это отличный способ сэкономить на комиссии за переводы. Ведь при обычном эквайринге она составляет в среднем 2,5%, в то время как размер комиссии при оплате по СБП всего лишь 0,4-0,7%.

Но тут у предпринимателей возникает ряд вопросов: нужна ли онлайн-касса, чтобы принимать оплату через СБП, можно ли вернуть деньги через СПБ, какой QR-код использовать. Кстати, новый тренд — это кассовая ссылка, которую можно запрограммировать на любую NFC-метку. Но подходит она не всем. Вот здесь есть подробная инструкция, как подключить СБП и ответы на самые частые вопросы.

Имейте в виду, что Минфин подготовил ряд изменений в 54-ФЗ. Планируется, что они вступят в силу с марта 2024 года. Так вот, при оплате на кассе магазина с помощью QR-кода чек нужно будет формировать сразу.

Сезонный бизнес: как сэкономить на ККТ

Сезонный бизнес — способ быстро заработать из-за высокого спроса на конкретные товары или услуги. Но в отличие от постоянного, он приносит деньги в короткий промежуток времени. Например, вы можете продавать елки к Новому году или открыть пункт проката и сдавать в аренду горные лыжи и экипировку. 

И тут у бизнеса возникает вопрос, как принимать платежи от покупателей. Ведь приобретать онлайн-кассу дорого, плюс нужно заключить договор с ОФД, зарегистрировать ее в ФНС. Придется потратить много денег на покупку ККТ и время на ее регистрацию. А нужна касса всего лишь на несколько месяцев. 

Если у вас возникла идея сэкономить и купить б/у кассу, не стоит этого делать. Почему — читайте тут.

Есть решение, с которым можно не покупать ККТ, не заниматься ее оформлением и техническим обслуживанием, при этом использовать ее ровно столько, сколько работает ваш бизнес.

Новичкам

Когда только открываете бизнес, главное не наломать дров на берегу. Если не соблюдать требования 54-ФЗошибки стоят дорого. Если продаете товары в розницу, оказываете услуги физлицам, сдаете жилье или владеете гостичным, туристическим бизнесом, то почти наверняка вам нельзя работать без кассы. Исключений мало. 

Если планируете принимать оплату от физлиц  воспользуйтесь подробным гайдом — какую кассу выбрать, чтобы сэкономить на старте.

Если планируете открыть ИП и продавать в соцсетях — забирайте чек-лист — как правильно выбрать код вида деятельности, как встать на учет в ФНС, как просто и без нарушений получать оплату через соцсети.

Учтите, что теперь действуют новые правила, как уменьшить налог на УСН и патенте на взносы ИП. И вообще с появлением ЕНС у предпринимателей прибавилось работы, даже те, кто раньше обходился без помощи бухгалтера вынуждены прибегать к помощи как минимум фрилансеров, а то и нанимать бухгалтера в штат. 

Вишенкой на торте стало появление отложенной переплаты в личном кабинете ИП. ФНС сделала зачет из сальдо ЕНС в имущественные налоги физлиц срок уплаты которых еще даже не наступил. При том под угрозой оказались другие налоги взносы, платить которые нужно раньше и под которые предприниматели уже пополнили ЕНС. Есть инструкция, что делать ИП, чтобы не возникла задолженность по ЕНС и не пришлось платить пени.

Когда и сколько чеков выдавать покупателю

Есть несколько ситуаций, когда при расчетах с физлицами у бизнеса возникают вопросы по чекам: нужно ли выбивать чек, сколько или вообще не нужно.

Например, если покупатель расплатился корпоративной картой, онлайн-магазин не должен пробивать чек.

Также чек не понадобится, если поступления и списания по расчетному счету произошли из-за перебоев с эквайрингом.

Учтите, если вы используете эквайринг, то слип-чек не равно кассовый чек. Чека эквайринга при оплате банковской картой недостаточно, нужно обязательно выдать покупателю чек ККТ.

Часто у бизнеса возникает вопрос, нужно ли выдавать чек, если товар со скидкой 100% и покупатель не платил за него живые деньги. А продавцов интернет-магазина мучает дилемма: кто формирует чек при возврате денег покупателю — платежный агрегатор или компания-продавец.

Имейте в виду, что при передаче товаров через автомат без оплаты, нужно пробить два чека ККТ с разными тегами 1214.

В то же время ФНС разрешила не пробивать два чека в момент 100% предоплаты и в момент передачи товара, если продавец учитывает доходы кассовым методом.

А недавно бухгалтеры обсуждали, нужно ли при получении денег на расчетный счет от нотариуса выдавать чек.

Ошибки при оформлении чеков и чеки коррекции

Требования к оформлению чеков устанавливает закон, и если их не соблюдать, за это продавца накажут штрафом. Но лучше учиться на чужих ошибках, а не на своих — есть разбор по самым частым ошибкам в чеках и способами исправления ошибок.

Как правило, исправление делают с помощью чека коррекции. Есть нюансы — когда и в каких случаях их оформлять. А если по ошибке пробили лишний чек коррекции — следуйте подробной инструкции, как его отменить.

Какие еще вопросы по чекам коррекции возникают у бухгалтера:

  • Куда направлять пояснительное письмо по пробитому чеку коррекции, если, например, магазин открыт в одном городе, а стоит ИП на учете — в другом. По месту постановки на учет? Или по месту, куда ИП платит торговый сбор?

  • Нужно ли в пояснительном письме для ФНС прописывать номер каждого чека коррекции, если их, например, 500 штук?

  • Можно ли одной общей суммой пробить чек коррекции, если ИП с начала года не пробивал чеки через кассу, но при этом пользовался эквайрингом, деньги от покупателей поступали на расчетный счет.

Что делать, если кассир ошибся при оформлении чека коррекции? Забирайте мини-курс — здесь есть подробности. 

Проверки ККТ в 2024 году

С 2024 года полномочия ФНС по проверке ККТ планируется расширить. Подготовьтесь заранее к возможным изменениям и проверкам. Берите на вооружение.

На этом наш обзор заканчивается. Следите за главной страницей «Клерка», мы обязательно будем радовать вас другими тематическими обзорами — по кадрам, расчету зарплаты, самозанятым, налоговым проверкам и т.д.

А в комментариях принимаем ваши пожелания, какие темы вас интересуют? Нам важно знать ваше мнение. До скорой встречи!

Начать дискуссию