Правила сотрудничества с самозанятыми
Самозанятые — это лица, которые уплачивают налог на профессиональный доход (НПД).
Сотрудничество с самозанятыми, как и с другими исполнителями по договорам ГПХ, должно носить сдельный характер, а не подменять собой трудовые отношения.
Это значит, что самозанятый оказывает заказчику конкретные услуги, не вовлекаясь в трудовые процессы, не подчиняется штатным сотрудникам и может сам выбирать, какие задачи и в каком объеме он выполнит.
Налоговые органы в любой момент могут организовать проверку сотрудничества компании с самозанятыми. Если сдельность подтвердить не получится — итогом проверки может стать переквалификация отношений в трудовые.
Исполнителя придется оформить в штат, уплатить НДФЛ, страховые взносы и пени за весь период сотрудничества.
Во время проверки налоговая обязательно смотрит документы. Чтобы избежать санкций от налоговых органов, нужно придерживаться правил.
Заключать договор о сотрудничестве.
Гражданско-правовой договор — единственный документ, который заказчик подписывает с самозанятым перед началом сотрудничества. Исполнитель не подчиняется внутренним регламентам компании, поэтому все условия прописывают в договоре.
Составлять письменные задания на каждую услугу.
Задания на каждую услугу подтверждают сдельность. Исполнитель не работает как штатный сотрудник, каждый раз вы обращаетесь к нему за чем-то конкретным. Если налоговая придет с проверкой, а компания не сможет подтвердить эту сдельность — есть большой шанс, что отношения с самозанятыми переквалифицируют в трудовые.
Следить за тем, что исполнители пишут в чеках.
Чек — единственный документ, который видит ФНС при начале сотрудничества с самозанятым и до проверки. Если допустить в чеке трудовую терминологию: слова «работа», «зарплата», «аванс» и подобные, то налоговая может прийти с проверкой. Исполнитель должен прописывать конкретные услуги, за которые получил вознаграждение. Это удобно делать на основании задания.
Подписывать акты об оказанных услугах.
Акт — документ, который еще раз подтверждает прозрачность сотрудничества с самозанятым. Он показывает, какой объем услуг оказал вам исполнитель, и за что именно он получил вознаграждение.
Правила оформления договора
Документооборот с самозанятым начинается с составления и заключения договора. В нем закрепляют требования к предмету договора, права и обязанности сторон, порядок расчетов и ответственность.
Если услуга исполняется немедленно при заключении договора, то его заключение в письменной форме не требуется. Достаточно устной договоренности.
Уплата заказчиком вознаграждения за оказанные услуги и выдача чека самозанятым на данную сумму выступают подтверждением факта заключения договора (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@). Во всех остальных случаях письменный договор нужно оформить.
С самозанятым заключают гражданско-правовой договор. В нем нужно учесть ряд важных моментов.
Исключите признаки трудового договора:
Сторонами сотрудничества выступают «Заказчик» и «Исполнитель», а не «Работодатель» и «Работник».
Исполнитель не подчиняется внутреннему трудовому режиму компании и самостоятельно распоряжается своим временем.
Самозанятый может привлекать к выполнению задач третьих лиц с вашего письменного согласия.
Исполнитель не принимает участия в непрерывном рабочем процессе. Предметом договора выступает конкретная услуга.
Исполнитель получает вознаграждение, а не заработную плату. Нельзя предусматривать премии, штрафы, отпускные, компенсации за еду, бензин или за другие расходы. В договоре можно предусмотреть повышающие и понижающие коэффициенты.
Пропишите предмет договора:
Если планируете продолжительное сотрудничество — заключите рамочный договор и укажите, какие услуги исполнитель будет вам оказывать и как он будет получать задания.
Если договор на конкретную услугу — подробно пропишите, что нужно сделать, объем работ, этапы выполнения, сроки и другие нюансы.
Пропишите обязанности исполнителя:
сообщить заказчику о снятии с учета в качестве плательщика НПД или об утрате статуса самозанятого в течение суток;
выдать чек в течение трех дней после получения оплаты;
выплатить заказчику компенсацию за невыполнение оговоренных договором обязанностей.
Читайте также: Переквалификация договора ГПХ в трудовой: как ее избежать.
На платформе Консоль.Про вы можете заказать анализ рисков. Наши специалисты тщательно проверят объявления о поиске исполнителей, договор, акты, чеки, письменные задания и иные документы, например, презентации и информационные листы. Вы узнаете, как минимизировать риски при сотрудничестве с самозанятыми в вашем случае.
Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми
Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС
Задания самозанятому
Когда компания сотрудничает с самозанятым на постоянной основе — важно подтвердить, что исполнитель не работает на вас, а оказывает конкретные услуги.
Если заказчик пишет задание каждый раз, когда хочет получить от исполнителя результат — для налоговой это станет показателем сдельности отношений.
В задании пропишите:
на основании чего исполнитель получает задание: на основании договора такого-то от такого-то числа;
конкретную услугу, которую должен оказать самозанятый: написание одной статьи, доставка пяти пицц;
детали по этой услуге: объемом 4000 знаков, с такого-то на такой-то адрес;
точную стоимость услуги по этому заданию.
Следите за тем, чтобы у самозанятого была возможность отказаться от нового задания. Если такой возможности нет и самозанятый обязан брать любое задание заказчика, налоговая расценит это как трудовые отношения.
На основании правильно сформированного задания от заказчика самозанятый сможет корректно прописать информацию в чеке. Он заполнит графу «наименование услуги» информацией из задания. Эту же информацию он перенесет в акт. Для налоговой это станет лучшим доказательством того, что исполнитель не работает на вас, а оказывает услуги.
Задание можно выдавать исполнителю через мессенджер или через внутреннее приложение, если оно есть. Самый удобный способ формировать задания — через платформу для сотрудничества с внештатными исполнителями Консоль.Про. Так все документы по исполнителям будут составлены правильно и храниться в одном месте.
Закрывающие документы
Закрывающие документы по самозанятым — это:
акт об оказанных услугах;
счет на оплату;
чек самозанятого.
Акт об оказанных услугах
Фиксирует услуги, которые оказал самозанятый и доход, который он получил. При подписании акта стороны подтверждают, что не имеют друг к другу претензий.
Этот документ не относится к обязательным, но он еще раз доказывает сдельность и прозрачность сотрудничества для ФНС.
Пропишите в акте:
на основании чего происходит сотрудничество;
конкретные услуги, которые оказал исполнитель;
точную стоимость каждой услуги;
информацию о том, что стороны не имеют друг к другу претензий;
реквизиты сторон.
Счет на оплату
Счет на оплату — еще один необязательный документ. Но большинству компаний удобнее платить исполнителям по заранее выставленному счету, чем просто по реквизитам карты.
В счете самозанятый указывает свои банковские реквизиты для перечисления вознаграждения, стоимость услуг или товаров, количество, а также срок, в течение которого нужно произвести оплату.
В счете, как и в других документах, важно не допускать трудовой терминологии. Исполнитель должен прописать, за какую именно услугу он планирует получить вознаграждение.
Если услуг оказано несколько — можно составить таблицу, в которой прописать список оказанных услуг.
Чек
Чек — обязательный документ, он важен и нужен обеим сторонам: исполнителю и заказчику.
Согласно ст. 14 закона № 422-ФЗ, самозанятый обязан сформировать и выдать чек после того, как получит деньги от клиента.
Сроки выдачи чека:
в момент расчета — при оплате наличными деньгами или с помощью банковской карты.
до 9 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли расчеты — при безналичных расчетах, например, оплата переводом на карту, через банк и другими способами.
А еще чек — единственный документ, который видит налоговая, оценивая ваше сотрудничество до проверки. Поэтому так важно формировать чеки правильно и без трудовой терминологии. Подробнее о том, как правильно формировать чеки, чтобы не получить штраф от налоговой, читайте здесь.
Итог: какими документами обменивается самозанятый с заказчиком и что важно учесть:
Самозанятый подписывает с заказчиком договор и акт.
Самозанятый в одностороннем порядке формирует чек и счет на оплату.
Заказчик формирует для самозанятого письменное задание.
Во всех документах важно избегать трудовой терминологии и трудовых процессов.
Если у компании будут правильно оформлены все из перечисленных документов — она сможет доказать налоговой, что сотрудничество с исполнителем носит сдельный характер.
Вести правильный документооборот с самозанятыми проще всего через платформу Консоль.Про. Все документы вы будете подписывать онлайн, а чеки получать автоматически при каждой выплате. Попробуйте, как это работает, в бесплатной демоверсии.
Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми
Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8K4Nq6
Начать дискуссию