Как сотрудничать с самозанятыми техническими специалистами

Особенности сотрудничества с самозанятыми специалистами

В сфере строительства чаще всего привлекают самозанятых для возведения жилых и нежилых строений, ремонта и отделки квартир, офисов, складских помещений. Работы, которые они выполняют в рамках договора подряда, как правило, производится в несколько этапов. Заказчик должен понимать, как и в каких документах отразить этапы работ. 

Также важно знать про риски привлечения технических исполнителей, чтобы в дальнейшем избежать переквалификации. Здесь нужно различать понятия «работа» и «работы». Работа — это трудовая функция, которую штатный сотрудник делает в рамках трудового договора. А работы — это задачи, которые исполнитель выполняет по договору подряда гражданско-правового характера.

• Привлекайте исполнителей на конкретные задачи.

Сотрудничество с самозанятыми должно иметь сдельный характер. Это значит, что исполнитель привлекается для выполнения конкретной задачи, и выполненные работы должны иметь измеримый результат. Например, стены в офисе покрашены, система вентиляции на складе магазина вмонтирована. 

Если сотрудничество предполагает постоянное вовлечение исполнителя в производственную деятельность компании, с ним лучше заключить трудовой договор.

Если технические специалисты сотрудничают с компанией на регулярной основе, это может привести к проверке от ФНС, суду и переквалификации отношений в трудовые. Например, слесарь или автомеханик регулярно выполняют заказы в автомастерской заказчика. Но только один критерий к переквалификации не приведет, налоговая оценивает отношения в совокупности.

• Заключайте договор гражданско-правового характера.

Чаще всего с техническими специалистами — строителями, отделочниками, проектировщиками, — заключают договор подряда: бытового или строительного. 

Реже заключается договор оказания услуг. Он подойдет для оформления сотрудничества, например, с инженерами для оказания услуг по охране труда.

• Не выдавайте исполнителям инструмент.

Технические специалисты должны выполнять работы своими силами и с использованием собственного инструмента и оборудования. Им можно предоставить некоторый материал, но не рабочие инструменты. Пренебрежение этим условием может повлечь негативные последствия — споры с налоговиками по факту подмены трудовых отношений. 

Документооборот с самозанятым специалистом

Документооборот с техническим специалистом включает в себя следующие документы.

• Договор.

Сотрудничество с техническим исполнителем заказчик оформляет договором ГПХ. В договоре отражают все нюансы сотрудничества, порядок сдачи-приемки работ, особенности разрешения споров, права и обязанности сторон. 

• Техническое задание.

Этот документ заказчик составляет в случае выполнения сложных работ или рамочного договора. В нем подробно описываются характеристики работ, которые должен выполнить подрядчик. 

Если договор заключается на конкретные работы, например, нужно установить кондиционер, то составлять техзадание не нужно. В этом случае подробные сведения пропишите в договоре.

При возникновении споров техническое задание поможет подтвердить, что заказчик донес до подрядчика свои требования, а исполнитель с ними согласился. Кроме того задание подтверждает сдельность отношений в случае рамочного договора.

• Смета / коммерческое предложение.

Составляет подрядчик на основании техзадания. Этот документ важен больше для исполнителя, чем для заказчика. Исполнитель может составить документ до заключения договора, тогда это коммерческое предложение. Если после — смета.

• Акт выполненных работ.

На основании этого документа происходит сдача и приемка выполненных работ и производится оплата. Также акт помогает подтвердить сдельность отношений.

• Чек.

Чек — обязательный документ, который должен формировать самозанятый на сумму, полученную от заказчика. На основании чека заказчик включает расходы на выплату самозанятому в состав затрат по налогу на прибыль и УСН, а подрядчик уплачивает НПД исходя из суммы полученного за месяц дохода.

Важно правильно заполнить все реквизиты чека. В чеке не должно быть терминологии, свойственной трудовым отношениям, например, «зарплата», «оклад», «аванс». Заменяйте слова, например, вместо «аванс» пишите «предоплата».

• Приложения к договору.

К договору с техническим специалистом также можно составить другие приложения: календарный план работ, перечень технической документации. Но на практике эти документы готовят редко.

Договор с техническим специалистом — разделы и примеры заполнения

С самозанятым-техническим специалистом составляется договор подряда или договор оказания услуг. 

Закон не обязывает самозанятых сотрудничать по договору, но на практике без него никто не приступает к задачам. Правильно составленный договор защищает заказчика от риска переквалификации отношений в трудовые и от обязанности перечисления налогов и взносов за самозанятого-подрядчика.

В договор подряда с техническим специалистом, например, на отделку офиса, необходимо включить такие разделы:

• Предмет договора.

Это существенное условие, и без него договор будет считаться незаключенным. 

В договоре укажите адрес стройплощадки, тип строения, например, бизнес центр, а также его основные характеристики и параметры — этажность, площадь, какие-то конструктивные особенности. Можно также указать требования к материалам, из которых будет сооружено строение.

Например, «Исполнитель обязуется выполнить работы по отделке офиса Заказчика, расположенного по адресу …»: 

Если работы, к которым привлекается самозанятый, сложные или договор рамочный, подробно расписывать их в договоре необязательно, тогда нужно составить техзадание и подробно описать все в нем.

• Сроки выполнения работ.

В это разделе пропишите общие сроки выполнения работ и отдельных его этапов: начальный и конечный.

• Стоимость работ.

Укажите полную стоимость работ и при необходимости учтите дополнительные расходы, например, на составление дизайн-проекта дома, оплату и доставку строительных материалов.

Например, «Стоимость и сроки выполнения работ определены в Приложении № 1 к настоящему Договору».

• Гарантии.

В договоре рекомендуется указать гарантийные сроки на выполненные работы. 

Пример: 

14.1. Гарантийный срок на работы, выполненные Подрядчиком, устанавливается в 24 (Двадцать четыре) месяца с даты подписания Сторонами Акта закрытия объекта.

14.2. Подрядчик в течение периода гарантийного срока обязан устранить все дефекты, возникшие в результате некачественного выполнения работ и выявленные в ходе эксплуатации Объекта за свой счет. Если Подрядчик не устранит некачественное выполненные по его вине работы в течение указанного в Договоре срока, то Заказчик имеет право привлечь других исполнителей, которые за соответствующую плату переделают некачественно выполненные Подрядчиком работы. Все расходы в этом случае возмещаются Подрядчиком.

14.3. Гарантийный срок на материалы, используемые при выполнении работ, должен быть не менее срока гарантии на выполненные работы.

• Порядок сдачи и приемки работ.

Принимать работы можно как по завершению каждого конкретного этапа, так и после окончательного завершения строительства.

Пример:  

Подрядчик письменно извещает Заказчика о готовности к приемке Работ - за 5 (пять) рабочих дня до завершения Работ. 

Приемка работ осуществляется Заказчиком в течение 7 (семи) рабочих дней с момента получения уведомления Подрядчика. 

Заказчик обязан подписывать Акты о приемке выполненных работ или направлять Подрядчику в течение 7 (семи) календарных дней с момента получения Актов мотивированный отказ от приемки работ в соответствии с условиями настоящего Договора.

Приемка работ по Договору осуществляется путем подписания Заказчиком актов о приемке выполненных работ и справок о стоимости выполненных работ и затрат, передачи Заказчику всей необходимой исполнительной и технической документации в 4-х экземплярах на бумажном носителе и 1-м экземпляре в электронном виде, включая документы, подтверждающие перевозку и утилизацию строительного мусора. 

Основаниями для отказа в приемке Работ являются несоответствие качества и объемов работ СНиП, требованиям действующего Законодательства и нормативных документов Российской Федерации. 

Приложения к договору с техническим специалистом

К договору с техническим специалистом можно составить различные приложения.

Техническое задание

В нем укажите характеристики объекта, требования к качеству выполнения работ и используемым материалам, пожелания по срокам выполнения работ. 

Пример:

«Работы по отделке офиса производятся в бизнес центре «Лидер», расположенному по адресу…, на 16 этаже здания, в офисном помещении площадью 150 кв.м».

1. Наименование работ: 

• демонтажные работы в офисном помещении — перегородки, пол, потолки;

• строительные работы — установка перегородок, укладка пола, установка подвесного потолка.

2. Объем работ: перечисленные работы в офисном помещении площадью 150 кв.м:

• демонтаж перегородок — … шт.;

• демонтаж пола — … кв.м;

• демонтаж потолка — … кв.м;

• установка перегородок — … шт.;

• укладка пола — … кв.м;

• монтаж подвесного потолка из гипсокартона — … кв.м.

3. Стоимость работ: 700 тыс. рублей.

4. Срок выполнения работ: с 28.08.2023 по 07.09.2023. 

Смета

Этот документ составляется на основании технического задания. В нем подрядчик подробно расписывает наименование работ в единицах измерения, их цену и объем, стоимость материалов и других расходов подрядчика. Смета используется для расчета бюджета проекта, планирования затрат и принятия решения о его выполнении.

Пример: 

1. Демонтажные работы:

• Демонтаж перегородок — (стоимость).

• Демонтаж пола — (стоимость).

• Демонтаж потолка — (стоимость).

2. Строительные работы:

• Устройство новых перегородок — (стоимость).

• Укладка нового пола — (стоимость).

• Установка подвесного потолка — (стоимость).

Календарный план работ

Составляется на основании сметы, если необходимо детализировать каждый этап работ, сроки выполнения и стоимость. 

Пример:

Перечень работ, которые должны быть выполнены:

• Укладка напольного покрытия.

• Оклейка стен обоями.

• Покраска потолка.

• Монтаж электропроводки и светильников.

• Установка сантехнического оборудования.

• Установка разделительных стен и дверей.

• Установка оконных и дверных блоков.

• Установка вентиляционной системы.

• Разметка и обустройство рабочих мест.

Акт выполненных работ к договору с техническим исполнителем

В акте выполненных работ к договору подряда подробно пропишите:

• Характеристику выполненных работ, их виды, единицы измерения и стоимостные показатели.

• Адрес, по которому были выполнены работы.

• Подробное описание выполненных работ.

Пример: 

Состав работ:

Демонтажные работы:

• удаление старой отделки стен, пола и потолка;

• снос перегородок, при необходимости;

• демонтаж инженерных коммуникаций, при необходимости.

  Строительно-монтажные работы:

• монтаж гипсокартонных перегородок с учетом проектных планов;

• монтаж подвесных потолков из гипсокартона;

• устройство стяжек на полу;

• монтаж оконных конструкций и дверей;

• установка электропроводки и освещения;

• установка вентиляционной системы.

 Объем работ:

• Всего выполнено работ на сумму 280 000 (двести восемьдесят тысяч) руб.

Качество выполненных работ:

• Работы выполнены в соответствии с действующими нормативами и требованиями.

Сроки выполнения работ:

• Работы были выполнены в срок с 09.08.2023 г. по 10.12.2023 г.

Чек от технического специалиста — что указать

В поле «Наименование товара/услуги» необходимо указать конкретный результат работ:

Например,

• Производство отделочных работ в офисе заказчика — 300 000 руб.

• Замена электропроводки в офисе — 200 000 руб.

• Установка новых светильников в количестве 10 шт. — 40 000 руб.

• Покраска стен и потолка — 60 000 руб.

Риски сотрудничества с техническими специалистами

Риски сотрудничества с техническими специалистами можно разделить на две группы: общие и специальные.

Общие риски

К ним относится риск переквалификации отношений в трудовые, а также признание заказчика налоговым агентом по отношению к самозанятому.

Для минимизации этих рисков:

• Проверяйте самозанятого перед началом сотрудничества и перед каждой выплатой дохода.

Перед началом сотрудничества нужно проверить актуальность статуса плательщика НПД, затем уточнить факт наличия трудовых отношений с этим исполнителем в последние 2 года. 

Статус самозанятого также нужно проверять перед каждой выплатой дохода — это позволит исключить риск перечисления денег исполнителю, который утратил статус плательщика НПД.

• Составьте правильный договор.

В договоре нужно детально прописать все существенные моменты: предмет, сроки, стоимость, гарантию на оказанные работы, права и обязанности сторон, ответственность за нарушение условий договора и порядок разрешения споров. После составления договор необходимо проанализировать на отсутствие в нем терминологии и условий, характерных для трудовых отношений.

• Получите закрывающие документы.

К ним относится чек и акт выполненных работ. Указанные документы не только подтвердят факт выполнения работ и их оплаты, но и послужат дополнительным доказательством того, что между сторонами сложились гражданско-правовые, а не трудовые отношения.

Специальные риски

К ним относится разглашение персональных данных заказчика, несоблюдение сроков выполнения работ, нарушение норм местного законодательства.

Минимизировать эти риски можно, подробно расписав все нюансы сотрудничества в договоре и приложениях к нему: техническом задании, смете, соглашении о неразглашении данных.

Конкретизация сроков выполнения работ, а также ответственность за их срыв, прописанная в договоре, обезопасит заказчика от их нарушения. 

Информацию по срокам можно указать в договоре следующим образом:

1.1 Подрядчик обязуется выполнить работы по договору в течение 190 календарных дней с момента подписания настоящего Договора.

1.2. В случае необходимости продления срока выполнения работ по объективным причинам, Подрядчик обязан письменно уведомить об этом Заказчика не менее, чем за 90 рабочих дней до истечения срока, предусмотренного в пункте 1.1 настоящего Договора.

2. Ответственность за нарушение сроков выполнения работ по Договору:

2.1. За каждый день просрочки выполнения работ Подрядчик обязуется уплатить Заказчику неустойку в размере (указать процент) от суммы Договора за каждый день просрочки, начиная с дня, следующего за истечением срока, предусмотренного в пункте 1.1 настоящего Договора.

2.2. В случае пролонгирования сроков выполнения работ по объективным причинам, Заказчик может согласовать продление сроков выполнения работ с Подрядчиком без уплаты неустойки. 

Обязанность соблюдать нормы местного законодательства можно прописать в договоре так:

1.1. Подрядчик обязуется соблюдать все действующие нормы местного законодательства, регулирующие выполнение работ по Договору.

1.2 В случае нарушения Подрядчиком указанных норм местного законодательства, он обязуется своими силами устранить все последовавшие за этим последствия, включая связанные с ними штрафы, санкции и иные обязательства.

1.3. Подрядчик несет полную ответственность перед Заказчиком за нарушение указанных норм.

Что важно учесть при сотрудничестве с исполнителями-техническими специалистами:

• Заключите договор подряда или оказания услуг.

• Составьте техническое задание, смету и соглашение о неразглашении данных в качестве приложений к договору. 

• Укажите в договоре подробный перечень выполняемых исполнителем работ, их сроки и стоимость, когда сделку заключаете разово. Если заключаете рамочные договор, то включите эти подробности в техническое задание.

• Требуйте от подрядчика составить смету на основе техзадания. В смете он должен зафиксировать этапы выполнения работ, их сроки и стоимость. 

• Зафиксируйте приемку работ и претензии к их качеству в акте выполненных работ. 

• Получите чек от самозанятого после оплаты выполненных работ. Проверьте в нем корректность внесенных данных о работах, их стоимости и заказчике.

Какой статус исполнителя выбрать для эффективного сотрудничества?

Поможем минимизировать риски

Узнайте, кто будет наиболее выгодным партнером для вас: самозанятый, ИП или физлицо без статуса

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KWqEY