Как отразить сотрудничество с самозанятым в бухгалтерских документах

Предварительная проверка исполнителя и договора

Когда в бухгалтерию поступает договор, в котором исполнитель — самозанятый, бухгалтер должен удостовериться:

• В договоре есть подписи заказчика и исполнителя, так как договор, подписанный только одной стороной, юридической силы не имеет и в случае возникновения споров не сможет служить доказательством сотрудничества. Подробнее об этом писали здесь.

• У исполнителя есть регистрация в качестве плательщика НПД. Подтвердить свой статус исполнитель может справкой о регистрации из приложения «Мой налог».

Исполнение обязательств и оформление акта

Когда самозанятый исполнил свои обязательства, стороны должны зафиксировать результат. Согласно закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ, оказание услуг или выполнение работ самозанятым подтверждается чеком. То есть оформлять акт не обязательно. 

Однако в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ ФНС указывает, что акт — это дополнительный закрывающий документ. Плюс, подписанный сторонами акт защищает исполнителя от претензий со стороны заказчика и отказа в оплате услуг.  А для заказчика акт подтвердит сдельный характер взаимоотношений и прозрачность сотрудничества. Что указать в акте — рассказали здесь.

Выплата вознаграждения

Выплачивать вознаграждение можно двумя способами:

• безналичным перечислением на счет исполнителя;

• наличными из кассы компании.

Разберем подробно каждый способ.

Перечисление вознаграждения на счет

Платежное поручение на перечисление денег в адрес исполнителя оформляйте в соответствии с порядком, который указан в Положении Банка России от 29.06.2021 № 762-П.

В платежке бухгалтер указывает ФИО, ИНН, расчетный счет получателя и реквизиты банка самозанятого. В поле КПП указывают 0. Можно попросить исполнителя выставить счет. Счет — это необязательный документ, но он удобен тем, что в нем представлены реквизиты и прописана услуга. Часто можно встретить счет, в верхней части которого представлен образец заполнения платежного поручения — это наглядно и удобно для бухгалтера. Если счета нет, то бухгалтер возьмет реквизиты из договора.

Помимо реквизитов получателя, заполните:

• Поле 20 — кодовое обозначение назначения платежа. Для расчетов с физлицами по оплате труда, выплате вознаграждений нужно указывать код «1» (п. 4 ч. 2 ст. 4 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, ч. 5 ст. 70, ст. 99 от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Этот код укажет банку, что, если у него есть исполнительный документ на имя самозанятого, он вправе удержать часть выплаты в соответствии с нормами взыскания.

• Поле 24 — назначение платежа. Здесь нужно максимально подробно указать, за что производится выплата, сослаться на номер договора, счета и описать услуги (приложение 1 к Положению Банка России от 19.06.2012 № 383-П). 

Важно: вознаграждение самозанятого — это не зарплата, а оплата его услуг. Формулировка «зарплата» привлечет внимание контролирующих органов, которые под сотрудничеством с самозанятым могут заподозрить сокрытие трудовых отношений.

Выдача гонорара из кассы

Если заказчик — ИП, он может снять деньги с бизнес-карты и расплатиться ими с исполнителем.

Если же заказчик — юрлицо, то выплату вознаграждения наличными должен сделать кассир из кассы организации и с соблюдением требований пункта 6.2 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Для этого нужно:

• Выписать расходный кассовый ордер (РКО) на унифицированном бланке № КО-2 (утвержден постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). В РКО укажите наименование организации, дату составления ордера, ФИО и сведения документа, удостоверяющего личность, по которому исполнитель получает вознаграждение. Сумму в РКО нужно указать дважды: цифрами — в табличной части и прописью — в поле «Сумма». В поле «Основание» нужно дать ссылку на номер и дату договора с самозанятым. При получении денег исполнитель ставит подпись в РКО.

• Зарегистрировать РКО в журнале приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) и кассовой книге (форма № КО-4) из постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Важно: если самозанятый зарегистрирован в качестве ИП, то выплата наличными по одному договору не может превышать 100 тыс. руб. (п. 4 указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).

Если после выплаты гонорара годовой доход исполнителя превысит лимит в 2,4 млн рублей, он не сможет выдать чек заказчику. Поэтому перед выплатой, особенно в конце года, бухгалтеру лучше дополнительно проверить на сайте ФНС, не утратил ли статус самозанятый. 

Чек

Чек от самозанятого — это обязательный документ вне зависимости от того, как заказчик расплатился с исполнителем: наличными или по безналу. Без него заказчик не сможет принять расходы в налоговом учете (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).

При наличии чека принять расходы можно двумя способами, в зависимости от того, какое событие произошло раньше — оформлен акт или выбит чек:

• По предоплате. Когда дата чека раньше даты акта, расходы принимаются датой акта.

• По постоплате. Когда дата акта раньше даты чека, расходы признаются на дату чека.

Когда чек от самозанятого получен, необходимо убедиться в корректности его оформления. Все, что нужно знать бухгалтеру про чеки, есть здесь.

Отражение сотрудничества с самозанятым в бухгалтерском учете

Учет расчетов с самозанятыми ведут на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции со счетами затрат: 08, 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91-2. Выбор счета затрат зависит от характера работ или услуг и целей их приобретения. Например, если компания привлекла самозанятого к работам по созданию основного средства, затраты нужно учесть на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Услуги самозанятого по проведению рекламной кампании — на счете 44 как расходы на продажу, а ремонт компьютера — на счете 26 как общепроизводственные расходы.

Бухгалтерские проводки расчетов без участия онлайн-платформ выглядят так:

Расчеты с самозанятыми через онлайн-платформу отражаются в бухгалтерском учете иначе, так как платформа — это посредник, а заказчик пополняет счет сервиса и не перечисляет деньги исполнителю напрямую. Расчеты с посредниками ведут с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты с посредником». Бухгалтерские записи будут следующими:

Самозанятый аннулировал чек, что делать компании?

Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми

Узнайте, как обезопасить свою компанию при сотрудничестве с самозанятыми

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KCmBp