Топ ошибок в документах при сотрудничестве с самозанятыми

В каких документах могут быть ошибки

При сотрудничестве с самозанятым стандартный перечень документов включает в себя:

• договор;

• задание;

• акт приемки оказанных услуг;

• счет на оплату;

• чек.

Обязательный из всех этих документов — только чек, это указано в законе от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Все остальные документы стороны составляют по своему усмотрению. При этом оформление полного комплекта документов поможет избежать конфликтных ситуаций между заказчиком и исполнителем, а также с контролирующими органами. 

Чтобы снизить риски от ФНС и выстроить продуктивное сотрудничество, нужно знать про основные ошибки, которые возникают при подготовке этих документов.

Топ основных ошибок в договоре с самозанятым

Если решается вопрос о переквалификации, первым делом налоговые инспекторы обращают внимание на договор, который заключен с исполнителем. Поэтому нужно, чтобы этот документ был составлен корректно и юридически правильно. 

Проанализировав множество договоров с самозанятыми, специалисты Консоль.Про выделили пять основных ошибок, которые допускают заказчики при составлении этого документа:

• В договоре есть трудовая терминология.

При описании условий сотрудничества с самозанятым, прав и обязанностей сторон, стоимости услуг, разрешения споров и прочих важных моментов, необходимо использовать термины из гражданского права. В таком сотрудничестве трудовую терминологию использовать нельзя, так как это сильно увеличивает риск переквалификации отношений.

Например, не «работа», а «оказание услуг», не «зарплата», а «вознаграждение», не «работодатель и работник», а «заказчик и исполнитель».

• В договоре не указан специальный статус исполнителя — плательщик НПД.

Если в договоре с самозанятым не прописать его особый статус плательщика НПД, то в случае проверки у налоговиков могут возникнуть претензии, а у заказчика — проблемы. Так, проверяющие могут посчитать, что договор заключен с физическим лицом, а не с самозанятым. Это приведет к доначислению НДФЛ и страховых взносов, сдаче отчетности в ИФНС и СФР.

Пример формулировки может быть таким:

• В договоре не зафиксирована ответственность за невыдачу чека и несообщение заказчику об утрате статуса самозанятого.

После получения оплаты от заказчика самозанятый должен отразить полученный доход в приложении «Мой налог» и сформировать чек. 

Если самозанятый получил оплату и не выдал чек, заказчик должен будет перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Когда самозанятый не выдает чек или отменяет его, налоговики считают такую выплату оплатой физлицу. А если заказчик перечисляет доход физлицу без статуса самозанятого, он автоматически становится его налоговым агентом со всеми вытекающими последствиями. 

Те же последствия ждут заказчика, если исполнитель утратил статус самозанятого и деньги получил уже в качестве обычного физлица.

Поэтому в договоре нужно указать, какую ответственность несет исполнитель, если не выдаст чек или не сообщит об утрате статуса плательщика НПД. Эти условия можно прописать в договоре, например, так:

• В договоре есть условия, которые характерны для трудовых отношений.

Отношения между заказчиком и исполнителем регулируются нормами гражданского, а не трудового права. По этой причине в договоре с самозанятым не должно быть условий, которые характерны для трудовых отношений. То есть в договор нельзя включать условия о выплате исполнителю отпускных, оплате больничного и декретных, перечислении различного рода компенсаций, например, за использование личного имущества и оборудования, за работу в выходной или праздничный день. Также самозанятому нельзя устанавливать график и режим работы, прописывать в договоре трудовую функцию, а не конкретный результат услуг. 

Если заказчик внесет в договор условия, которые характерны для трудовых отношений, а также ознакомит исполнителя с локальными нормативными актами организации, подключит к производственным процессам и ежемесячно будет перечислять оплату в фиксированной сумме, все это может привести к переквалификации отношений.

• Неправильно указан предмет договора.

Конечный результат — главное условие заключения гражданско-правового договора. Указание в договоре трудовой функции или должности исполнителя вместо конечного результата услуг может привести к переквалификации отношений. Поэтому в договоре нужно подробно прописать, какие услуги будет оказывать исполнитель и что будет являться конечным результатом. Например,

Более подробно о критических ошибках, которые заказчик допускает при составлении договора, рассказали в этой статье.

Топ основных ошибок в задании к договору

Если с исполнителем планируется длительное сотрудничество, и результат каждой конкретной оказанной услуги в договоре подписать невозможно — заключают рамочный договор, а условия каждой конкретной услуги прописывают в задании.

Правильно составленное задание подтверждает сдельность сотрудничества с исполнителем и что между сторонами именно гражданско-правовые, а не трудовые отношения.

Чаще всего в задании допускают следующие ошибки:

• Включают термины и условия, которые характерны для трудовых отношений.

Как и в случае с договором, задание не должно содержать термины и условия, которые относятся к трудовым отношениям.

• Не указывают подробное описание предмета договора.

В задании нужно подробно указывать, какие услуги будет выполнять исполнитель, в какие сроки и какими требованиями он будет руководствоваться.  

Правильно составленное задание:

Подробнее о том, как оформлять задания к договору с самозанятыми рассказали в этой статье.

Топ основных ошибок в акте оказанных услуг

Для заказчика и исполнителя акт подтверждает приемку оказанных услуг и их оплату, а для налоговой – сдельный характер сотрудничества сторон. Но ошибки в акте могут привести к прямо противоположному результату и проблемами с налоговиками.

В акте выполненных работ или оказанных услуг чаще всего допускаются ошибки:

• Нет подробного описания оказанных услуг и их объема.

Чем подробнее в акте будут описаны оказанные услуги, их объем и период выполнения, тем меньше риск переквалификации. Из акта налоговая должна понять, что основная цель сотрудничества сторон – конкретная услуга, а не выполнение трудовой функции. 

Пример описания услуг в акте:

• Не указан порядок расчета вознаграждения.

Размер вознаграждения должен рассчитываться исходя из количества оказанных услуг. Если из акта будет следовать, что оплата производится за определенный промежуток времени, например, час или день, то налоговая расценит это как один из признаков трудовых отношений.

Например, такой порядок расчетов неверный:

А вот такой верный:

• Нет упоминания о предоплате, которая выплачена исполнителю.

Если заказчик решил перечислить часть оплаты самозанятому заранее, это обязательно нужно прописать в договоре и в акте.

Условие о перечислении предоплаты включается в итоговый акт, на основании которого заказчик принимает услуги и оплачивает их. Отдельный акт на предоплату составлять не нужно. Зафиксировать это условие можно так:

• Есть терминология и условия, которые характерны для трудовых отношений.

Как и в случае с договором, в акт об оказанных услугах нельзя включать термины и условия, которые характерны для трудовых отношений. Например, вместо термина «зарплата» необходимо указать «вознаграждение», вместо «работодатель и работник» — «заказчик и исполнитель». 

Подробнее о том, для чего нужен акт выполненных работ, и как правильно его составить, рассказали в этой статье.

Ошибки в чеке от самозанятого

Чек — это основной документ, который обязан составить самозанятый. Именно чек налоговая видит в первую очередь и на основании ошибок в нем может инициировать проверку остальных документов и правоотношений. Поэтому к формированию чека нужно относиться с особой внимательностью.

Сроки, когда самозанятый должен сформировать чек и направить его заказчику, прямо прописаны в законе № 422-ФЗ:

• В момент расчета — если оплата прошла наличными, банковской картой или переводом на карту исполнителя по номеру телефона.

• До 9 числа следующего месяца — если расчет прошел в безналичной форме, например, со счета заказчика на счет исполнителя.

Отсутствие чека грозит заказчику:

• Проблемами с признанием расходов на выплату — на УСН «доходы минус расходы» и по налогу на прибыль.

• Риском переквалификации.

• Риском признания заказчика налоговым агентом.

Топ критических ошибок в чеке от самозанятого включает в себя:

• Наличие трудовой терминологии.

В чеке, как и в других документах, которыми оформляют отношения между заказчиком и самозанятым, не должно быть трудовой терминологии: «зарплата», «оклад», «работодатель», «работник», «график», «премия». Если в чеке есть такие слова — это значительно увеличивает риск переквалификации отношений.

• Ошибки в наименовании работ.

В чеке, как и в акте, должен быть указан результат оказанной услуги, а не трудовая функция. 

Например, нельзя писать «оплата копирайтеру». Напишите «Оплата за написание статьи о материальной ответственности работника, 6800 знаков».

• Ошибки в реквизитах заказчика.

Реквизиты заказчика должны быть указаны без ошибок. 

Если документ составлен с ошибками, у заказчика возникнут проблемы с признанием расходов на выплату в базе по налогу на прибыль или УСН «доходы минус расходы». Также, если в чеке неверно указано наименование услуг, ФНС может признать заказчика налоговым агентом самозанятого, так как деньги он получил не по тем услугам, которые прописаны в договоре и акте. 

Подробно о том, для чего нужен чек, как правильно его составить и проверить, и что делать, если самозанятым не выдал или аннулировал чек, рассказали в этой статье.

Как избежать ошибок при составлении документов с самозанятым

Чтобы избежать указанных выше ошибок, нужно придерживаться таких правил:

• Перед началом сотрудничества и перед каждой выплатой нужно проверять актуальность статуса самозанятого.

• В документах, которыми оформляется сотрудничество с самозанятым, не должно быть условий и терминологии из трудовых отношений.

• В договоре и всех закрывающих документах нужно указывать результат оказанной услуги, а не трудовую функцию.

• В задании нужно подробно описывать предмет договора.

• Чек от самозанятого нужно проверять на наличие трудовой терминологии. Реквизиты заказчика должны быть указаны в чеке без ошибок.

Консоль.Про— платформа для автоматизации сотрудничества с внештатными исполнителями. Платформа проведет анализ рисков переквалификации отношений в трудовые и обеспечит закрывающими документами, в том числе грамотно оформленными заданиями и актами, которые заказчик сможет использовать в случае возникновения споров с исполнителем. 

Стоп-слова: что нельзя писать при сотрудничестве с внештатными исполнителями

Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией

Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с внештатниками

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8K68MX