Годовая отчетность 2023: что и куда сдавать по внештатникам

Что входит в состав годовой отчетности по внештатникам

Отчитываться по внештатным исполнителям нужно в два контролирующих органа:

Налоговую инспекцию.

В ИФНС заказчик должен подать расчет по страховым взносам (РСВ), персонифицированные сведения о физлицах и расчет 6-НДФЛ.

Социальный фонд России (СФР).

В СФР по внештатникам сдается форма ЕФС-1 в составе нескольких разделов.

Отчетность в налоговую: формы сроки, особенности заполнения

В 2023 году отчетность по персоналу как штатному, так и внештатному претерпела большие изменения: скорректировали формы и сроки сдачи отчетов, а также порядок заполнения.

Состав отчетности по внештатным исполнителям, которую подают в ИФНС, состоит из трех форм.

Расчет по страховым взносам

РСВ — это документ, в котором заказчик отчитывается по страховым взносам, перечисленным за своих внештатников.

Нужно ли сдавать нулевой РСВ

Обязанность сдавать РСВ с нулевыми показателями зависит от того, кто его подает.

Организации всегда сдают расчет по страховым взносам, так как у них есть хотя бы один сотрудник — генеральный директор. Необходимо отчитаться даже если в отчетном периоде взносы за гендиректора не перечислялись или деятельность в компании не велась (письмо Минфина от 28.07.2022 № 03-15-05/73009, письмо ФНС от 16.04.2020 № БС-3-11/3048@, постановление АС Уральского округа от 23.03.2023 по делу № А50-16502/2022).

К ИП, которые никогда не сотрудничали с внештатниками, налоговые инспекторы относятся лояльно и не обязывают их сдавать РСВ. Но если бизнес ранее привлекал исполнителей и сдавал по ним отчет, тут могут возникнуть сложности. Налоговая может посчитать, что ИП «забыл» отчитаться и привлечь его к ответственности за пропуск срока сдачи РСВ. Поэтому, если у предпринимателя с начала года нет обязанности отчитываться по страховым взносам, рекомендуем за первый квартал сдать нулевой РСВ с пояснительной запиской. В этой записке нужно указать, что в течение года ИП не будет сотрудничать с физлицами, за которых необходимо делать отчисления в бюджет. Это обезопасит ИП от возможных споров с проверяющими.

Но если, например, в первом квартале ИП заключит с исполнителем-физлицом договор ГПХ на выполнение разовой услуги и перечислит за него страховые взносы, у него возникнет обязанность сдавать форму РСВ в течение всего года: за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и за 2023 год.

Сотрудничайте с внештатниками на платформе Консоль.Про: оцените преимущества автоматизированных выплат исполнителям, автоматической проверки статуса на дату каждой выплаты и комплексного управления рисками.

Единственный случай, когда организации и ИП не сдают РСВ при сотрудничестве с исполнителями-физлицами — это применение особого режима налогообложения – автоматизированной упрощенки (АУСН). За них сведения о страховых взносах по внештатникам передают в налоговую уполномоченные банки.

По какой форме нужно сдать РСВ за 2023 год

За 2023 год нужно отчитаться по новой форме, которая приведена в приказе ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Необходимость обновления формы РСВ связана с изменениями, которые внесли в НК в части исчисления страховых взносов с выплат отдельным категориям иностранцев.

Напомним, что с 2023 года страховые взносы больше не делятся отдельно на пенсионные, медицинские и социальные. Для всех взносов теперь установлен единый тариф — 30%.

Но не все исполнители-физлица подлежат страхованию сразу по трем видам: ОПС, ОМС и ОСС. Некоторые иностранцы, с которыми заказчик сотрудничает в соответствии с положениями международных договоров, могут быть застрахованы в РФ только по одному или двум видам страхования. Для них с 2023 года сложилась неоднозначная ситуация: заказчик должен был уплачивать взносы по общей ставке, несмотря на то, что такой исполнитель был освобожден от уплаты взносов по одному или нескольким видам страхования. Чтобы это исправить, внесли изменения в порядок расчета страховых взносов за таких лиц и в отчетную форму РСВ.

Организации, которые производили выплаты таким иностранцам, обязаны отчитываться по обновленной форме, начиная с третьего квартала.

С 1 января 2024 года все страхователи без исключения должны сдавать расчет по страховым взносам по новой форме.

Какие разделы нужно заполнить при сдаче РСВ по исполнителям за 2023 год

В РСВ за 2023 год заказчик должен заполнить следующие разделы: Титульный лист, Раздел 1, Подраздел 1 к Разделу 1 и Раздел 3. Остальные страницы нужно приложить к расчету только при необходимости.

Нулевой РСВ за 2023 год будет состоять только из трех страниц: Титульного листа, Раздела 1 и Раздела 3.

После заполнения документа его нужно проверить на соответствие контрольным соотношениям.

Что нужно учесть при заполнении РСВ за 2023 год

Код расчетного периода на Титульном листе — «34».
При заполнении нулевого РСВ за 2023 год в Разделе 1 нужно указать код «2».
Контрольные соотношения приведены в письме ФНС от 10.03.2023 № БС-4-11/2773@.

Как и когда нужно отчитаться по форме РСВ за 2023 год

Расчет по страховым взносам за 2023 год нужно подать в ИФНС по месту учета заказчика — до 25 января 2024 года. Сделать это можно одним из следующих способов:

На бумаге или в электронной форме — если количество внештатников, по которым были уплачены страховые взносы, составило 10 человек и меньше.
Только в электронной форме — если количество таких исполнителей превысило 10 человек.

Делегируйте выполнение разовых и проектных работ самозанятым. Платформа Консоль.Про автоматизирует взаимодействие крупного и среднего бизнеса с самозанятыми, физлицами и ИП. В обслуживание входит: проверка благонадежности контрагента, анализ рисков переквалификации отношений в трудовые, грамотное оформление договоров ГПХ и удобное заключение сделок онлайн.

Персонифицированные сведения по внештатникам

Это новая форма отчетности, которую заказчики должны сдавать по исполнителям, если с их дохода в бюджет перечислялись страховые взносы. Отчет включает информацию о таких физических лицах и о суммах выплаченного им дохода.

По какой форме нужно сдать персонифицированные сведения за 2023 год

Форма этого отчета утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Что нужно учесть при заполнении персонифицированных сведений

Если исполнитель расторг договор ГПХ в декабре, или он продолжал действовать, но выплат по нему не было, за этот месяц нужно сдавать персонифицированные сведения.
Персонифицированные сведения за декабрь можно не сдавать в ИФНС.

В настоящий момент сложилась неоднозначная ситуация относительно сдачи персонифицированных сведений за последний месяц каждого квартала: март, июнь, сентябрь и декабрь.

В своих разъяснениях ФНС указывает на то, что сдавать этот отчет за последний месяц квартала не нужно, так как информация о страховых выплатах за эти месяцы включается в РСВ по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Соответственно, по мнению ФНС, персонифицированные сведения за декабрь заказчики могут не сдавать.

Но разъяснение налоговой службы вступает в конфликт со ст. 431 НК, которая однозначно указывает на необходимость ежемесячной сдачи этого отчета.

Так как нормы НК имеют приоритет над разъяснениями ФНС и Минфина, чтобы избежать проблем с налоговиками местных инспекций, рекомендуем сдать персонифицированные сведения за декабрь 2023 года в установленный срок.

Как и когда нужно сдать персонифицированные сведения по исполнителям за 2023 год

Персонифицированные сведения — это ежемесячный отчет. За декабрь его необходимо будет направить в ИФНС по месту учета заказчика — до 25 января 2024 года.

Способ сдачи отчета в налоговую инспекцию зависит от количества внештатников, которые в декабре 2023 года получали выплаты, облагаемые страховыми взносами. Если таких сотрудников было 10 человек и менее — персонифицированные сведения можно сдать на бумаге и в электронной форме. Если 11 и больше — отчитаться придется в электронной форме.

Расчет 6-НДФЛ

Расчет 6 НДФЛ включает в себя данные о физических лицах, которым в 2023 году выплачивался доход, облагаемый НДФЛ.

По какой форме нужно сдать 6-НДФЛ по исполнителям за 2023 год

Форма отчета 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

2023 год будет последним отчетным периодом, за который 6-НДФЛ нужно сдать по этой форме. Начиная с 1 квартала 2024 года отчет необходимо заполнять по новой форме, которую утвердил приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

Какие разделы нужно заполнить при сдаче 6-НДФЛ по исполнителям за 2023 год

В годовой отчет 6-НДФЛ нужно включить следующие разделы: Титульный лист, Раздел 1, Раздел 2 и Приложение 1 к Расчету.

Что нужно учесть при заполнении 6-НДФЛ по исполнителям за 2023 год

На титульном листе укажите код отчетного периода — «34».
В разделе 1 отчета укажите сумму НДФЛ, которую перечислили в бюджет за период с 23 по 31 декабря.
В разделе 2 укажите общий размер вознаграждения исполнителей в 2023 году, а также сумму исчисленного и удержанного НДФЛ.
По каждому ОКТМО заполните отдельный расчет 6-НДФЛ.
После заполнения отчета проверьте его на соответствие контрольным соотношениям, которые приведены в письме ФНС от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@.

Есть направления деятельности, на которые можно привлечь внештатников, но боитесь переквалификации? Проведите анализ рисков и определите слабые стороны в сотрудничестве с самозанятыми. Специалисты компании Консоль.Про проанализируют все аспекты отношений с самозанятыми: проверят документы и подготовят подробное юридическое заключение.

Как и когда нужно сдать 6-НДФЛ по исполнителям за 2023 год

Отчет 6-НДФЛ ежеквартальный. За 2023 год заказчик должен отчитаться до 25 января 2024 года одним из следующих способов:

На бумаге или электронно — если количество исполнителей, которые получили вознаграждение, не превысило 10 человек.
В электронной форме — если количество таких внештатников составило 11 и более человек.

Отчетность в СФР: формы, сроки и особенности заполнения

С 2023 года Пенсионного и Социального фондов больше нет. На смену им пришел Социальный фонд России. Все отчеты, которые ранее сдавались в ПФР и ФСС, теперь нужно сдавать в СФР по новым формам. Точнее, форма одна, но разделы в ней разные и сдаются они по разным основаниям.

За 2023 год по внештатным исполнителям нужно сдать форму ЕФС-1 в составе следующих разделов:

Подраздел 1.1 (бывших СЗВ-ТД).

ЕФС-1 в составе этого подраздела нужно сдать, если с внештатником был заключен гражданско-правовой договор.

Срок сдачи — не позднее следующего рабочего дня со дня заключения или расторжения договора.

Подраздел 1.2 и 2 (бывший СЗВ-СТАЖ).

ЕФС-1 в составе этих подразделов сдается в случае, если внештатники попали в категорию лиц, перечисленных в подп. 1-10 п. 3 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Срок сдачи — до 25 января 2024 года.

Раздел 2 (бывший 4-ФСС).

Этот раздел нужно сдать только по тем исполнителям, за которых в отчетном периоде перечислялись в бюджет взносы на травматизм.