Как проверить безопасность сотрудничества с самозанятыми перед ФНС

Зачем нужно проводить аудит сотрудничества с самозанятыми

Компания сотрудничает с самозанятыми, оформляет документы и производит выплаты. Постепенно процесс переходит в рутину. Если самозанятых много или заказчик сотрудничает с исполнителем в течение нескольких месяцев, со временем бдительность и контроль ослабевают. 

При этом ФНС проверяет сотрудничество компаний с самозанятыми: 

• Обращает внимание на чеки, которые поступают от самозанятых. В чеке указан ИНН заказчика — так ведомство узнает, с какой компанией сотрудничает исполнитель.

• Применяет скоринговую систему, которая анализирует чеки и выявляет, законно ли заказчик сотрудничает с самозанятым или маскирует под этим трудовые отношения. 

• Может запросить у компании документы, которые подтверждают сотрудничество. 

• Может прийти с проверкой.

Не стоит дожидаться, пока налоговая сама обнаружит нарушения и проверит заказчика. Лучше провести аудит и выяснить, все ли условия сотрудничества с исполнителем соответствуют закону. Аудит можно организовать самостоятельно, а можно доверить его профессионалам.

Как самостоятельно провести аудит сотрудничества с самозанятыми 

Рассказываем, на какие моменты нужно обратить внимание:

Шаг 1. Проверьте исполнителя

• У исполнителя действительно есть статус самозанятого. 

Исполнитель может сняться с учета по своей инициативе или превысить установленный лимит дохода на НПД — 2,4 млн рублей в год. В таком случае он автоматически утратит статус самозанятого. 

Если исполнитель утратил статус самозанятого — компания, которая заказывает у него услуги, становится налоговым агентом. Она должна уплатить за исполнителя налоги и взносы как за обычное физлицо без статуса, а это больше 40% с вознаграждения.

• Самозанятый выполняет задачи, которые не подпадают под уплату НПД. 

Часть 2 ст. 4 422-ФЗ содержит список видов деятельности, для которых нельзя привлекать самозанятого. К ним относятся:

• Перепродажа чужих товаров, то есть товаров, которые изготовил кто-то другой. Исполнитель может приобретать сырье, сам производить продукцию и продавать ее.

• Продажа подакцизных товаров (181 НК). При этом не имеет значения, если их изготовил сам исполнитель. Например, самозанятый не может продавать домашнее вино.

• Продажа товаров, подлежащих обязательной маркировке. Полный список товаров, которые обязательно нужно маркировать, указан на сайте национальной системы маркировки «Честный ЗНАК».

• Предпринимательство в интересах третьего лица по договору комиссии, поручения, агентскому договору.

• Доставка продукции с приемом платежей для других лиц без кассовой техники продавца. То есть заказчик не может привлечь исполнителя как курьера, который принимает оплату от своего имени.

• Добыча и реализация полезных ископаемых. Для этого нужно открыть ИП или ООО, а также получить лицензию.

Также самозанятые не могут быть плательщиками НПД по некоторым видам доходов — например, от ценных бумаг, от уступки прав требований, дохода по договору простого товарищества, полученных в натуральной форме, от продажи недвижимости, долей в уставном капитале, от уступки прав требований, доходов адвоката, нотариуса, оценщика и арбитражного управляющего (ч. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 422-ФЗ).

• Самозанятый не был работником компании-заказчика в течение предыдущих двух лет.

По договорам с бывшим сотрудником, если со дня увольнения прошло меньше двух лет, заказчику нужно перечислить за исполнителя НДФЛ и взносы, как за физлицо без специального статуса. 

Также налоговая заподозрит подмену, если заказчик переводит бывших сотрудников на самозанятость таким образом: сначала их массово уволили из одной компании, а затем приняли как самозанятых в другую компанию, связанную с первой.

Шаг 2. Проверьте условия сотрудничества

• Сотрудничество с самозанятым действительно не маскирует трудовые отношения. 

Первое, о чем спросит налоговая в ходе проверки — покажите, что сотрудничество действительно носит сдельный характер. То есть, исполнитель оказывает конкретную услугу с определенным результатом, а не выполняет трудовую функцию. 

Компания не может поручать самозанятому процессы: например, нельзя нанять самозанятого курьера на полный день, чтобы он сидел в офисе и ждал доставки с 9:00 до 18:00. Самозанятый должен получать задания на конкретные доставки и иметь возможность отказаться от выполнения заказа. Заказчик не имеет права контролировать, где находится и что делает исполнитель в остальное время.

• Самозанятый не включен в оргструктуру компании-заказчика.

Исполнитель не может подчиняться сотрудникам организации. Заказчик может убедиться в качестве оказываемых услуг, но не должен требовать от самозанятого выполнять указания персонала в процессе.

Исполнитель также не должен знакомиться с локальными нормативными актами организации-заказчика и подписывать их.

• Исполнитель выполняет разовые или проектные работы, или есть рамочный договор с заданием на отдельные услуги.

Для налоговой — сигнал маскировки трудовых отношений, если исполнитель оказывает услуги в течение трех и более месяцев и при этом отсутствуют письменные задания к договору.

• В компании нет должностей, аналогичных задачам, к которым привлекают самозанятого.

Например, если в штатном расписании есть должность копирайтера, то привлекать самозанятого копирайтера будет рискованно.

• Заказчик не выдает самозанятому инвентарь, расходные материалы, не обеспечивает его рабочим местом.

Если для выполнения задач необходимо передать оборудование — сдайте его самозанятому в аренду и оформите акт приема-передачи. В акте укажите:

• к какому договору его оформили;

• какое оборудование и материалы передаете — в том числе модель, технические характеристики и т.д;

• в каком состоянии передаете оборудование, есть ли повреждения;

• когда начинается и заканчивается период использования;

• какие обязательства несут стороны по обеспечению сохранности оборудования или материалов, порядок возврата.

Если самозанятый носит брендированную форму — компания должна оплачивать ему рекламные услуги. Иначе налоговая воспримет такое сотрудничество за трудовые отношения.

• Заказчик выплачивает вознаграждение за отдельные услуги.

Оплачивайте каждое задание отдельно с учетом объема оказанных услуг.  Размер оплаты должен варьироваться от задания к заданию. 

Можно выплачивать вознаграждение раз в неделю или раз в 10 дней. При этом исполнитель должен предоставлять отчет о выполненных за этот период задачах.

• Период выплаты вознаграждения не совпадает с перечислением заработной платы штатникам.

Если заказчик в течение длительного времени и в те же сроки, что и штатникам, платит исполнителю фиксированное вознаграждение, которое не зависит объема и качества услуг, такие выплаты налоговая может расценить как зарплату. Это риск переквалификации отношений с исполнителем в трудовые.

• Исполнителя не направляют в командировки.

Компания не может оформить командировку для самозанятого, поскольку это признак трудовых отношений. Если для выполнения задачи исполнителя нужно отправить в другой город, фактические расходы на поездку учтите в его вознаграждении.

Шаг 3. Проверьте документы

• В договоре ГПХ с самозанятым нет условий, которые характерны для трудовых договоров.

В ГПД не должно быть условий о графике выполнения работ, заработной плате, выдаче корпоративного ноутбука и т.д. К исполнителю нельзя применять дисциплинарные взыскания.

Вот как можно переформулировать некоторые пункты:

• «Исполнитель обязан выполнять работы по будням с 10 до 19 часов» — «Исполнитель должен приступить к оказанию услуг в день принятия Задания к Договору».

• «Заказчик возмещает исполнителю затраты, которые связаны с выполнением работ, в том числе транспортные расходы» — «Расходы, которые связаны с оказанием Услуг, в том числе транспортные расходы, Исполнитель несет самостоятельно».

• «Заказчик обеспечивает Исполнителя оборудованием и техсредствами, которые нужны для выполнения работ» — «Для оказания Услуг Исполнитель применяет собственные материалы и оборудование».

Важно: пропишите в договоре ответственность:

• За нарушение сроков, в которые самозанятый обязан предоставить чек. 

• За несообщение факта, что исполнитель утратил статус самозанятого.

• В документах отсутствует трудовая терминология.

Исключите термины, которые характерны для трудовых отношений. Например, нельзя использовать в документах слова «работа», «оклад», «штраф» и подобные — вместо них используйте слова «сотрудничество», «выплата денежного вознаграждения», «повышающий или понижающий коэффициент».

• Если составили рамочный договор, к нему должны быть оформлены задания с описанием конкретной услуги.

В задании должно быть указано:

• На основе какого договора исполнитель выполняет задание. 

• Какую конкретную услугу оказывает исполнитель, например, изготовление двух макетов рекламных баннеров. 

• Подробные детали по услуге, например, написание статьи для сайта компании на тему «Способы сдачи отчетности в 2024 году» объемом 3 000 символов.

• Конкретную цену этой услуги.

• На все выплаты от исполнителя получили чеки.

Чек — это основной документ от самозанятого. Обязанность передавать чек заказчику закрепляет закон 422-ФЗ. Самозанятый оформляет чек, после того как получает вознаграждение:

• Если получил деньги наличными или с использованием электронных средств платежа — сразу после того, как проведен платеж.

• Если вознаграждение выплатили по безналу — до 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчета. 

Чеки могут храниться у заказчика в электронном варианте в виде изображения или pdf, в распечатанном виде или в формате QR-кода.

• В чеке заполнены все реквизиты, а название услуги соответствует тому, что указано в договоре или в задании.

В чеке должны быть заполнены реквизиты:

• название (чек);

• дата и время расчетов;

• ФИО и ИНН самозанятого, название налогового режима;

• название товара или услуги;

• размер вознаграждения;

• ИНН заказчика;

• QR-код;

• ИНН банка, если он участвует в проведении расчетов;

• уникальный номер чека. 

• Акты отражают точную информацию об оказанных услугах.

В документе укажите, что именно сделал исполнитель за определенный период. Если данных получилось слишком много, их можно оформить в отчете и приложить к акту.

Акты, которые конкретизируют услугу, делают сотрудничество прозрачным и для сторон, и для ФНС. Они подтверждают гражданско-правовой характер отношений, что минимизирует риск переквалификации их в трудовые.

• Есть письменное разрешение от родителей или опекунов на совершение сделки.

Этот документ понадобится, если заказчик сотрудничает с несовершеннолетним исполнителем. Об особенностях сотрудничества с лицами младше 18 лет рассказали здесь.

Как проводить аудит с привлечением внешней компании

Сотрудничество с самозанятым оформить просто. При этом есть много тонкостей, которые нужно учитывать. Аудит своими силами провести реально, но он занимает много времени. Поэтому проще и быстрее обратиться к профессионалам.

К тому же аудит силами внешней компании — надежнее, так как эксперты имеют опыт и знания, необходимые для выявления даже самых незначительных ошибок и неточностей. Особенно это важно для компаний, которые сотрудничают с большим количеством исполнителей. Здесь высока вероятность упустить что-то из виду.

Аудит с помощью сервиса Консоль.Про состоит из трех этапов:

1. Изучение документов. Компания заполняет опросник и прикладывает нужные документы. На их основе эксперты анализируют отношения с исполнителями.

2. Подготовка заключения. На этом этапе выявляют риски и готовят рекомендации по работе с ними.

3. Презентация заключения. Специалисты Консоль.Про проводят встречу с заказчиком и объясняют риски, а также дают рекомендации, как их устранить.

Заключение

Аудит сотрудничества с исполнителем включает проверку его статуса, характера оказываемых услуг, условий сотрудничества и документов. Вот каким основным критериям должно соответствовать сотрудничество:

• У исполнителя есть действующий статус самозанятого.

• Сотрудничество носит сдельный характер — исполнитель и заказчик понимают, какой результат будет на выходе. Исполнитель не ведет процессы и не выполняет трудовую функцию.

• Самозанятый выполняет разрешенные на налоговом режиме НПД виды работ.

• Самозанятый не был сотрудником компании в течение предыдущих двух лет.

• Исполнитель выполняет разовые или проектные работы, или есть рамочный договор с заданиями на отдельные услуги.

• В компании нет должностей, аналогичных задачам, к которым заказчик привлекает самозанятого.

• Заказчик не выдает самозанятому инвентарь, расходные материалы, не обеспечивает его рабочим местом, не устанавливает график работы.

• Заказчик выплачивает вознаграждение за отдельные услуги.

• Договоры, задания, акты и чеки оформили корректно.

Аудит сотрудничества с самозанятым можно провести своими силами, но профессионалы сделают это быстрее и точнее — они учтут все до малейших нюансов. 

Сервис «Анализ рисков» от Консоль.Про поможет проанализировать отношения заказчика с самозанятыми. Для этого нужно всего лишь заполнить опросник и приложить документы — специалисты определят, рискует ли бизнес получить переквалификацию.

Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми

Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией

Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KZ1GV