Совет 1. Привлекайте исполнителей на задачи, которые выполняют штатные сотрудники
Оформлять для всех сотрудников трудовой договор — дорого, ведь за каждого нужно платить НДФЛ и страховые взносы. Например, у вас в компании 100 водителей. Дешевле оформить, например, 50 человек в штат, а 50 — как самозанятых.
Почему это вредный совет: нельзя привлекать самозанятых к задачам, которые уже выполняют штатные сотрудники организации. Разделяйте виды деятельности: если в компании уже есть водитель, который работает по трудовому договору, то и остальных водителей нужно оформить таким же образом.
Совет 2. Отличный способ сэкономить на налогах — перевести своих работников в самозанятые
Налоговая нагрузка значительно уменьшится, если уволить своих штатных сотрудников, а потом привлечь их на те же задачи, но уже в качестве самозанятых. Новых исполнителей лучше сразу оформлять как самозанятых, но в тексте вакансии уточнить, что вам нужен сотрудник на постоянную работу.
Почему это вредный совет: закон запрещает сотрудничать с самозанятым, который ранее работал у заказчика по трудовом договору, если с момента увольнения прошло менее двух лет (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Если заказчик — действующий работодатель или был им менее двух лет назад, то доходы физлиц за оказанные услуги не признаются для целей НПД. Поэтому исполнитель сможет оказывать услуги только как физическое лицо без статуса самозанятого. Заказчику придется удержать с суммы дохода НДФЛ и уплатить страховые взносы.
Совет 3. Используйте для оформления отношений с самозанятым шаблон трудового договора, который есть в компании
В каждой компании, в которой есть наемные работники, есть шаблон трудового договора. В нем прописаны права и обязанности сотрудников, режим труда и отдыха, гарантии и компенсации, условия оплаты труда. Этот шаблон подойдет и для сотрудничества с самозанятым.
Почему это вредный совет: с самозанятым нужно оформлять гражданско-правовой договор. Он не должен содержать терминов, которые используют в трудовых отношениях — работа, работник, оклад. Предметом договора должен быть результат услуги исполнителя, а не трудовая функция.
Если сомневаетесь в правильности формулировок, используйте шаблоны готовых гражданско-правовых договоров. Например, шаблоны от Консоль.Про.
Совет 4. Пропишите в договоре, что исполнитель не может отказаться от услуги
Закрепить в договоре нужные заказчику условия — это хороший способ обезопасить себя от недобросовестных исполнителей. Особенно если задача важная, и ее нужно выполнить в установленные сроки.
Почему это вредный совет: если в договоре написано, что самозанятый не может отказаться от выполнения задач, такие отношения могут признать трудовыми. В договор лучше добавить условие, что самозанятый вправе отказаться от выполнения услуг в определенный период, например, за один день до начала выполнения задачи.
Совет 5. Включите исполнителя в организационную структуру компании
Представьте ситуацию: вы привлекаете самозанятого, который должен оказать дизайнерские услуги — разработать макеты рекламных буклетов. Он будет получать задачи и отчитываться перед начальником отдела маркетинга. Важно установить эту подчиненность в документах, чтобы исполнитель выполнял указания сотрудника компании.
Почему это вредный совет: исполнитель не должен подчиняться сотрудникам компании и следовать их указаниям. Компания имеет право контролировать качество предоставляемых услуг, но не может требовать от исполнителя выполнять указания своих сотрудников в процессе.
Совет 6. Запрещайте самозанятому сотрудничать с другими заказчиками
В рамках сотрудничества исполнителю нужно выполнить много задач. Лучше запретить ему совмещать сотрудничество с другими заказчиками, чтобы он качественнее выполнял работы для вас.
Почему это вредный совет: если самозанятый сотрудничает с единственной организацией в течение длительного времени, налоговая расценит это как совокупность риск-баллов — только один заказчик, длительное сотрудничество и подчинение распорядку компании. Налоговики заподозрят, что бизнес использует самозанятых вместо штатных работников и направят требование, чтобы компания дала пояснение или сразу уплатила НДФЛ и взносы с вознаграждения исполнителей. Поэтому не препятствуйте сотрудничеству исполнителя с другими заказчиками.
Совет 7. Выдайте самозанятому корпоративное оборудование и выделите рабочее место в офисе
Удобнее всего контролировать исполнителя, если он у вас на виду — на своем «рабочем» месте в офисе. А еще можно выдать ему фирменную одежду и оборудование, если это поможет выполнить услуги качественнее.
Почему это вредный совет: Рабочее место выделять самозанятому нельзя. Также он не должен подчиняться определенному графику работы. Все это — признаки трудовых отношений. А еще заказчик не может предоставлять самозанятому-подрядчику оборудование или материалы для выполнения заказа безвозмездно, но может сдать в аренду на основании акта приема-передачи.
Совет 8. Описывайте услугу в акте общими словами, без детализации
Акт оказанных услуг по закону оформлять не обязательно, поэтому не имеет значения, что в нем написано. Можно не тратить время, чтобы придумывать формулировки.
Почему это вредный совет: Налоговая может изучить закрывающие документы, оформленные с исполнителем. Если акты содержат только общий перечень без детализации объема услуг за каждый период, такие документы могут быть признаны формальными. Налоговая вправе использовать их в качестве доказательства трудовых отношений. В актах подробно фиксируйте, какие именно услуги оказал исполнитель в течение отчетного периода. Если объем информации значителен, можно оформить ее в виде отдельного отчета и приложить к акту.
Совет 9. Если самозанятый не прислал чек, ничего предпринимать не нужно
Заказчик при сотрудничестве с самозанятым не выступает в роли налогового агента и не уплачивает за исполнителя налог. Если самозанятый не сформировал чек в приложении «Мой налог», это не забота заказчика. Пусть с таким исполнителем разбирается налоговая.
Почему это вредный совет: Чек — обязательный документ, который должен формировать самозанятый. Если плательщик налога на профдоход не выдает чеки, а вы перечисляете ему деньги — налоговая доначислит компании НДФЛ и страховые взносы за такого исполнителя как при сотрудничестве с физлицом по договору ГПХ.
Также без чека вы не сможете подтвердить расходы и уменьшить налоговую базу. Подробнее об этом рассказывали в статье. Поэтому стоит внимательно относиться к получению чеков. В договоре можно предусмотреть ответственность исполнителя за невыдачу чека.
Чтобы автоматизировать работу с документами при сотрудничестве с самозанятыми, используйте специальные платформы — например, Консоль.Про. Платформа проверяет статусы исполнителей перед каждой выплатой, позволяет массово перечислять вознаграждения самозанятым, а также автоматически формирует чеки.
Совет 10. Выплачивайте зарплату исполнителям два раза в месяц вместе с остальными штатными сотрудниками
Компании проще планировать бюджет, если проводить выплаты в одно время всем — и штатным сотрудникам, и внештатным исполнителям.
Почему это вредный совет: Если компания выплачивает исполнителю вознаграждение в одинаковом размере в течение длительного времени и его размер не зависит от количества и качества услуг, это признаки зарплаты. Налоговая инспекция может счесть правоотношения с таким исполнителем трудовыми. Перечисляйте самозанятым деньги за конкретные услуги и в разное время, которое не должно совпадать с выплатой зарплаты штатникам.
Как отследить риски при сотрудничестве с самозанятым
Налоговая инспекция оценивает риски в комплексе. Чем больше риск-факторов — тем выше вероятность переквалификации.
Следить за всеми факторами непросто, особенно если исполнителей много. У Консоль.Про есть инструмент «Информатор», с помощью которого можно контролировать все риски в одном месте и по всем исполнителям. В «Информаторе» указаны критерии риска, а также процент и число самозанятых, соответствующих им. Также вы увидите описание риска и список исполнителей, сотрудничество с которыми может вызвать подозрения у налоговиков.
Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми
Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией
Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KJSQb
Начать дискуссию