Что будет, если допустить ошибку при сотрудничестве с самозанятыми
При сотрудничестве с самозанятыми есть несколько основных рисков:
Риск переквалификации отношений в трудовые.
Налоговая проверяет, чтобы отношения самозанятого и заказчика носили сдельный характер. Если ФНС переквалифицирует отношения, заказчику придется уплатить НДФЛ и страховые взносы за исполнителя, штраф, пени за просрочку уплаты налогов. Также нужно будет сдать по внештатнику отчетность.
Риск потери самозанятым статуса плательщика налога на профдоход.
Тогда заказчику нужно будет перечислить НДФЛ, страховые взносы за исполнителя, поскольку фактически он будет сотрудничать с физлицом без специального статуса.
Риск невыдачи чека.
Выплаченное вознаграждение заказчику придется оформить как расчет с физлицом без специального статуса — заплатить недоимку по страховым взносам, НДФЛ и пени за каждый день просрочки. К тому же заказчик не сможет подтвердить расходы, чтобы уменьшить налог — например, на ОСНО или УСН «доходы минус расходы».
Основной риск сотрудничества с самозанятым — риск переквалификации. Чтобы его избежать, нужно следить, чтобы в сотрудничестве с внештатником не было признаков трудовых отношений, например:
Терминов Трудового кодекса в документах. В них можно использовать только гражданско-правовые термины.
Утвержденной периодичности выплат. Размер и сроки перечисления вознаграждения самозанятому должны зависеть от объема и сроков оказанных услуг.
Конкретного графика работы. Соблюдение графика работы — черта трудовых отношений.
Социальных гарантий. Заказчик не платит за самозанятого страховые взносы, а значит, не предоставляет отпуска, оплачиваемые больничные и декретные.
Указания трудовых функций. В документах нужно указывать не общие трудовые функции, а конкретные услуги, которые должен оказать исполнитель. Само сотрудничество должно носить сдельный характер.
Также важно контролировать статус самозанятого, получать чеки и закрывающие документы. Эти процессы можно автоматизировать и тем самым застраховать себя от рисков и ошибок.
В каких ситуациях нужно автоматизировать сотрудничество с самозанятыми
Компания сотрудничает с десятками или сотнями самозанятых.
Такая ситуация встречается, например, у служб доставки, которые часто оформляют курьеров как самозанятых по договору ГПХ. Подписать договоры, получить документы и проконтролировать статус самозанятых, если их 2–3 человека, вручную вполне возможно. Но если самозанятых у заказчика больше десятка, это займет гораздо больше времени.
Бухгалтерия и кадровые специалисты не справляются.
Причины могут быть разными: компания активно растет и увеличивается объем задач у кадровиков и бухгалтеров, кто-то из отдела уволился или вышел в отпуск. Может быть, у специалиста нет опыта в оформлении внештатных специалистов, он не погружен во все тонкости сотрудничества с ними и может допустить ошибку при оформлении документов.
Компания хочет оптимизировать затраты, работу кадрового отдела и бухгалтерии.
Автоматизация помогает сократить время на выполнение рутинных операций. Значит, сотрудник за одно и то же время будет успевать больше, а компания сможет оптимизировать затраты на оплату труда специалистов, которые раньше выполняли однотипные задачи.
Заказчик и самозанятые живут в разных регионах.
И даже странах — самозанятые могут быть гражданами Украины, Киргизии, Казахстана, Армении или Беларуси. Отправлять бумажные документы дорого и долго. К тому же нельзя исключать риск, что они могут потеряться по дороге — тогда в случае проверки ФНС доказать факт того, что заказчик сотрудничает с самозанятым на законных основаниях, сложнее.
Заказчик сотрудничает с разными типами исполнителей.
Кто-то из внештатных специалистов — физическое лицо без статуса плательщика налога на профдоход, кто-то — индивидуальный предприниматель, а кто-то — физлицо, зарегистрированное как самозанятый. У самозанятых нужно контролировать актуальность статуса, лимит доходов — не больше 2,4 млн рублей в год, получение чеков, а у других исполнителей этого делать не нужно. В итоге бухгалтер может легко запутаться в разных типах внештатников и допустить ошибку.
Заказчик уже сталкивался с недобросовестным исполнителем или были прецеденты с налоговой.
Судебная практика переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые свидетельствует о том, что заказчики допускают ошибки в сотрудничестве с самозанятыми. Если ФНС уже проверяла компанию или заказчик сталкивался с недобросовестным исполнителем, который, например, аннулировал чек, — не стоит дожидаться повторения ситуации. Автоматизация сотрудничества с исполнителем поможет впредь упростить контроль риск-факторов. Но при этом всегда лучше предусмотреть возможные риски заранее.
Как автоматизировать сотрудничество с самозанятыми
Настройте электронный документооборот с исполнителем.
Благодаря ему документы можно подписать за минуту и быть уверенными в их сохранности.
Обмен цифровыми копиями — еще не полноценный электронный документооборот (ЭДО). Чтобы документы обладали юридической силой, их нужно подписать электронной подписью (ЭП).
Плательщик налога на профдоход — физическое лицо. В системе ЭДО он может применять три вида подписей — ПЭП, НЭП или КЭП. Об отличиях разных типов электронных подписей — в этой статье.
Настроить ЭДО с исполнителем можно разными способами:
Через систему ЭДО. Заказчик регистрируется в сервисе, получает ЭП и предлагает самозанятым тоже зарегистрироваться в системе.
Через обмен pdf-файлами. Для этого у исполнителя должна быть ЭП и программное обеспечение, с помощью которого можно подписать файлы.
С помощью платформы для сотрудничества с самозанятыми — например, Консоль.Про. Консоль.Про формирует самозанятым и заказчику простую электронную подпись (ПЭП). С помощью нее можно подписывать все документы онлайн.
Автоматически проверяйте статус исполнителя и по результатам проверки выплачивайте вознаграждение.
Автоматизировать этот процесс помогают специальные платформы для сотрудничества с самозанятыми. Например, Консоль.Про перед каждой выплатой вознаграждения проверяет актуальность статуса плательщика налога на профдоход. Если статус действителен — переводит вознаграждение. Это значительно уменьшает нагрузку на бухгалтерию.
Интегрируйте платформу для сотрудничества с самозанятыми со своей учетной системой.
Это позволяет бухгалтеру работать в одном окне и привычном интерфейсе программы. Так, Консоль.Про можно интегрировать по API с разными программами, которыми пользуются компании, в том числе 1С.
Как Консоль.Про помогает устранять риски ФНС
В Консоль.Про есть много функций, которые позволяют компании-заказчику снизить риски со стороны налоговой и упростить сотрудничество с самозанятыми. Платформа позволяет:
Формировать документы: договоры, задания, акты, чеки.
На платформе Консоль.Про заказчик и исполнитель могут подписать все документы в электронном виде. У платформы есть готовые шаблоны договоров с правильными формулировками, а также готовые формулировки для заданий, актов и чеков.
В заданиях на платформе Консоль.Про указаны конкретные услуги, которые исполнитель оказывает в рамках договора, и здесь же можно увидеть результат. Также исполнитель сам решает — принять или отказаться от задания, в каком объеме и по какой цене готов оказывать услуги. Задания доказывают, что исполнитель и заказчик равны, а их отношения носят сдельный характер.
Подробнее о том, задания помогают риски ФНС и как их оформлять — в статье.
Автоматически уплачивать вознаграждение самозанятому.
Это удобно делать с помощью номинального счета. Это банковский счет, права на которые юридически находятся у другого лица — бенефициара, то есть заказчика. Консоль.Про — владелец счета, который открывает, закрывает его, проводит операции.
С помощью номинального счета можно:
снизить трудозатраты бухгалтера, которому нужно только переводить деньги на баланс номинального счета;
защитить самозанятых и заказчиков — средства неприкосновенны даже при блокировке расчетного счета, то есть исполнители или покупатели в любом случае получат оплату.
О том, как работает номинальный счет и какие еще преимущества у него есть, рассказали в статье.
Автоматически уплачивать налог за исполнителя.
Для этого у платформы есть бесплатная функция «Налоговая копилка» — она позволяет внештатнику автоматически откладывать с полученного дохода нужную сумму на оплату налогов. НПД автоматически перечисляется в ФНС 12 и 22 числа каждого месяца.
Упрощать подключение новых исполнителей.
С помощью Консоль.Про компания может сотрудничать с внештатными специалистами в разных статусах: ИП, самозанятыми, физлицами без специального статуса. Для каждого вида исполнителей и типа услуг есть воможность разработать индивидуальный сценарий онбординга.
Сценарий — это гибкий инструмент платформы. Он адаптируется под внутренние процессы компании, позволяет приглашать внештатников с разным статусом, выбирать шаблон договора для подписания, настраивать приглашения для каждого сценария, а также собирать нужные документы и данные.
Применять агентскую схему, если компании работают по принципу витрины.
Это компании, которые дают возможность продавцам и исполнителям рассказывать о своих товарах или услугах, а клиентам — покупать их. Маркетплейсы или сервисы для поиска специалистов сотрудничают с исполнителями по агентской схеме. Через Консоль.Про компании-заказчики заключают договор с продавцами и получают от них вознаграждение только за агентские услуги: не придется платить налог с каждой продажи дважды.
Подробнее об агентской схеме — в статье.
Получать оперативные ответы на вопросы.
Служба технической поддержки доступна 24/7 и без выходных. Операторы в чате круглосуточно помогают с различными запросами, например, выгрузкой чеков за нужный период или массовым подключением исполнителей, а также объясняют, как работают новые функции.
На первые четыре месяца каждой компании назначается сейлз-инженер, который обучает работе в личном кабинете, оформлению заданий и выплат, а также поддерживает и решает возникающие вопросы.
Проводить комплексный анализ рисков.
Заказчик, который сотрудничает с самозанятыми через Консоль.Про, может заказать услугу «Анализ рисков» — комплексную проверку сотрудничества с внештатниками. Юристы тщательно анализируют все аспекты: в результате компания-клиент получает детальный отчет с рекомендациями и пошаговым планом действий, которые позволяют избежать рисков переквалификации правоотношений с внештатниками.
Сотрудничество с внештатными исполнителями через Консоль.Про позволяет минимизировать риски от ФНС и получать полный пакет документов, чтобы в случае проверки компания могла предоставить любые сведения по первому запросу и в самые короткие сроки. Попробовать, как работает платформа, можно в бесплатной демоверсии.
Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми
Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией
Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми
Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KbJyh
Начать дискуссию