Какие документы оформляют с самозанятым
Основной список документов, которые оформляют заказчик и самозанятый, включает в себя:
чек;
договор;
задание;
акт приемки оказанных услуг.
Чек. По закону № 422-ФЗ для этого документа установлены конкретные сроки, когда исполнитель должен направить его заказчику:
В момент расчета — если услуги оплатили наличными, картой или переводом по номеру телефона.
До 9 числа следующего месяца при расчете в безналичной форме.
Если чека нет, налоговая может не признать выплаты вознаграждения в качестве расходов, которые снижают налоговую базу заказчика. Еще заказчика могут признать налоговым агентом исполнителя или переквалифицировать отношения с самозанятым в трудовые. Это значит, что заказчику доначислят НДФЛ, страховые взносы за все время сотрудничества с исполнителем, назначат штраф и пени за просрочку уплаты налогов как за физлицо без специального налогового статуса или как за сотрудника организации.
Чек формирует сам исполнитель. Здесь еще один риск: самозанятый может аннулировать чек после его выдачи заказчику. Поэтому нужно следить и за актуальностью документа: проверять его после получения и перед сдачей отчетности в ФНС.
Договор. При принятии решения о переквалификации проверяющие органы обращают внимание на договор, оформленный с самозанятым. Письменный договор нужно заключать почти всегда, кроме случаев:
Сумма сделки не больше 10 000 рублей, обе ее стороны — физлица (ст. 161 ГК).
Сделка немедленная и исполняется в момент совершения (ст. 159 ГК).
Задание. Если договор рамочный и сотрудничество носит длительный характер, каждая услуга должна быть описана в задании. Этот документ помогает доказать сдельность отношений заказчика и самозанятого.
Акт оказанных услуг или выполненных работ. Акт помогает защитить обе стороны от рисков, связанных с некачественным оказанием услуги, подтвердить приемку оказанных услуг и их оплату, а для налоговой — сдельный характер сотрудничества сторон.
Грамотно оформленный и полный пакет документов поможет защититься от претензий проверяющих и от спорных ситуаций с самим исполнителем.
Собрали список самых распространенных проблем, с которыми сталкиваются компании-заказчики. Также разберем, как их избежать.
Проблемы, с которыми сталкиваются заказчики, и их решение
Проблема 1. Документов нет, или их подписание растягивается на длительный срок
Ситуации бывают разные:
Заказчик и исполнитель находятся в разных городах или даже странах. Пересылка бумажных документов занимает много времени, к тому же документы могут потеряться в дороге.
Стороны решают, что обмен бумажными документами слишком затратен, и решают полагаться на устные договоренности или электронную переписку.
Стороны откладывают оформление документов, а потом и вовсе забывают о них.
Стороны могут не знать, какие именно документы необходимы. Например, в компании нет юриста и заказчик не осведомлен о последствиях отсутствия документов.
Итог у таких ситуаций один — нужных документов нет. При проверке налоговая обращает внимание не только на документы, но без них доказать законность сотрудничества с исполнителем сложнее.
Как решить проблему
Чтобы оформлять документы быстро и не терять их, организуйте ЭДО с исполнителем. Этот процесс позволит вам подписывать акты, договоры и задания за минуту.
Для подписания документов нужна электронная подпись. Физические лица, которые платят налог на профдоход, могут в ЭДО использовать три типа подписей: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП). Подробнее о различиях между этими видами ЭП вы узнаете из статьи.
Можно организовать ЭДО через специальный сервис электронного документооборота, но удобнее — через платформу для сотрудничества с самозанятыми, например, Консоль.Про. Она предоставляет как самозанятым, так и заказчику ПЭП, которая позволяет подписывать все необходимые документы онлайн.
Также Консоль.Про формирует за плательщиков НПД чеки, предварительно проверяя статус самозанятого. Так заказчик защищен от риска того, что исполнитель аннулирует чек или не сообщит о потере права применять налог на профдоход.
Проблема 2. В документах есть ошибки
Наличие документов еще не гарантирует отсутствие проблем. Вот какие ошибки встречаются чаще всего.
Договор. Бывает, что заказчики берут любой попавшийся шаблон договора из интернета. Иногда компания просит самозанятого прислать свой шаблон. В итоге стороны упускают важные моменты, которые впоследствии может зафиксировать налоговая. Такие ошибки имеют значительные последствия — вплоть до переквалификации:
В договоре есть трудовая терминология. Например, исполнителя назвали «работником».
Предмет договора — процесс или вовсе трудовая функция, а не конкретный измеримый результат.
В договоре не указали специальный статус исполнителя — «плательщик налога на профдоход», и не предусмотрели ответственность, которая ждет самозанятого, если тот не сообщит об утрате статуса.
В договоре не прописали ответственность за невыдачу чека или нарушение срока его выдачи.
В договоре есть условия, которые характерны для трудовых отношений (например, исполнителю предоставляют социальные гарантии, отпуска и т. д.).
Задание. Ошибки в самом задании похожи на те, что допускают в договоре:
Задание содержит термины и условия, которые характерны для трудовых отношений.
В документе нет подробного описания предмета договора.
Об оформлении заданий читайте в статье.
Акт. В акте, кроме уже упомянутой «трудовой» терминологии, встречаются такие ошибки:
Отсутствует детализированное описание предоставленных услуг и их объема.
Не прописали механизм определения вознаграждения. Если из документа следует, что оплата происходит за конкретный временной период, например, за день, налоговые органы могут интерпретировать это как признак трудовых отношений.
Отсутствует информация о предоплате, если она была перечислена исполнителю.
Чек. В чеках самозанятые могут ошибиться в:
Названии услуг.
ИНН заказчика.
В сумме (например, не включили сумму налога).
Как решить проблему
Важно проверять документы с точки зрения грамотности формулировок, полноты, корректных реквизитов. О том, какие формулировки можно использовать безопасно, мы писали в этой статье.
Все гражданско-правовые термины знать необязательно. Бесплатный онлайн-сервис Трудоголик от Консоль.Про проверит документы и найдет в нем слова из трудовой терминологии, которые нужно будет заменить на понятия из гражданского права. Также платформа предоставляет своим клиентам готовые шаблоны безрисковых документов. Можно использовать и собственные шаблоны — тогда юристы Консоль.Про проанализируют их на предмет рисков со стороны ФНС.
Проблема 3. В архиве сложно найти документы
При сотрудничестве с большим количеством самозанятых у заказчика копится множество документов, если он еще не перешел на ЭДО с исполнителем. Когда проверяющие органы запрашивают документы, не всегда удается оперативно найти нужный. Бумажные документы могут перемешаться, потеряться, пропасть при пожаре или другой форс-мажорной ситуации.
Как решить проблему
Компаниям, которые сотрудничают с исполнителями с помощью Консоль.Про, не нужно вручную готовить закрывающие документы. Исполнители быстро подписывают все с помощью ПЭП, а далее документы хранятся на платформе, они доступны в любое время.
Проблема 4. Бухгалтер тратит много времени на оформление и проверку документов.
Если компания сотрудничает с десятками и сотнями самозанятых, оформление и проверка всех документов отнимает у бухгалтера много времени. Большая нагрузка приводит к ошибкам и выгоранию специалиста.
Кроме проверки статуса самозанятого и наличия всех документов, бухгалтер также формирует платежки на перечисление вознаграждения исполнителям. Если заказчик регулярно переводит деньги физлицам, но не платит за них налоги и взносы, банк решит, что клиент нарушает налоговое законодательство. Поэтому в платежках нужно указывать реквизиты договоров и виды работ, чтобы налоговая или банк не заблокировали счет. Это тоже трудоемкая задача.
Как решить проблему
Рутинные операции можно автоматизировать: например, передать часть работ платформе Консоль.Про. Она возьмет на себя подписание документов с самозанятыми, проверку их статуса, формирование чеков, уплату налога на профдоход, проведение массовых и личных выплат самозанятым. С помощью автоматизации этих функций вы избавите сотрудников от «бумажной рутины» и освободите их время для других рабочих задач.
Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми
Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией
Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KAhaK
Начать дискуссию