1. Бухгалтерия тратит много времени на обмен закрывающими документами с внештатниками
Реальная ситуация: в крупной онлайн-школе программирования около 200 внештатных преподавателей. Не каждый из них может подписывать необходимые документы лично, поэтому преподаватели отправляют их в электронном виде в pdf.
Бухгалтерия школы напоминает о необходимости отправки актов оказанных услуг и других документов сообщением на электронную почту. Не все исполнители сразу же отвечают на электронные письма или высылают подписанные документы почтой. Часть преподавателей присылает скан-копии, часть — сразу оригиналы, часть — электронные документы по ЭДО.
В результате несколько человек в бухгалтерии занимаются только первичкой.
Решение: снизить нагрузку на бухгалтерию можно, если перевести всех исполнителей на электронный документооборот. Чтобы цифровые документы обладали юридической силой, их нужно подписать электронной подписью. Подписи бывают трех типов — простые (ПЭП), усиленные неквалифицированные (УНЭП) и усиленные квалифицированные (УКЭП). Для подписи документов с исполнителями можно использовать любой тип ЭП.
Подробнее о том, как обмениваться электронными документами с внештатниками, рассказали в этой статье.
2. Не все самостоятельно оформляют электронную подпись
Бывает, что у внештатника уже есть ЭП и он пользуется каким-либо сервисом ЭДО. Но это редкость. Чаще исполнители думают, что ЭДО — это дополнительные сложности, поэтому приходится подписывать всё на бумаге. Документы периодически теряются в дороге, а курьерские и почтовые услуги стоят немало.
Решение: чтобы перевести всех исполнителей на ЭДО, нужно упростить для них этот процесс. Например, сотрудничать через специальную онлайн-платформу, которая самостоятельно выпустит ЭП исполнителям.
На платформе Консоль.Про заказчику и исполнителю выпускают ПЭП, с помощью которой они подписывают документы. Можно подписать все в один клик — например, бухгалтер сможет поставить подписи сразу на 200 и более актах.
Исполнитель подписывает документы с помощью четырехзначного кода из смс. И все документы сохраняются на платформе, можно всегда найти нужный.
3. Самозанятый перестает быть самозанятым
Среди внештатников выделяется особая группа — лица со статусом самозанятого, они же плательщики налога на профдоход. Самозанятость легко оформить через приложение — так же просто можно и сняться с учета.
Еще один важный момент: при достижении годового дохода на НПД в 2,4 млн рублей самозанятый автоматически утрачивает свой статус плательщика НПД. А за лицо без статуса заказчик должен уплачивать НДФЛ и страховые взносы.
Вернемся к примеру. Для онлайн-школы, в которой 200 внештатных преподавателей, такая ситуация не редкость. Кто-то открывает ИП на УСН, кто-то превышает максимальную планку дохода, но забывает об этом сообщить. При проверке ФНС у школы могут возникнуть проблемы.
Решение: чтобы «случайно» не стать налоговым агентом самозанятого, важно запрашивать у него свежую справку о самозанятости или самостоятельно проверять статус на сайте ФНС перед каждой выплатой. Но если исполнителей сотни, бухгалтер будет тратить на такую рутину очень много времени.
Процесс можно автоматизировать: на платформе Консоль.Про статус самозанятого проверяется автоматически перед каждой выплатой. Если при перечислении вознаграждения исполнитель превысит лимит в 2,4 млн рублей, платформа предупредит об этом заказчика.
4. Самозанятый аннулирует чек, выданный ранее, или не выдает чек вообще
Еще одна головная боль бухгалтера — собирать чеки от самозанятых. Это важный документ, который служит подтверждением расходов и законности сотрудничества с плательщиком налога на профдоход. Некоторые исполнители забывают вовремя отправлять чеки или решают сэкономить на налоге и аннулировать уже выданный чек.
Ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ устанавливает срок, в который самозанятый должен передать чек:
при оплате наличными — в момент расчета;
при безналичном расчете — до 9 числа месяца, следующего за тем, в котором произведена оплата.
Если самозанятый нарушит сроки выставления чеков, его могут оштрафовать по ст. 129.13 НК. При первом нарушении штраф составит 20% от суммы расчета, но не меньше 200 рублей. При повторном нарушении, совершенном в течение полугода после предыдущего, штраф возрастет до 100% от суммы расчета.
Реальный пример: в одной компании с 200 внештатными курьерами взаимодействие с ними строилось на переписке в мессенджерах. В бухгалтерии был отдельный сотрудник, который напоминал курьерам о чеках и о подписании документов. Иногда что-то не сходилось в бухгалтерской отчетности. Тогда приходилось перепроверять реестры и поднимать все чеки.
Решение: следует прописать ответственность за невыдачу чека в договоре, а также настроить автоматическое напоминание о необходимости прислать чек.
Можно сотрудничать через платформу, где все происходит автоматически. Консоль.Про формирует чеки за самозанятых после выплат и направляет их заказчикам. Для удобства исполнителей можно подключить сервис «Налоговая копилка», который автоматически будет откладывать сумму на уплату налога с каждой выплаты. Деньги для перечисления НПД резервируются и в срок перечисляются в адрес ФНС.
5. В чеках и актах есть ошибки
Внештатник может неправильно указать ИНН заказчика, сумму вознаграждения или использовать в документе трудовую терминологию. Например, написать: «оказывал услуги в должности преподавателя». Указание должности — признак трудовых отношений. К тому же в актах и чеках должно быть конкретное указание на объем услуги.
Проверять данные в режиме реального времени часто невозможно, из-за этого в отчетный период у бухгалтерии не сходится баланс, и фирма рискует попасть на штрафы от налоговой. К тому же признаки трудовых отношений — это основание для переквалификации. Для заказчика это означает необходимость взять исполнителя в штат, перечислить налоги и взносы за всё время сотрудничества, уплатить штрафы и пени за просрочку.
Решение: на платформе Консоль.Про есть шаблоны документы с правильными формулировками — бухгалтеру не придется проверять документы на ошибки. Благодаря автоматическому формированию чека исключена возможность неправильно указать заказчика или сумму оплаты.
6. Бухгалтеры по первичке ошибаются в реквизитах для выплат
Реальная ситуация: компания по доставке пиццы выплачивает вознаграждение сотне курьеров четыре раза в месяц. Из-за большого количества платежек бухгалтеры по первичке ошибаются и допускают ошибки в реквизитах.
Решение: у Консоль.Про удобный функционал для личных и массовых выплат, благодаря которому бухгалтерам не нужно вручную набирать реквизиты для оплаты, а значит, и ошибок в платежных поручениях нет.
Можно подключить номинальный счет. Пополнение номинального счета проводится в бухгалтерии одной операцией — не придется формировать несколько платежных поручений. Для учета бухгалтер компании принимает фактические расходы, после того как все внештатники получили выплаты. Платформа создает подробную банковскую выписку по всем операциям.
Подробнее про номинальный счет — в статье.
7. Банк требует подтверждающие документы и угрожает блокировкой из-за массовых выплат физлицам
Согласно закону от 07.08.2001 № 115-ФЗ, банки отслеживают подозрительные операции. Их внимание привлекают в том числе массовые выплаты физическим лицам при отсутствии НДФЛ и взносов. Подозрительную операцию банк может приостановить и запросить у компании документы, подтверждающие сотрудничество с внештатными исполнителями.
Решение:
Для снижения рисков следует:
Всегда заключать договоры с внештатными специалистами.
Формировать акты и чеки на каждую оплату.
Проверять, что статус самозанятого актуален.
Подробно указывать назначение платежа при выплатах внештатникам.
Проще переводить деньги через платформу Консоль.Про, где все документы формируются корректно. Также они хранятся на платформе в электронном архиве. Если у банка возникнут вопросы, бухгалтеру не составит труда найти документы и подтвердить законность сотрудничества с внештатниками.
8. Налоговые органы пристально следят за сотрудничеством с внештатниками
Бухгалтеру приходится постоянно контролировать получение актов и чеков, проверять статусы самозанятых, следить за корректностью документов. В итоге минусов привлечения внештатников оказывается чуть ли не больше, чем плюсов.
В любой момент ФНС может потребовать объяснение, на основании чего заказчик взаимодействует со своими исполнителями в статусе НПД и совершает в их адрес выплаты. Из-за этого бухгалтер постоянно в напряжении, так как ему приходится тратить много времени на взаимодействие с внештатными специалистами и переживать за налоговую проверку.
Решение: сотрудничество через платформу, например, Консоль.Про, упрощает оформление документов и проведение выплат внештатникам. В результате бухгалтер тратит меньше времени на рутинные операции.
Также с помощью платформы можно выстроить отношения с внештатниками максимально безопасно: готовые шаблоны документов содержат правильные формулировки, автоматически проверяются статусы самозанятых и формируются чеки.
Если у бухгалтера возникают сомнения, он может воспользоваться инструментом «Анализ рисков», который позволяет проанализировать отношения с самозанятыми комплексно, выявить риски и дать рекомендации по их снижению.
Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми
Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией
Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8Jvb83
Начать дискуссию