Когда нужно автоматизировать сотрудничество с внештатными специалистами
Для выполнения разовых задач или проектных работ компании часто привлекают исполнителей. Но есть заказчики, которые при найме сотрудников на постоянную работу для выполнения трудовой функции оформляют их как внештатников. Тем самым они пытаются сэкономить на налогах, избежать предоставления социальных гарантий и упростить документооборот.
Налоговая служба и ГИТ внимательно следят за законностью правоотношений бизнеса и внештатных специалистов. Налоговой важно, чтобы в бюджет уплатили все положенные налоги, а ГИТ — чтобы не нарушались права сотрудников. Если контролирующие органы найдут нарушения в сотрудничестве с внештатниками — отношения могут переквалифицировать в трудовые. Тогда заказчику придется перечислить невыплаченные НДФЛ, страховые взносы за все время сотрудничества с исполнителем, а также внести штрафы и пени.
Компаниям, которые привлекают внештатных исполнителей, нужно обеспечить прозрачность и законность всех этапов сотрудничества с ними.
Заказчик, который сотрудничает с двумя-тремя внештатниками, может проконтролировать все процессы: проверку исполнителей, заключение договора, подписание документов, выплаты вознаграждения. Если же компания привлекает 30 внештатных исполнителей и больше, то уследить за всем сложно. Необходимость контролировать статусы самозанятых, проверять налоговые риски, подписывать договоры, задания и акты создает большую нагрузку на бухгалтерию и кадровых специалистов.
В компании увеличивается вероятность ошибок. Например, бухгалтер может упустить из виду самозанятых, превысивших годовой лимит по доходу в 2,4 млн рублей и утративших право на применение налога на профдоход. Если такое нарушение обнаружит ИФНС, она доначислит налоги и взносы как за исполнителей без специального статуса.
Кроме предупреждения негативных последствий, автоматизация помогает сократить время на выполнение рутинных операций и ускорить работу бухгалтеров и кадровиков. Сотрудники будут успевать больше, а компания сможет перераспределить труд специалистов, которые раньше выполняли однотипные задачи.
Расскажем, как автоматизировать сотрудничество со внештатными исполнителями.
Какие этапы сотрудничества можно автоматизировать
Привлечение внештатников.
Привлечение большого числа внештатников — трудозатратный этап для HR-специалиста. Нужно разместить объявление, возможно, на нескольких площадках, собрать и просмотреть отклики от кандидатов.
Контролирующие органы могут проверить и формулировки в объявлении — важно, чтобы они тоже подтверждали сдельность сотрудничества, а не «доказывали» обратное.
Подробнее о привлечении большого числа внештатников читайте в статье.
Онбординг исполнителей.
После того как исполнители выбраны, нужно получить от них документы для проверки и заключения договора. При этом наверняка не у каждого внештатника есть электронная подпись, чтобы подписывать документы в цифровом виде. Тогда придется дополнительно тратиться на почтовые или курьерские услуги, к тому же такой процесс может еще больше затянуться.
Про онбординг внештатных исполнителей рассказали в статье.
Оформление заданий.
Если договор не разовый, а рамочный, обязательно нужно оформлять задания, которые включают конкретные условия, сроки и объемы оказываемых услуг. Оформление и подписание этого документа с каждым из десятков исполнителей занимает много времени.
Подробнее об оформлении заданий читайте в статье.
Подписание актов.
После оказания услуги, прописанной в задании, нужно составить акт оказанных услуг и подписать его с каждым исполнителем. Акт доказывает, что все задачи выполнены полностью и в срок — то есть защищает права заказчиков и исполнителей. Также он поможет подтвердить сдельный характер правоотношений, если у налоговой возникнут вопросы. Поэтому оформлять акт важно — но как и с другими документами, это может занимать значительное время.
Подробнее о том, зачем нужен акт и как его оформить, читайте в статье.
Выплаты вознаграждения.
Из-за большого числа платежных поручений бухгалтерам по первичке легко допустить ошибку в реквизитах. А еще по закону от 07.08.2001 № 115-ФЗ банки отслеживают подозрительные операции. Их внимание могут привлечь массовые выплаты физлицам при отсутствии НДФЛ и взносов. Подозрительную операцию банк может приостановить и запросить у компании документы, подтверждающие сотрудничество с внештатными исполнителями.
Важно, чтобы выплаты внештатникам не содержали признаков зарплаты: они должны зависеть от объема оказанных услуг и выплачиваться по факту выполнения задач, а не фиксированными суммами два раза в месяц.
О безопасных выплатах внештатникам рассказали здесь.
Сдача отчетности.
За исполнителей по ГПХ нужно сдавать:
РСВ — расчет по страховым взносам в налоговую инспекцию;
6-НДФЛ — расчет о доходах физлиц и НДФЛ с них в налоговую инспекцию;
персонифицированные сведения о физлицах в налоговую инспекцию;
подразделы 1.1 и 1.2 ЕФС — в Соцфонд.
При большом числе внештатников составление отчетов также окажется трудоемким процессом.
Эти этапы можно автоматизировать с помощью специальных платформ для сотрудничества с внештатными исполнителями. Одна из таких платформ — Консоль.Про. Покажем на ее примере, как благодаря автоматизации упростить процессы и удобнее сотрудничать с исполнителями по ГПХ.
Как Консоль.Про автоматизирует сотрудничество с внештатниками
Быстрый и безопасный поиск внештатников через маркетплейс.
Маркетплейс Консоль.Про самостоятельно привлекает исполнителей, желающих предоставлять услуги. Благодаря этому компания может быстро найти необходимое количество внештатников, что значительно ускоряет процесс по сравнению с самостоятельным подбором специалистов.
Для налоговой поиск внештатников через маркетплейс — признак того, что заказчик подбирает специалистов для выполнения конкретных задач.
Находите внештатный персонал на маркетплейсе Консоль.Про: вы быстро закроете потребность в период высокого спроса или в определенные временные слоты, найдете исполнителя с нужными компетенциями (например, курьера с правами определенной категории) и сэкономите время на рекрутинг.
Настройка сценариев онбординга под каждый тип исполнителей.
Сценарий онбординга — это путь, по которому проходят исполнители при регистрации. На платформе Консоль.Про компании создают сценарии под ее тип исполнителей. Сценарий нужен, чтобы исполнители внесли нужные сведения и документы на платформу, например, паспортные данные или данные водительского удостоверения, а затем получили простую электронную подпись и договор в электронном виде.
Консоль.Про позволяет заказчикам сотрудничать с любым числом исполнителей в разных статусах: самозанятыми, физлицами без статуса, ИП. Под каждый тип исполнителей и вид услуг у компании будет свой сценарий онбординга — так подключение нового внештатника займет не больше 15 минут.
Также платформа формирует исполнителям простую электронную подпись — с ее помощью они подписывают все документы онлайн, что также экономит время.
Проверка исполнителей.
Для исполнителей есть проверка благонадежности и безопасности сотрудничества. Платформа проверяет внештатников открытым базам: ГИБДД, ФССП, ФНС. В итоге заказчик получает отчет — надежно ли сотрудничать с исполнителем, нет ли налоговых рисков и т. д.
Массовая постановка заданий исполнителям.
Задания помогают снизить риски переквалификации — они показывают, что заказчик и исполнитель равны. Заказчику важен результат оказания услуг, а внештатник решает, принимать задание или отказаться. С исполнителями на платформе Консоль.Про удобно работать по сегментам — создавать группы, которым можно ставить задания массово.
Удобное подписание актов оказанных услуг.
Пока внештатники выполняют задания, у них сохраняется статус «В работе». Когда исполнители выполнят задачу, ее можно завершить — то есть указать, что качество услуги устроило заказчика. После этого формируется акт оказанных услуг, который стороны подписывают с помощью ПЭП. Таким образом, все документы хранятся в одном месте и в случае проверки всегда будут под рукой.
Возможность проведения массовых и личных выплат.
Чтобы банк или налоговая не приостановили операции по счету, компаниям нужно оформлять сотрудничество с внештатниками документально, составлять закрывающие документы при каждом перечислении денег, подробно указывать назначение выплат в платежных поручениях, проверять чеки и статусы самозанятых.
При сотрудничестве с внештатниками через Консоль.Про все документы уже собраны на платформе и подписаны ПЭП. Также платформа проверяет статусы самозанятых — не только на старте сотрудничества, но и перед каждой выплатой. Если исполнитель утратит статус плательщика налога на профдоход, платформа уведомит об этом заказчика и не переведет деньги. А после выплаты вознаграждения платформа автоматически сформирует чек от самозанятого.
Причем перечислять вознаграждение можно не только исполнителям в России, но и за рубежом.
Упрощение сдачи отчетности.
Консоль предоставляет своим пользователям бесплатное решение для интеграции с «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Так данные будут передаваться с платформы в 1С — благодаря этому бухгалтеру удобнее сдавать отчетность в налоговую. Модуль можно настроить самостоятельно по инструкции.
С помощью Консоль.Про вы сможете выстроить быстрые, удобные и безрисковые отношения с внештатным персоналом, даже если сотрудничаете с десятками и сотнями исполнителей.
Стоп-слова: что нельзя писать при сотрудничестве с внештатными исполнителями
Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией
Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с внештатниками
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8K72M7
Начать дискуссию