Когда можно заключать договор ГПХ с бухгалтером
Закон разрешает бухгалтерам сотрудничать с бизнесом по ГПД (ст. 7 закона № 402). Например, организация без главного бухгалтера может поручить бухгалтеру на аутсорсе подготовить отчетность. Компания или предприниматель имеют право оформить ГПД с бухгалтером для расчета заработной платы, формирования платежных поручений и подобных задач.
К внештатному бухгалтеру можно обращаться за разовой услугой или периодически. Главное — правильно оформлять и выстраивать сотрудничество, чтобы налоговая не приняла ваши правоотношения за трудовые.
Когда нельзя привлекать бухгалтера по договору ГПХ
Если внештатный бухгалтер оказывает компании или предпринимателю услуги на регулярной основе, важно соблюдать требования ГК. Налоговая в ходе проверки любит задавать вопрос: «А что является целью вашего сотрудничества?» — и если бухгалтер занят процессом ведения бухгалтерии, а не оказывает какую-то конкретную услугу, ФНС переквалифицирует правоотношения в трудовые.
Можно привлечь специалиста для восстановления учета, подачи заявления о переходе на другой налоговый режим, консультации по расчету НДС. Но сотрудничать с бухгалтером на ГПД, если нужно полностью вести бухучет: регулярно работать с первичкой, оформлять авансы, счета на оплату, сверки, выполнять эти задачи по графику, который установила компания — нельзя.
Если в компании уже есть штатный бухгалтер — остальные бухгалтеры тоже должны быть оформлены в штат. Исключение — если компании разово необходимо оказать специфичную услугу, а штатные бухгалтеры в силу отсутствия компетенций или по другим значимым причинам это сделать не могут.
Например, компания решила оптимизировать налоговую нагрузку в рамках закона и нужна консультация опытного специалиста. Или фирма купила оборудование в лизинг и нужен специалист, который сможет правильно оформить операции с таким имуществом.
Особенности сотрудничества с внештатным бухгалтером
Внештатный бухгалтер может быть:
Самозанятым — это лицо, которое зарегистрировалось в налоговой в качестве самозанятого–плательщика налога на профдоход. Он платит в бюджет 6% от суммы сделки с юрлицом и 4% от суммы сделки с физлицом. Но у самозанятых есть дополнительные ограничения при сотрудничестве с заказчиками — о них расскажем ниже.
Физлицом без статуса. В этом случае заказчик перечисляет за такого исполнителя в бюджет НДФЛ и страховые взносы.
ИП. Может быть плательщиком налога на профдоход или применять другой налоговый режим. Налоги и взносы за себя ИП платит самостоятельно.
Порядок сотрудничества с бухгалтером по ГПХ схож с правилами сотрудничества со внештатными специалистами других профессий:
Сотрудничество должно носить сдельный характер и представлять собой равноправное партнерство. Бухгалтер не должен подчиняться руководителю компании-заказчика, знакомиться с ЛНА и работать по графику.
Выплату вознаграждения нужно проводить по результатам оказания услуг. Она не может быть привязана к МРОТу, окладу, бухгалтеру по ГПД не оплачивают больничные и отпуска. При этом выплату можно организовать по-разному: единоразово или периодически, перечислять предоплату или выплачивать вознаграждение после того, как услуга оказана.
Перечислять вознаграждение следует на основе закрывающих документов — актов, которые подписаны сторонами и включают детальное описание оказанных услуг.
Если бухгалтер — самозанятый, есть дополнительные ограничения:
Самозанятый как плательщик НПД не может сотрудничать с компанией, в которой работал в штате меньше двух лет назад.
Самозанятый не может нанимать себе сотрудников. Чтобы работать с помощниками, бухгалтеру придется открыть юрлицо или ИП.
У самозанятых есть лимит — 2,4 млн. ₽ в год. При достижении этого лимита придется открыть ИП или сотрудничать с заказчиком в как физлицо без специального налогового статуса. Выбирая второй вариант, заказчик должен будет оплачивать все налоги, соц. выплаты и сдавать по исполнителю отчетность. Если бухгалтер утратил статус самозанятого и не хочет переходить на ИП, важно предупредить заказчика об этом.
Обязательный документ от самозанятого — чек. Его самозанятый выдает после того как получил вознаграждение. Если чека нет, заказчик не сможет учесть расходы на оплату услуг для целей налогообложения.
Так как заказчик — не налоговый агент самозанятого, ему важно контролировать статус исполнителя. Проверять статус нужно в начале сотрудничества и перед каждой выплатой.
Также важно проверить, что у бухгалтера нет дисквалификации за нарушение правил ведения бухучета и что он не был участником судебных разбирательств по экономическим преступлениям.
Платформа Консоль.Про упрощает сотрудничество со внештатными специалистами на ГПХ. Она позволяет оформлять документы в электронном виде, проводить массовые и личные выплаты. Платформа проверяет статусы самозанятых перед оплатой, автоматически формирует чеки.
Как быть с электронным документооборотом
Многие организации и предприниматели должны сдавать в налоговую отчетность в электронном виде. Если создание отчетов поручили бухгалтеру на ГПД, возникает вопрос, как быть с электронной подписью. Передача, копирование и дублирование ЭП руководителя запрещены, и к тому же это несет определенные риски.
Есть два варианта действий:
Бухгалтер может открыть ИП на НПД, оформить доступ к системе сдачи отчетности и по доверенности от заказчика передавать отчеты в контролирующие органы.
Бухгалтер может сформировать отчетность, а руководитель фирмы-заказчика — самостоятельно подписывать и отправлять ее.
Как внештатному бухгалтеру юридически верно сотрудничать с компанией
Чтобы выстроить юридически верное сотрудничество с компанией, бухгалтеру нужно:
Подписать договор возмездного оказания услуг. Его оформляют, если внештатный бухгалтер оказывает услуги по заданию заказчика, а компания или предприниматель их оплачивают.
Получить доверенность. Ее подписывают с бухгалтером — юрлицом или ИП, который передает отчеты компании в контролирующие органы самостоятельно. Напоминаем, что с 1 сентября 2024 года сдавать отчетность онлайн предствитель может только при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД) и личной электронной подписи физлица. МЧД подписывает директор своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Передавать сведения в Росфинмониторинг. Внештатный бухгалтер обязан самостоятельно создать личный кабинет на сайте Росфинмониторинга и подавать через него сведения: о сделках заказчика с недвижимостью, об управлении банковскими счетами и любыми ценными активами, включая деньги, о привлечении инвестиций, о покупке предприятий без создания отдельного юрлица и другие (пп. 1, 2 и 3 ст. 7.1, п. 6 ст. 7 закона № 115-ФЗ).
Подписывать акты об оказанных услугах. В актах важно прописать, что именно бухгалтер делал для компании, какие оказал услуги и сколько стоит каждая из них. Нельзя брать оплату за часы или дни.
Выдавать чеки. Если бухгалтер — самозанятый.
Что включить в договор ГПД с бухгалтером
Предмет договора.
Со стороны исполнителя предмет договора — услуги по бухгалтерскому учету (или работы, если оформляется договор подряда), а со стороны заказчика — оплата услуг. Например, внештатный бухгалтер может оказывать услуги по налоговому консультированию или составлению отчетности.
Стоимость услуг или работ.
Нужно определить стоимость услуг и то, как заказчик будет их оплачивать: к примеру, безналичным переводом, на расчетный счет специалиста. Также установите срок оплаты.
Например: «Размер вознаграждения за подготовку квартальной отчетности — 20 000 (двадцать тысяч) рублей 00 копеек, НДС не облагается. Выплата вознаграждения осуществляется безналичным переводом по реквизитам, указанным исполнителем, в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента оказания услуги».
Ответственность.
Задачи бухгалтера связаны со строгими дедлайнами и точными данными. Если сроки нарушаются, а данные искажаются — это может привести компанию к финансовым потерям, доначислению налогов, штрафам и т. д.
В договоре с самозанятым бухгалтером должна быть прописана ответственность за ненадлежащее качество услуг, например, за просрочку ответа на требование налоговой. А если бухгалтер — самозанятый, должна быть предусмотрена ответственность за невыданный или аннулированный чек.
Компания со своей стороны должна предоставить все необходимые документы и сведения, которые необходимы бухгалтеру для оказания услуги. Сроки предоставления таких сведений тоже нужно прописать в договоре.
Иные условия.
Следует добавить срок действия договора, а также:
Порядок разрешения споров — при необходимости. Например, можно указать, что сначала сторона отправляет досудебную претензию, а затем подает в суд, указать суд, в котором будут рассматривать спор.
Пункт о конфиденциальности — если такие данные передаются по договору.
Что нельзя включать в договор с внештатным бухгалтером
Правильно составленный договор станет доказательством сдельности сотрудничества перед контролирующими органами. И наоборот, ошибки в ГПД могут стать подтверждением, что под гражданско-правовыми скрываются трудовые отношения.
Чтобы такого не произошло, в договоре не указывайте:
трудовую функцию;
график работы;
социальные гарантии;
одинаковые даты получения ежемесячных выплат;
необходимость специалиста соблюдать правила внутреннего распорядка;
название профессии (укажите конкретную услугу, которую предоставляет исполнитель).
На платформе Консоль.Про вы найдете шаблоны договоры с правильными формулировками, которые составили опытные юристы. Также есть готовые формулировки для заданий, актов и чеков самозанятых. У вас будет полный комплект правильно составленных документов — это поможет минимизировать риски переквалификации и пройти любую проверку.
Как бизнесу минимизировать риски сотрудничества с самозанятыми
Забирайте бесплатный чек-лист, который поможет обойти острые углы!
Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8JuKzc
Начать дискуссию