Что такое платформа для работы с самозанятыми
Это платформа, которая соединяет бизнес и самозанятых и упрощает сотрудничество для обеих сторон. Благодаря такой платформе компании подписывают документы с исполнителями онлайн и выплачивают вознаграждение без рисков. Исполнителям такое сотрудничество тоже удобно: не нужно тратить бумагу и время — это повышает их лояльность.
В сотрудничестве с внештатными специалистами без платформы есть несколько сложностей:
Долгий обмен документами. Особенно если заказчик и самозанятый живут в разных городах или заказчик сотрудничает со множеством исполнителей.
Риск потери бумажных документов. Если налоговая придет с проверкой, доказать законность сотрудничества с самозанятым будет сложнее.
Необходимость проверки статуса самозанятого перед каждой выплатой. Если запрашивать у каждого исполнителя справку или самостоятельно проверять статус в сервисе ФНС, это займет значительное время — особенно если самозанятых много.
Риск ошибок при выплате вознаграждения. Бухгалтеру, который перечисляет вознаграждение сотням фрилансеров, легко пропустить кого-то или ошибиться в сумме — если у всех разные вознаграждения.
Необходимость отвечать на технические вопросы исполнителей. Иногда они не понимают, как оплачивать налог, как работать с каким-то сервисом или вообще как открыть самозанятость. Приходится тратить время и объяснять.
Платформа для самозанятых решает эти сложности и автоматизирует рутинные действия. Таких сервисов сегодня на рынке много. Составили список из основных функций, которые должна включать платформа для удобной работы с самозанятыми. Учитывайте это при выборе платформы.
Помощь в подключении
Для бизнеса внедрение любого нового сервиса и программы — это проблема: приходится перестраивать процессы, разбираться в незнакомом интерфейсе и обучать сотрудников.
Поэтому важно, чтобы платформа взяла на себя как можно больше технических аспектов: разработку сценариев подключения, настройку и интеграцию с бухгалтерской программой, заливку всех документов и т. д. Еще нужно, чтобы сотрудники платформы заводили действующих исполнителей на платформу самостоятельно и помогали им с подключением. Даже инностранцам.
Тогда автоматизация не превратится в головную боль директора, а сразу, с момента подключения упростит работу компании.
Разные сценарии
Выбирая платформу, уточните, можно ли подключать исполнителей разных профессий и настраивать разные сценарии. Например, вы работаете с курьерами в статусе индивидуальных предпринимателей, самозанятых и обычными физлицами. У каждого типа исполнителей будет свой сценарий онбординга: например, будут различаться шаблоны договоров. У самозанятого в договоре должен быть пункт о том, что нужно выдать чек, — а физлицу этот пункт не нужен.
Еще один пример — пешие курьеры и курьеры с авто. У курьера на автомобиле платформа может запрашивать водительское удостоверение, ПТС и свидетельство о регистрации авто. Чтобы курьеры с машиной могли попасть на территорию склада, им нужно указать информацию о марке, модели и номере авто. Пешему курьеру вносить такие данные не нужно.
Проверяйте заранее, будет ли платформа автоматически, в зависимости от статуса, требовать от исполнителя нужный пакет документов и выдавать ему правильный шаблон договора. Уточняйте, есть ли возможность создавать разные сценарии для подключения разных специалистов.
Юридическая поддержка
Налоговая следит за компаниями, которые сотрудничают с самозанятыми — особенно если исполнителей много. В сотрудничестве с самозанятыми много юридических тонкостей: в правилах взаимодействия, оформлении документов.
Поэтому обязательно нужно уточнять, насколько платформа надежна с юридической точки зрения, снизит ли работа через нее риски переквалификации. Важно, чтобы все сценарии сотрудничества на платформе продумывали юристы.
Например, у платформы Консоль.Про — сильная юридическая экспертиза, каждый шаг на платформе проверен опытными юристами. Сотрудничество через Консоль.Про поможет минимизировать риски переквалификации и пройти любую проверку.
Электронный документооборот
Грамотно составленные и подписанные документы помогут доказать законность сотрудничества с самозанятыми, защитят от претензий и при судебных спорах. Нередко заказчики и фрилансеры живут в разных городах, поэтому важно, чтобы платформа позволяла обмениваться электронными документами.
Чтобы подписывать такие документы, и заказчику, и исполнителям нужна электронная подпись (ЭП). Если у заказчика она обычно есть, то у внештатника — далеко не всегда. Удобно, если платформа сама выпускает для внештатника ЭП, чтобы он мог подписывать документы. Тогда заказчику не придется ждать, пока исполнитель сделает себе ЭП и настроит ее.
Еще один плюс — если на платформе уже есть готовые шаблоны документов. Тогда не придется проверять каждый договор, контролировать отсутствие терминов из Трудового кодекса и думать о том, как правильно прописать услугу в акте.
Проверка исполнителей
Самозанятых нужно проверять перед каждым перечислением вознаграждения. Если исполнителей много, процесс будет трудоемким. Удобно, если платформа сама проверит статусы и уведомит заказчика, если кто-то из самозанятых утратил его.
В ряде случае нужно проверять исполнителей на благонадежность: например, можно ли водителю доверить управление автотранспортом. На платформе Консоль.Про есть проверка исполнителей по открытым базам: ГИБДД, ФССП, ФНС и другим. В результате компании получают отчет — насколько с исполнителем надежно сотрудничать, нет ли налоговых или других рисков.
Также у Консоль.Про есть услуга «Анализ рисков» — комплексная проверка юристами процессов сотрудничества с внештатниками. В результате компания получает заключение и дорожную карту по устранению рисков переквалификации, если они есть.
Отсутствие дополнительных комиссий
Некоторые платформы для сотрудничества с самозанятыми могут включать в тариф скрытые комиссии или платные услуги, о которых изначально не сообщают.
Чтобы не попасть на такие условия, внимательно изучите договор — в нем не должно быть непонятных и расплывчатых формулировок. Если что-то вызывает сомнения, лучше проконсультироваться у юристов.
Еще обратите внимание на комиссии по выводу средств для самозанятых. Их или придется компенсировать, или переложить на исполнителей — это может негативно сказаться на их мотивации. Такие комиссии есть не на всех платформах, поэтому этот нюанс тоже стоит уточнить.
Отсутствие лимитов на выплаты самозанятым
Если платформа устанавливает максимальный лимит, например, до 100 тысяч рублей на одного внештатника в месяц, то в случае превышения этой суммы придется разбивать оплату на части. Это может вызвать недовольство исполнителя и потребовать оформления дополнительных документов.
Поэтому важно заранее проверить договор или проконсультироваться со специалистом платформы насчет возможных лимитов. Если они действительно существуют на выбранной платформе — продумайте заранее, как будете действовать в случае превышения, как проводить платежи и договариваться с самозанятыми.
Интеграция с 1С
Интеграция с 1С:ЗУП и «1С:Бухгалтерия» значительно облегчает работу бухгалтеру. Она позволяет специалисту создавать договоры для всех исполнителей буквально за пару кликов и сверять их с информацией, уже загруженной на платформу, избегать добавления лишних документов. Удобно, если в «1С:Бухгалтерия» можно автоматически загружать данные по актам с платформы: это исключает необходимость ручного ввода.
Консоль.Про интегрируется через API с популярными сервисами и программами, включая 1С. Также есть возможность создать платформу White Label, что позволяет исполнителям и сотрудникам работать в системе под брендом вашей компании.
Массовые выплаты
Если вы сотрудничаете с сотнями самозанятых, будет удобно, если вознаграждение можно перечислить не только лично каждому, но и всем сразу по реестру, одним нажатием кнопки. Важно, чтобы была возможность переводить деньги исполнителям напрямую на карту или на их банковский счет.
Клиентский сервис
У надежных платформ есть службы поддержки, персональные менеджеры и чаты для общения.
Подумайте, как у вас организовано взаимодействие с самозанятыми — от этого будут зависеть необходимые функции.
Например:
Если вы привлекаете самозанятых из ЕАЭС, вам может понадобиться переводчик.
Если хотите получать быстрые ответы на все вопросы, полезно наличие персонального менеджера.
Если предпочитаете переписку телефонным звонкам, пригодится онлайн-чат с менеджерами сервиса.
Клиентский сервис нужен и самозанятым. Если исполнители живут в разных часовых поясах, то важно, чтобы служба поддержки отвечала 24/7. Она поможет исполнителям решать разные вопросы: от работы с приложением «Мой налог» до выдачи чека заказчику.
Вторая важная составляющая клиентского сервиса сегодня — наличие мобильной версии. Исполнители — те же курьеры и мерчендайзеры — это мобильные специалисты, смартфон у них всегда под рукой, в отличие от компьютера.
Наличие мобильного приложения — это удобство и дополнительный плюс к лояльности исполнителей. Для заказчика это тоже удобно: некоторые специалисты будут оперативнее подписывать документы в мобильном приложении.
Проверяйте, чтобы у платформы техподдержка работала 24/7 и могла проконсультировать исполнителей на разных языках. А мобильное приложение было удобным и понятным для самозанятых.
Гибкие тарифы
Важно, чтобы тариф соответствовал потребностям компании. Так, у платформы Консоль.Про стоимость зависит от числа активных исполнителей и от суммы выплат им. Бизнесу предложат оптимальный тарифный план, который будет полностью соответствовать запросу. Получите бесплатный пробный доступ к платформе по ссылке.
Самозанятый аннулировал чек, что делать компании?
Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми
Узнайте, как обезопасить свою компанию при сотрудничестве с самозанятыми
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8JxGgp
Начать дискуссию