Как выстраивать сотрудничество с самозанятым: от постановки задачи до чека

Ошибки в сотрудничестве с самозанятыми начинаются на этапе поиска исполнителей. Объявление о привлечении внештатника должно говорить о том, что вы ищете не работника в штат, а исполнителя на ГПД. Правильно составленное объявление подтверждает сдельный характер сотрудничества.

Если в объявлении применять формулировки, характерные для трудовых отношений, например, «вакансия», «сотрудник», «заработная плата» или «оклад», исполнитель может подумать, что компания ищет работника и хочет сэкономить на налогах. Соответственно, налоговая будет использовать это как доказательство трудовых отношений. Договор с исполнителем могут переквалифицировать: заказчику придется уплатить НДФЛ, страховые взносы, пени за просрочку уплаты налогов и штраф. 

Чтобы минимизировать риски, используйте в объявлении гражданско-правовые термины: «объявление о поиске», «исполнитель», «вознаграждение», «оказание услуг». 

До заключения договора проверьте, действует ли статус плательщика НПД у исполнителя. Есть такие способы:

• Бухгалтер заказчика может проверить статус самостоятельно с помощью бесплатного сервиса ФНС.

• Можно запросить у самозанятого справку из приложения «Мой налог» на дату заключения договора и затем — на дату выплаты вознаграждения.

• Также заказчик может проверить статус с помощью специальных платформ для сотрудничества с внештатными специалистами. Например, Консоль.Про делает это автоматически и уведомляет заказчика, если исполнитель утратил статус.

В начале сотрудничества с самозанятыми оформляют договор. Он нужен всегда, кроме таких случаев:

• Общая стоимость оказываемых услуг — менее 10 000 рублей. 

• Самозанятый приступает к оказанию услуг немедленно и получает деньги сразу после их завершения. 

Если самозанятого привлекли не на разовую задачу, а для более длительного сотрудничества, обычно оформляют рамочный договор. В него включают общие условия сотрудничества, а для каждой услуги составляют отдельное задание. 

В задании для исполнителя прописывают конкретные параметры услуги: объем, сроки, вознаграждение, повышающий коэффициент — если нужно поощрить самозанятого.

Услугу нужно описать как можно конкретнее. Вот примеры неправильных и корректных формулировок:

Если услуги сложные, например, заказчик привлекает на проектные задачи программиста или копирайтера, можно дополнительно составить техническое задание (ТЗ).

В ТЗ указывают:

• общую информацию о конкретном проекте;

• ответственных лиц, к которым внештатный специалист может обратиться, если у него возникли вопросы;

• цели и задачи продукта, с которым работает внештатник;

• описание результата, который хочет получить заказчик;

• сроки выполнения задач и промежуточные контрольные точки.

Например, если компания заказала у копирайтера статью, в ТЗ она прописывает объем, сроки, требования по сео-оптимизации. В некоторых случаях — план статьи, состав экспертов, когда их предоставляет компания.

Если проект объемный, например, компания заказала внедрение ERP-системы, можно назначить дополнительную встречу с внештатными специалистами. На ней обсудите ТЗ и проговорите важные для обеих сторон моменты. А потом составьте подробное ТЗ, чтобы все, включая налоговую, понимали, за какие услуги исполнитель получает деньги.

Для штатных сотрудников компании создают разные системы мотивации, KPI, которые стимулируют персонал работать качественно и достигать высоких результатов. С внештатниками все немного сложнее. 

Поощрить исполнителя, в том числе самозанятого, можно так:

• Назначить повышающий коэффициент. Если нужно, чтобы исполнитель выполнил заказ как можно быстрее, укажите в ГПД или в задании повышающие коэффициенты. Например, за скорость.

Пример. Курьер доставляет товары. Стоимость услуг исполнителя по Договору — 200 ₽ за одну доставку, если он выполнит заказ до 12:00 дня. Если исполнитель выполнит заказ до 11:00 утра, дополнительное вознаграждение по этой доставке составит 100 ₽.

Заказчик и самозанятый сотрудничают на основании ГПД: компания не вправе контролировать исполнителя так же, как штатного сотрудника, который работает по ТК.

Фактически заказчик не может контролировать, когда и как исполнитель выполняет задачи. У заказчика есть право требовать результат — качественно выполненное задание.

При этом в сотрудничестве с самозанятым есть несколько аспектов, за которыми заказчик должен следить и на которые может повлиять. 

• Статус самозанятого. Контролировать актуальность статуса плательщика НПД можно и нужно на протяжении всего срока сотрудничества. Удобно делать это через платформу Консоль.Про — здесь проверка происходит в автоматическом режиме.

• Качество услуг. Компания может следить за качеством услуг самозанятого с помощью акта выполненных работ или оказанных услуг. Этот документ подробно описывает, какие именно услуги предоставлял исполнитель, в какие сроки и в каком объеме, а также условия расчета вознаграждения сторон. 

Чтобы контролировать качество услуг, в задании следует указать конкретный результат услуги, а в договоре — порядок приемки заказа. 

Чтобы принять результат, подписывайте с исполнителем акты. Этот документ подчеркивает, что заказчика интересует итоговый результат, а не сам процесс — это отличие от трудовых отношений.

Если качество услуг не соответствует ожиданиям компании, она имеет право не подписывать акт. Заказчик может потребовать от самозанятого:

• безвозмездного исправления недостатков в разумные сроки;

• возмещения понесенных затрат на устранение недостатков;

• уменьшения вознаграждения пропорционально выявленным недостаткам.

Штатный сотрудник несет перед компанией материальную ответственность в рамках своего месячного заработка. За нарушение дисциплины ему могут сделать выговор, замечание или уволить. Самозанятого привлечь к дисциплинарной ответственности нельзя. Так как он сотрудничает с заказчиком по ГПД, то и несет ответственность по Гражданскому кодексу.

Прежде чем перечислить самозанятому вознаграждение, нужно еще раз проверить, что исполнитель сохраняет свой статус самозанятого. 

Не совершайте регулярные переводы фиксированных сумм, особенно в те периоды, когда штатные сотрудники получают зарплату. Если вознаграждение не зависит от объема оказанных услуг, налоговая служба может трактовать его как заработную плату. Вместо этого оплачивайте каждый выполненный проект или задачу отдельно, исходя из объема и сложности выполненных задач.

Если исполнитель месяц от месяца выполняет у вас однотипные проектные задачи и получает одинаковое вознаграждение в одни и те же даты, например, дизайнер верстает 2 каталога в месяц, — важно, чтобы задания на эти услуги были оформлены правильно. Если у налоговой возникнут вопросы по таким выплатам, при верно оформленных заданиях компания сможет подтвердить сдельность правоотношений.

После получения оплаты самозанятый обязан предоставить заказчику чек. Этот документ понадобится для отчета перед налоговыми органами: он подтверждает, что компания действительно сотрудничает с плательщиком НПД и не уклоняется от уплаты налогов.

Есть разные способы получить чек:

• в распечатанном виде;

• в электронном виде или через QR-код.

Электронные чеки необязательно печатать. Их нужно проверять на подлинность с помощью QR-кода, например, используя камеру смартфона — так чек откроется на официальном сайте налоговой службы. Если возникают ошибки или страница не открывается, это указывает на недействительность чека.

Самозанятые должны предоставлять чеки в установленные сроки: 

• При оплате наличными или электронными деньгами чек выдают сразу после поступления оплаты. 

• При безналичной оплате чек должен быть отправлен заказчику до 9 числа месяца, следующего за месяцем оплаты.

Следите, чтобы в чеках не содержалось трудовой терминологии: «зарплата», «аванс», «командировочные» и подобные формулировки укажут налоговой на то, что исполнитель считает себя работником компании. Информацию из назначения платежа каждого чека ФНС проверяет автоматически и трудовые термины точно привлекут пристальное внимание ведомства.

Если самозанятый не предоставляет чек, оформите выплату как расчет с физическим лицом. Чтобы застраховаться от такой ситуации, в договоре можно предусмотреть штрафные санкции, если самозанятый не предоставит чек юридическому лицу. Например, можно прописать штраф в сумме, эквивалентной НДФЛ, взносам и пеням, которые компании придется выплатить.

Чтобы выстроить безрисковое сотрудничество с самозанятым:

• Начните с объявления: оно должно показывать, что вы ищете исполнителя на ГПД. В объявлении не должно быть терминов, характерных для трудовых отношений.

• Проверьте статус плательщика НПД до заключения договора.

• Подпишите с исполнителем ГПД, а если договор — рамочный, подробные условия задачи пропишите в задании.

• Если нужно мотивировать исполнителя, предусмотрите в договоре или в задании повышающие коэффициенты.

• Пропишите в договоре порядок приемки выполненной задачи.

• Зафиксируйте результаты услуги в акте, подпишите его с исполнителем. Если качество услуг исполнителя не устраивает заказчика, можно потребовать от внештатного специалиста устранить недостатки, возместить понесенные заказчиком расходы на устранение недостатков или уменьшить вознаграждение пропорционально недостаткам.

• Выплачивайте вознаграждение по итогам оказания услуги и в зависимости от ее объема, а не в фиксированной сумме ежемесячно. Перед оплатой проверьте, актуален ли статус самозанятого.

• Получите от самозанятого чек.

Также Консоль.Про самостоятельно оформляет на платформе самозанятых, с которыми вы сотрудничаете, и формирует им и организации-заказчику простую электронную подпись (ПЭП). С помощью нее можно подписывать онлайн все документы, необходимые для сотрудничества.

Как бизнесу минимизировать риски сотрудничества с самозанятыми

Забирайте бесплатный чек-лист, который поможет обойти острые углы!

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8K1HBh