Ошибка № 1. Выполнение трудовой функции
Главная ошибка в сотрудничестве с самозанятыми — привлекать их для выполнения трудовой функции, а не для оказания разовых услуг или проектных задач. Иными словами, это отсутствие сдельности во взаимодействии с исполнителем по ГПД.
Например, заказчик оформил нового бухгалтера не по трудовому, а по гражданско-правовому законодательству. При этом бухгалтер:
работает в офисе с остальными сотрудниками с 8 до 17 часов;
подчиняется главному бухгалтеру и выполняет его поручения;
заменяет второго бухгалтера на время его отпуска;
получает фиксированный оклад ежемесячно;
у него есть отпуск и оплачиваемый больничный лист;
в договоре не прописан результат оказанных услуг и конкретные задачи.
Это явная подмена трудовых отношений, потому что сотрудник фактически выполняет функцию. Самозанятого можно привлечь для составления отчетности или проведения консультации по налоговому учету. То есть, для конкретных задач.
Если контролирующие органы обнаружат подмену трудовых отношений, они переквалифицируют правоотношения в трудовые, доначислят заказчику за весь период сотрудничества НДФЛ 13%, страховые взносы 30%, штрафы за неуплату налогов и пени за просрочку.
Ошибка № 2. Самозанятый — не самозанятый
Некоторые ошибочно полагают, что запросить справку у плательщика НПД нужно только перед началом сотрудничества или можно вообще этого не делать. Это ошибка: самозанятый может утратить право на применение этого спецрежима, например, из-за превышения лимита доходов на НПД — 2,4 млн рублей в год. При этом исполнитель сам может этого не заметить.
При потере статуса самозанятого заказчик становится налоговым агентом исполнителя и должен перечислять за него в бюджет НДФЛ и страховые взносы.
Поэтому важно проверять статус исполнителя перед выплатой вознаграждения. Это можно сделать самостоятельно через сайт ФНС или запрашивая у исполнителя соответствующую справку каждый раз. Если компания сотрудничает со множеством самозанятых, оба способа неудобны. Поможет платформа Консоль.Про — она самостоятельно проверяет актуальность статусов самозанятых перед каждой выплатой. Если статуса нет, платформа уведомит об этом заказчика.
Ошибка № 3. ГПД похож на трудовой
Мало одного лишь корректного названия договора — подряда, оказания услуг или выполнения работ — важно тщательно проверить его формулировки. Условия ГПД не должны содержать формулировки, которые используют в трудовых отношениях.
В разделе, посвященном предмету договора, нельзя указывать на трудовую функцию вместо конкретного задания. Также из условий договора не должно следовать, что заказчик безвозмездно предоставляет средства для работы — технику, программное обеспечение или инвентарь. В ГПД исполнитель должен использовать свои материалы и инструменты либо может получить их в аренду от заказчика. Передачу в аренду нужно оформить документально.
Также нельзя устанавливать график работы и заставлять исполнителя подчиняться правилам внутреннего распорядка (ПВТР): самозанятый выполняет свои задачи в удобном ему режиме и его не касаются ПВТР компании.
Неправильные формулировки в гражданско-правовом договоре с исполнителем могут привести к тому, что отношения будут переквалифицированы в трудовые.
На платформе Консоль.Про есть готовые шаблоны договоров с корректными формулировками, составленные юристами. Если у вас есть сомнения в правильности своих документов, можно использовать готовый шаблон — правильно оформленный договор поможет доказать сдельный характер отношений, если контролирующие органы придут с проверкой.
Ошибка № 4. Отсутствие актов оказанных услуг
Самозанятые обязаны предоставлять только чек — это указано в ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Но это не исключает важности акта: он может дополнительно подтвердить сдельный характер сотрудничества между заказчиком и исполнителем. Также в акте можно зафиксировать срок, в течение которого заказчик переводит деньги на счет самозанятого.
Акт служит страховкой для заказчика при проверке налоговой. Особенно это важно, когда:
Заключен рамочный договор без конкретного состава услуг. В таком случае их можно прописать в задании к договору, а затем дублировать в акте.
Заказчику важно избежать споров. Акт подтверждает, что услуги оказаны в полном объеме и у сторон нет претензий, или фиксирует существующие претензии сразу.
Самозанятый аннулировал чек. Подписанный акт подтвердит налоговой оказание услуг.
Компания часто сотрудничает с одним исполнителем. Акт поможет доказать сдельность сотрудничества и отсутствие подмены трудовых отношений.
Заказчик хочет упорядочить внутренний учет. Акты помогают бухгалтерии определить, к какой статье затрат относить выплаты самозанятому, так как они содержат информацию об оказанных услугах, отсутствующую в чеке.
Акты можно оформлять в бумажном и электронном виде. Если заказчик сотрудничает с большим количеством самозанятых или они живут в разных городах, удобнее подписывать документы в электронном формате — например, прямо на платформе Консоль.Про. К тому же платформа выпускает простую электронную подпись для заказчика и самозанятого, которая придает документам юридическую значимость.
Ошибка № 5. Отсутствие чеков
При взаимодействии с исполнителями-самозанятыми часто возникает проблема, связанная с контролем чеков. Самозанятые могут забыть отправить чеки заказчику, аннулировать их после получения вознаграждения, чтобы не платить налог, или прислать с некорректными данными.
В некоторых случаях исполнитель может отказаться выполнять свои обязательства и просто вернуть деньги. Тогда заказчику придется корректировать налоговую базу. Если же самозанятый не возвращает средства, но у заказчика есть верный чек, то подтвердить расходы можно. Такие разъяснения дала ФНС в письме от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213.
Еще важно проверить, что чек настоящий. Это можно сделать по QR-коду, который указан в документе. Отсканируйте его камерой смартфона. Если чек настоящий, такой же документ откроется на сайте lknpd.nalog.ru. Если вы сотрудничаете с самозанятыми через платформу Консоль.Про, то за подлинность чека можно не волноваться — платформа формирует этот документ сама.
Ошибка № 6. Организационная и инфраструктурная зависимость
Одна из частых ошибок — организационная и инфраструктурная зависимость исполнителей от заказчиков. Чаще всего это становится одной из причин переквалификации — вот несколько примеров из судебной практики.
Организационная и инфраструктурная зависимость значит, что:
Зарегистрироваться в качестве плательщика НПД — обязательное требование заказчика к физическому лицу.
Заказчик распределяет плательщиков НПД между объектами или маршрутами в зависимости от производственных нужд.
Заказчик устанавливает режим работы для плательщиков НПД.
Работник компании контролирует деятельность самозанятого на объекте заказчика.
Плательщик НПД использует материалы, инструменты и оборудование, предоставленные заказчиком.
При этом заказчик может проверять качество оказания услуг исполнителями без вмешательства в их деятельность (ст. 715 ГК). Например, если три программиста работают над созданием одного приложения и каждый отвечает за свой участок, важно координировать их деятельность, чтобы убедиться в соответствии проекта ожиданиям и его цельности. Для этого нужно объединять их результаты. Поэтому в данном случае ежедневная или еженедельная отчетность не противоречит требованиям ГК.
Ошибка № 7. Ежемесячное фиксированное вознаграждение
Заказчику важно избегать равномерных платежей с одинаковым интервалом. Регулярные и одинаковые выплаты могут быть восприняты как признак трудовых отношений.
Заказчик вправе оплачивать услуги самозанятого как одной суммой за весь проект, так и поэтапно. Предоплата и частичные выплаты при длительном сотрудничестве должны быть указаны в гражданско-правовом договоре. В нем также устанавливают порядок платежей.
Ошибка № 8. Бывшие работники
Человек со статусом самозанятого работает в компании по трудовому договору — этого закон не запрещает. Одновременно работодатель хочет привлечь этого же сотрудника для оказания дополнительных услуг и заключить с ним договор как с плательщиком НПД.
Этого делать нельзя: по закону самозанятый не может сотрудничать со своим работодателем по договору ГПХ во время и в течение двух лет после увольнения (ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422). При этом заказчик может заключить договор ГПХ с бывшим сотрудником как с обычным физлицом без статуса. Тогда заказчик будет уплачивать НДФЛ и страховые взносы.
Ошибка № 9. Единственный источник дохода
Если самозанятый получает доход только от одного заказчика — это красный флаг для ФНС. Налоговая может посчитать, что исполнитель тратит все свое время на сотрудничество с компанией, а значит, отношения похожи на трудовые. Особенно если суммы выплат сопоставимы с зарплатой.
Пример: онлайн-школа приглашает самозанятых преподавателей. Так как лекторы — это конкурентное преимущество школы, она не хочет, чтобы они работали с другими учебными заведениями. Но если школа настаивает на эксклюзивном сотрудничестве, это нарушение. Сотрудничество самозанятого только с одним заказчиком может вызвать у ФНС подозрения в сокрытии трудовых отношений.
Вместо этого лучше поощрять исполнителей к сотрудничеству с несколькими клиентами. Например, работая с преподавателем-экспертом, можно предложить ему написать профильные статьи для специализированных СМИ. Такой подход снижает риски с точки зрения налогового контроля.
Ошибка № 10. Не уведомили МВД по иностранцам
Самозанятыми могут стать граждане из Украины и стран ЕАЭС, включая Армению, Белоруссию, Казахстан и Киргизию. Если планируется привлечь иностранного специалиста по гражданско-правовому договору, нужно уведомить об этом МВД. Для этого используют форму, утвержденную приложением № 7 к приказу МВД от 30.07.2020 № 536.
Если уведомление МВД о привлечении иностранного самозанятого не подали в течение трех рабочих дней после подписания или расторжения договора, заказчика могут оштрафовать по статье 18.15 КоАП на сумму до 800 000 рублей за каждого исполнителя. То есть, если не подать уведомление по двум самозанятым, штраф может достигать 1,6 млн. рублей.
Налоговая инспекция рассматривает признаки подмены трудовых отношений в совокупности. Чем больше факторов риска, тем выше вероятность переквалификации. Управлять всеми этими факторами бывает сложно, особенно когда заказчик сотрудничает с большим количеством самозанятых.
С помощью инструмента «Информатор» от Консоль.Про можно отслеживать все риски в одном месте для всех исполнителей. В «Информаторе» представлены критерии риска, а также процент и количество самозанятых, которым они соответствуют. Вы также получите описание риска и список исполнителей, сотрудничество с которыми может привлечь внимание налоговых органов.
Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми
Защитите себя от финансовых рисков
Укажите ваш e-mail — на него пришлем чек-лист:
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KBnSk
Начать дискуссию