Счета-фактуры необходимо хранить в соответствии с общими правилами ведения документооборота, установленными для бухгалтерского и налогового учета. Хранить нужно только подлинники, в том виде, в котором они были составлены.
Доступ к документам компании имеют не только ее сотрудники, руководитель, главный бухгалтер, но и другие лица. Например, необходимо предоставлять такой доступ акционерам, владеющим не менее 25% акций компании без указания оснований — для каких целей документы запрашиваются.
Стоит ли предоставлять документы еще кому-то?
Платформа Контрагент.рф при проведении анализа книг покупок и продаж, а также деклараций по НДС на предмет налоговых рисков, использует данные из различных источников — от доступных всем, до не имеющих открытого доступа. К примеру, это информация о результатах проведенных проверок, предоставленная компаниями-партнерами.
Вся информация, которую мы получаем, предоставляется исключительно добровольно, с согласия ее обладателей (например, клиентов аудиторских компаний).
Вроде бы секретных данных в счетах-фактурах нет, но если вы считаете, что там есть какие-то важные, с коммерческой точки зрения, сведения (цена товаров, скидка, информация о комплектации и пр.), то можете обеспечить особый режим хранения документов. При этом проверяющим из ФНС вы все равно будете обязаны предъявить счета-фактуры «как есть».
А вот акционеры или учредители ООО запрашивают первичку, и в частности счета-фактуры, не часто. Обычно это происходит, когда возникают споры между собственниками, грозит риск банкротства или субсидиарной ответственности. Как правило, в текущей деятельности наиболее заинтересованы в наличии счетов-фактур директор (заплатить меньше налогов, не получить штраф от ИФНС) и главный бухгалтер (верно сформировать отчетность и передать достоверные сведения налоговикам).
Каких правил необходимо придерживаться при хранении счетов-фактур:
- Компания должны обеспечить безопасные условия хранения и защиту документов от внесения изменений.
- Документы должны быть доступны для ознакомления или предъявления проверяющим.
- Если документы утрачены или испорчены, необходимо принять все доступные шаги по их восстановлению.
- Нужно соблюдать сроки хранения и порядок уничтожения счетов-фактур, как и других первичных документов.
Хранение бумажных счетов-фактур
Организация сохранности учетных документов должна предусматривать раздельное хранение выставленных и полученных счетов-фактур.
Документы, которые организация сформировала и выставила своим контрагентам необходимо хранить в хронологическом порядке по дате выставления и (или) составления. Отдельно необходимо сохранять документы, которые не нужно направлять покупателям или они не были им получены.
Счет-фактуры, выставленные на бумаге, можно хранить либо на бумажном носителе, либо в электронном виде. При сохранении в форме электронных копий, документы могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью ответственным должностным лицом организации. При этом электронная копия не заменяет оригинала, даже если она была подписаны электронной подписью.
Документы, полученные от поставщиков и других контрагентов, необходимо также хранить в хронологическом порядке по дате их получения организацией. При этом сшивать и опечатывать бумажные счета-фактуры не требуется.
Как правило, после завершения очередного периода (квартала или года) — счета-фактуры передаются в архив. Чтобы не занимать место в кабинете бухгалтера.
Конечно, если документов немного, можно хранить их в папке в шкафу. Главбуху мешать они не будут. Но все же, накапливать документы в одном месте не рекомендуется. При форс-мажоре (пожаре, затоплении) документы будут уничтожены все разом, что нисколько не упростит дальнейшую работу и их восстановление.
Получи проверку контрагента бесплатно!
Регистрируйся на Новой Платформе.
Хранение электронных счетов-фактур
Электронные документы хранятся в том же виде, что и были созданы. Распечатывать их не требуется. Совместно с электронными счетами-фактурами необходимо хранить документы и сведения, сопровождающие электронный документооборот.
По каждому полученному и выставленному электронному документу в обязательном порядке необходимо хранить следующую информацию:
- Подтверждение оператора электронного документооборота об отправке документа или о его получении.
- Извещение о получении подтверждения оператора, которое направляет организация.
- Иные сведения и документы, если они были получены в рамках документооборота и связаны с соответствующими электронными счетами-фактурами.
Дополнительно: организация обязана хранить квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи. Это необходимо для подтверждения законности подписей в электронных документах.
Сроки хранения счетов-фактур
Все виды счетов-фактур должны храниться не менее пяти лет. Исчисление срока начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором по документу закончен документооборот. Согласно разъяснениям Минфина (письмо от 19.07.2017 № 03-07-11/45829), годом окончания делопроизводства считается год, в течение которого компания в последний раз использовала счет-фактуру при расчете налога и для составления любой отчетности.
Например, по выставленной счет-фактуре, в рамках операции по отгрузке товаров, срок хранения начинает исчисляться с первого числа года, следующего за тем, в котором вы отразили этот счет-фактуру в книге продаж и уплатили по нему налог. Период хранения входящих счетов-фактур определяется с 1 января года, следующего за годом заявления вычета по этому документу. Если компания принимала налог к вычету частями, то срок хранения начинается после полного вычета НДС по этому документу.
Важно: выставленные и полученные счета-фактуры могут использоваться для расчета налога и формирования налоговой отчетности в разных кварталах одного года или в течение нескольких лет. Например, при поставках по России и на экспорт, счета-фактуры по российским отгрузкам будут регистрироваться в книге продаж в том же квартале, а счет-фактуры по экспортной поставке — в следующем, когда будет подтверждено право на нулевую ставку. Подтверждение льготной ставки может быть получено даже в следующем календарном году, например, если поставка была в декабре.
Самостоятельно компании не имеют право сокращать период хранения документов. А вот установить сроки хранения счетов-фактур «с запасом», с учетом особенностей бизнеса, закон не запрещает.
Например, вместо регламентированных пяти лет — хранить документацию шесть лет с даты выставления или шесть лет с даты получения от контрагента.
Условия хранения корректировочных счетов-фактур — типовые, их необходимо хранить в общем случае пять лет, при этом должны быть сохранены первоначальные документы, которые были скорректированы.
За нарушение сроков хранения документации на должностных лиц компании могут быть наложены санкции — штраф от 5 до 10 тысяч рублей.
При повторном нарушении наказание будет более строгим: штраф до 20 тысяч рублей или дисквалификация ответственного сотрудника (максимум на два года).
Используя Контрагент рф, вы вовремя обнаружите разрывы по НДС и наличие в цепочках поставщиков сомнительных компаний (использующих неправомерную налоговую выгоду в виде вычета / возмещения НДС, не уплачивающих налог в бюджет, подвергающихся выездным проверкам со стороны ФНС).
Проверить цепочки самостоятельно вы вряд ли сможете, если только не приобретаете товары напрямую у производителя. Любой сомнительный контрагент, даже находящийся в 4-5 и ином звене цепи может поставить под вопрос получение вычета по НДС. Точность проверки на платформе составляет 97%!
Уничтожение счетов-фактур
Окончание стандартного и расширенного периода хранения счетов-фактур дает организации право их уничтожить. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет перечень документов к уничтожению.
Поименный состав комиссии утверждается приказом руководителя. В состав экспертной группы включают сотрудников, которые могут оценить практическое значение и период хранения всех учетных документов. Как правило, это представители бухгалтерии.
При наличии документов, хранящихся в филиалах, дополнительно можно создать центральную экспертную комиссию, которая будет отслеживать уничтожение документации в филиалах.
После утверждения комиссии, осуществляется экспертиза счетов-фактур, в рамках которой оцениваются сроки хранения этих документов. В результате проведенной экспертизы формируются описи документов, выбранных для постоянного хранения, а также — списки счетов-фактур, у которых истек срок хранения.
Проведение экспертизы завершается составлением акта о выделении документов к уничтожению. Форма этого документа может разрабатываться компанией самостоятельно.
Список счетов-фактур, направляемых на уничтожение, необходимо согласовать на заседании экспертной комиссии. Итоговый акт должен быть подписан руководителем юридического лица.
Последний шаг — фактическое уничтожение документов — выполняется организацией самостоятельно, например, силами экспертной комиссии, или с привлечением подрядчика, если уничтожается значительный объем документов.
Если привлекается сторонняя организация за передачей и уничтожением документов должен обязательно проследить представитель компании. Надзор позволит обеспечить конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых счетах-фактурах.
Физическое уничтожение счетов-фактуру фиксируется составлением специального акта, в котором указываются:
- Перечень уничтоженных документов или реквизиты акта о выделении документов к уничтожению (если он составлялся).
- Способ, которым были уничтожены (измельчение в шредере, стирание данных с электронных носителей и прочие).
В случае привлечении порядной организации, в акт включаются реквизиты первичных документов, предоставленных после оказания услуг.
Получи проверку контрагента бесплатно!
Регистрируйся на Новой Платформе.
Начать дискуссию