Что важно знать бухгалтеру о первичных документах при работе с маркетплейсами

Статья подготовлена Ксенией Червенко, практикующим бухгалтером с двадцатилетним опытом, основателем онлайн-школы «Белая бухгалтерия» и собственником аутсорсинговой компании «Райт Консалтинг».

Маркетплейс — площадка-посредник, которая действует перед покупателями от своего имени. То есть фактически товары продает сам селлер, а площадке он платит за содействие при продаже: размещение информации о товарах, хранение, доставку и  расчеты с покупателями.

Прежде чем перейти к конкретным действиям в работе с клиентом, бухгалтеру важно провести аналитику на старте и разобраться:

•  С какими площадками работает селлер и по какому договору. 

Например, WB или Озон позиционируют свои договоры как комиссионные, а вот Яндекс Маркет, — как договор оказания услуг. Опирайтесь не на название, а на его суть и содержание.

• По какой схеме работает селлер: FBO, т.е все логистические процедуры берет на себя маркетплейс или продавец в назначенное время привозит товар под конкретный заказ на склад маркетплейса, т.е. по системе FBS. А может это DBS, т.е. маркетплейс выступает в роли торговой площадки, но при этом не хранит товары на своих складах и не отправляет заказы покупателям. 

Всегда говорю, что бухгалтер — это еще и контролирующая функция, поэтому крайне важно ознакомиться с комиссиями маркетплейсов, системой скидок, правилами участия в акциях и т.д. И только потом можно переходить к основной деятельности.

Какие документы используются при торговле на маркетплейсах

Передача товара

1. Поступление товаров.

Когда предприниматель принимает поставку, он берет накладные от поставщика. 

Что должно быть указано в накладных:

• данные страны происхождения товара и номер ГТД, если товар импортный;

• данные о поставщике и товаре;

• закупочная цена;

• сумма НДС (если есть). 

Когда товар поступает на склад, вы вносите в учетную систему его данные: стоимость, количество, название поставщика, указываете реквизиты УПД, счет-фактуры и т.д. Проверяйте, чтобы фактическое количество товаров совпадало с тем количеством, которое указано в УПД. Это важно для правомерного принятия к учету документа.

Важно! Когда селлер передает товар для реализации на маркетплейс, это передвижение товара со склада изготовителя/поставщика на склад маркетплейса, а не переход права собственности.

Факт передачи подкрепляется накладной ТОРГ-12 или актом приема-передачи товара. Накладная оформляется не на реализацию, а именно на передвижение товаров между разными площадками хранения. В документе важно отметить, что товары передаются в рамках комиссионного договора, далее укажите его реквизиты.

2. Отчет о работе комиссионера.

Чтобы подтвердить реализацию товаров, маркетплейс предоставляет отчет о своей работе. Он составляется в произвольной форме, с учетом требований ч. 2 ст. 9 закона о бухгалтерском учете, п. 8 ФСБУ 27/2021.

Важно, чтобы в отчет была включена информация об исполнении договора комиссии и понесенных в связи с выполнением этих действий расходах: 

• цена продажи (цена, которую заплатил конечный покупатель);

• цена передачи (цена, по которой вы фиксировали стоимость переданных товаров, она может не совпадать с ценой продажи);

• сумма вознаграждения, указанная в УПД. 

Суммы прочих дополнительных расходов, которые маркетплейс может указать в отчете о продажах, но УПД на них будет отдельная, вы в отчет комиссионера не вносите. При проведении документов в учетной программе для полноты отражения данных о движении товаров, указывайте детализировано каждую позицию.

Гайд «Пошаговый алгоритм работы бухгалтера маркетплейсов»

В гайде разобран каждый шаг от регистрации и выбора ОКВЭД до ведения ЭДО клиента. Шпаргалка для бухгалтеров и селлеров

Забрать подарок

Закрывающие документы по допуслугам

Кроме услуг по реализации товаров маркетплейс может оказывать и дополнительные услуги: хранение товара, доставка, рекламные акции и тд.

Если селлер работает с НДС, то он получает счет-фактура с выделенной суммой НДС, которую компании на общей системе налогообложения смогут принять к вычету.

Зачет встречных требований

В том случае, если маркетплейс переводит продавцу деньги уже за вычетом своей комиссии, в том числе и за дополнительные услуги, то составляется еще один документ — «Уведомление о зачете встречных требований» (Озон) или «Акт о зачете встречных однородных требований» (Вайлдберриз). В нем указаны номера УПД, по которым остались задолженности и порядок их зачета, передается маркетплейсом в пакете документов по итогу отчетного периода.

НДС и счета-фактуры при комиссионной торговле

При продаже товара маркетплейс выставляет покупателям от своего имени обычные счета-фактуры на отгрузку и полученные авансы, а селлеру направляет копии. В книгу продаж их вносить не надо. (п. 20 постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137, письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-09/45747).

С комиссионного вознаграждения маркетплейс начисляет НДС, затем выставляет обычный счет-фактуру на свои услуги, а селлер ее регистрирует в книге покупок и принимает НДС с вознаграждения к вычету, если применяет ОСН.

Возврат товара 

Товары маркетплейсов могут вернуться: 

• комиссионеру, то есть в пункт выдачи маркетплейса или в сортировочный центр;

• продавцу.

В обоих случаях процедура выставления дополнительных документов будет отличаться.

1. Возврат товара покупателем комиссионеру.

Если возвраты тех же товаров, которые были проданы в том же отчете и по той же цене, тогда на количество возврата можно просто уменьшить количество проданного товара и не делать никаких дополнительных документов. 

Но такие совпадения случаются не так часто, тогда уменьшить продажи пропорционально возврату не всегда получится и могут возникнуть расхождения. В таком случае необходимо создать соответствующую операцию в учетной программе по «Отчету комиссионера о возвратах». 

2. Возврат товара продавцу.

Если товар возвращается на склад селлера, в таком случае оформляется приходная накладная с видом «Возврат от комиссионера». Указывается цена, по которой товар передавался и значится на остатках комиссионера в отчете Товары, переданные на комиссию.

Что еще важно учесть при работе с маркетплейсами

Будьте готовым к тому, что Вайлдберриз постоянно вносит изменения в работу. Поэтому регулярно проверяйте уведомления в личном кабинете. Если этого не делать, можно попасть на штрафы и потерять деньги.

Пример: с 1 января 2023 года Вайлдберриз штрафует продавцов на ОСН, которые вовремя не выставляют УПД. Это касается тех случаев, если товар приобрел покупатель из страны-члена ЕАЭС. Тогда площадка выкупает товар у селлера и продает его юридическому лицу. 

Озон грешит УПД с нарушенной нумерацией от комиссионера. Обычно это происходит, когда селлер реализует товар юридическому лицу. 

Если комиссионер работает на упрощенке, Озон выставляет от своего имени УПД со статусом 2 в качестве товарной накладной. Когда селлер на общей системе, площадка сформирует УПД со статусом 1 как первичный документ и как счет-фактуру. При этом оформлен он будет от лица продавца в рамках агентского договора.

Информацию об этих УПД селлер увидит в своем личном кабинете на Озоне. Данные из документа придется продублировать у себя в учете, чтобы реализация попала в книгу продаж. Нумерация, конечно же, нарушится, так как маркетплейс не запрашивает номер у продавца. Зато Озон более стабилен и не меняет условия так часто, как это делает Вайлдберриз.

Что, если вам сложно найти клиентов-селлеров?

Приходите на открытый интенсив — это 4 ступени, которые помогут выстроить продуктивные отношения с клиентами и выйти на стабильный доход

Зарегистрироваться

Реклама: ИП ЧЕРВЕНКО КСЕНИЯ ВЛАДИМИРОВНА, ИНН 780622006400, erid: LjN8KV9zQ