Торг, шантаж, угрозы — на что только не приходится идти бухгалтеру, когда дело касается сбора документов от партнеров, контрагентов или ответственных лиц.
Чтобы получить первичку, приходится затратить немало временного и внутреннего ресурса. И сколько усилий ни прилагай, львиная доля документов все равно приходит в последний момент, поэтому отчетный период для бухгалтера превращается не в стандартную процедуру, а в сущее испытание.
Как организовать процесс так, чтобы разгрузить себя в период отчетности, дисциплинировать поставщиков/ответственных лиц, какие использовать вспомогательные ресурсы, чтобы снизить количество рутинных задач и избежать авралов, поделились в статье.
Сбор документов
Заручитесь поддержкой руководства
Объясните руководителю важность своевременного получения первички для корректного учета и отчетности. Напомните, что это поможет избежать штрафов и претензий от налоговой, а еще получать все вычеты по НДС и не нести финансовых потерь.
Согласуйте с руководителем санкции для менеджеров, которые передают первичку с опозданием. Например, можно закрепить в локальном нормативном акте сроки передачи первички, от соблюдения которых будет зависеть премиальная часть зарплаты сотрудников. Или можно рассмотреть введение штрафных санкций.
Разработайте регламент
Если в компании оплаты проходят нечасто, соответственно, оборот первичных документов небольшой, то возьмите за правило запрашивать оплаты раз в неделю, в обратном случае, стоит рассмотреть вариант ежедневного запроса закрывающих документов.
Либо договоритесь с руководителем указывать адрес вашей почты при онлайн-платежах корпоративной картой. Тогда вы будете получать чеки своевременно, снизится вероятность что-то потерять и не придется «вытягивать» все в последний момент.
Создайте единый канал
Создайте с ответственными лицами единый канал передачи сканов документов.
Это может быть чат, мессенджер или электронная почта, чтобы избежать путаницы и потерь. Обговорите на берегу важность своевременной передачи документов, чтобы не было большого разрыва между датой совершения платежа и отправкой скана.
Придерживайтесь проактивной позиции
Если речь идет о контрагентах/поставщиках, с которыми вы работаете на постоянной основе, свяжитесь с бухгалтерией/ответственными менеджерами напрямую и исключите посредников из этой цепочки. Это значительно сэкономит время и увеличит все шансы получить первичку в срок, а, значит, сократит поток закрывающих документов в период отчетности и снизит вашу нагрузку.
Чек-лист для бухгалтера: «Что нужно проверить в регистрах бухучета перед составлением отчетности»
Чтобы минимизировать риски и избежать неприятных сюрпризов со стороны ФНС, просканируйте отчетность по десяти параметрам:
Проверка правильности оформления первичных документов
Контроль учета выручки и прочих доходов
Сверка остатков денежных средств
Анализ движения и остатков ТМЦ
Проверка начисления заработной платы, НДФЛ и страховых взносов:
Контроль учета основных средств и нематериальных активов
Сверка расчетов с контрагентами, самозанятыми и подотчетными лицами
Проверка закрытия месяца
Проверка налогового учета
Забирайте чек-лист и используйте простой инструмент, который предотвратит ошибки и снизит вероятность неприятных последствий.
Предоставьте ограниченный доступ директору/сотрудникам
Предоставьте возможность работать в бухгалтерской программе или сервисе заинтересованным лицам, наделите их ограниченными правами, чтобы они ничего не испортили в учете, но в то же время могли не дергать вас, а самостоятельно выставлять счета, заводить накладные, делать сверки расчетов.
Проявляйте настойчивость
Этот пункт продиктован многочисленными жалобами предпринимателей, что бухгалтеры лишний раз не хотят напомнить о себе и запросить первичку повторно.
Не бойтесь показаться слишком настойчивыми. Клиенты и руководители лучше расположены к требовательным бухгалтерам, это верный признак, что перед ними человек, у которого всегда порядок в работе и он ориентирован на результат.
Но перегибать тоже не стоит, не уходите в эмоции и придерживайтесь баланса между требовательностью и клиентоориентированностью.
Чек-лист «Что нужно проверить в регистрах бухучета перед составлением отчетности»
Заполните форму и получите чек-лист прямо сейчас
Заведение первичных документов в учет
Ручной ввод данных первичной документации отнимает до 30–40 % рабочего дня обычного бухгалтера. Чтобы минимизировать рутинную работу, сегодня не обойтись без автоматизации процессов, оставив за собой контроль решение более сложных задач.
Что можно автоматизировать
Подсчеты по налоговым обязательствам и другим расходам компании, создание отчетов и анализ документации, хранение информации, заполнение бланков и других форм, ведение журнала.
Для помощи в работе можно рассмотреть Контур, Гарант, Entera и другие сервисы.
Система распознавания сканов документов
Значительно сэкономить время на ввод документов поможет система распознавания сканов накладных в бухгалтерских программах. Она сама определяет номенклатуру, количество, цену товаров, а при сомнении в правильности распознавания обратит на это ваше внимание.
Рассмотрите следующие ресурсы: ABBYY, Dbrain, Lexema, Контур.Диадок, Базис, Entera, Yandex OCR и другие.
Облачные хранилища
Создайте общую папку с клиентами для отправки первичных документов. А после обработки переносите их в другую папку, чтобы сохранить порядок и прозрачность каждой операции.
Систему папок можно адаптировать под свои задачи и детально продумать систему сортировки: по кварталам, по поставщикам, по контрагентам или по отделам/центрам формирования затрат.
Такая система хранения и обработки данных также удобна с точки зрения возможных запросов, например, по встречной проверке ФНС. У вас все под рукой: достаточно открыть облачный диск, найти запрашиваемые документы в соответствующей папке и приложить их к ответу на требования.
Для бесплатного формата работы можно рассмотреть: VK WorkDisk, Mega, Яндекс Диск, Google Диск, pCloud и многие другие.
Сервисы поиска контрагентов
Также разгрузить работу бухгалтера помогут сервисы поиска и проверки контрагентов: поиск сведений из ЕГРЮЛ в электронном виде, проверка наличия регистрации и сведений о видах деятельности. Используйте онлайн-сервис Аудит-ит (Audit-it), запрашивайте выписки из ФНС.
Конструкторы документов
Облегчить работу с бланками, платежными поручениями или квитанциями помогут конструкторы. Они встроены в программы учета или доступны в онлайн-режиме на сайтах.
С их помощью можно легко создавать необходимые документы, просто выбирайте нужные параметры, устанавливайте галочки и заполняйте основные данные из готовых списков.
Не игнорируйте возможность упростить рутинные процессы и автоматизировать операционку. Освободившееся время можно потратить с пользой для дела или для роста профессиональных компетенций. А в долгосрочной перспективе это вложение в вашу эмоциональную стабильность и профессиональную уверенность.
Как подготовиться к отчетному периоду и ничего не упустить
Минимизировать риски и избежать неприятных сюрпризов во время и после отчетности, поможет самопроверка всех данных.
Чек-лист «Что нужно проверить в регистрах бухучета перед составлением отчетности» — это инструмент скорой помощи для бухгалтера. Проведите проверку по 10 параметрам и чувствуйте себя уверенно перед лицом ФНС.
Чек-лист «Что нужно проверить в регистрах бухучета перед составлением отчетности»
Заполните форму и получите чек-лист прямо сейчас
Реклама: ИП ЧЕРВЕНКО КСЕНИЯ ВЛАДИМИРОВНА, ИНН 780622006400, erid: LjN8Jzwhm
Начать дискуссию