Пять рядовых ошибок в отчетности, которые могут обернуться большими проблемами для бухгалтеров

Ошибки в период отчетности из-за большой загруженности, отсутствия опыта/знаний или ввиду непредвиденных обстоятельств не освобождают от ответственности. Все равно придется отвечать перед лицом налоговой, клиентами/руководством. Поэтому систематическая «работа над ошибками» — отличная профилактика для спокойной жизни и крепких нервов бухгалтера.

Особенно это касается счетов ТМЦ, что чревато искажением статей баланса, а также налоговой базы по налогу на прибыль.

Основные правила сверки оборотно-сальдовой ведомости:

• Оборотка закрытого периода не должна иметь отрицательных остатков на начало или конец периода. Если такое произошло, скорее всего, неверно использованы счета или субсчета и субконто учета, некорректно разнесены операции по договорам.

• Счет 000 является вспомогательным и используется лишь при вводе начальных остатков в программу, после чего должен закрываться.

• В результате закрытия 90 и 91 счетов (в ходе закрытия месяца) сальдо по 90 и 91 счету должно стать равным нулю. Причем именно по «синтетическим» счетам 90 и 91. По субсчетам сальдо будет накапливаться в течении всего года, до выполнения регламентной процедуры «закрытие года».

• Для коммерческих организаций сальдо по дебету 80 счета всегда отражает сумму зарегистрированного Уставного капитала организации. Его величину проверяйте в выписке из ЕГРЮЛ на сайте ИФНС.

• Счета 60, 62, 76 (поставщики, покупатели, расчеты с прочими контрагентами) нужно рассматривать в детализации по субсчетам, контрагентам и договорам. Тут так же не должно быть отрицательных остатков и дублей контрагентов по дебету и кредиту одного и того же счета (по одному и тому же договору).

• При формировании оборотно-сальдовой ведомости мы сверяем:

  • итоговые сальдо по дебету и кредиту на начало периода;

  • итоговые обороты по дебету и кредиту;

  • итоговые сальдо по дебету и кредиту на конец периода.

Причины здесь очевидны: бывает так, что в стремлении по максимуму отразить расходы при закрытии периода, бухгалтер проводит операцию без самого документы, например, по акту сверки. В таком случае, все равно необходимо потом получить оригинал документа от контрагента.

Учетные программы, как правило позволяют отслеживать, получен ли оригинал документа. Уже после сдачи отчетности, когда бухгалтер «выдыхает», необходимо периодически сверяться со списком недостающих оригиналов документации и предпринимать действия для его сокращения.

Нередки случаи, когда бухгалтеры неверно учитывают зачет аванса от покупателей и не ведут аналитику в разрезе договоров. 

Например, ООО «Ритейл» работает с заказчиком ООО «Взгляд» по разным договорам  подряда. Но бухгалтер не ведет учет по аналитике в разрезе договоров. 

ООО «Взгляд» в 1 квартале оплатил аванс по новому договору в сумме 1 459 000 в т.ч. НДС. 

По акту сверки между этими организациями общая задолженность в пользу ООО «Ритейлл» на конец 1 квартала, составила 685 000 руб.

Поэтому бухгалтер посчитал, что переплат нет, и не начислил НДС с аванса по новому договору. А спустя 2 квартала обнаружил погрешность. В итоге пришлось сдавать «уточненку», доплачивать налог и пени.

Поэтому проверка аналитики расчетов с контрагентами в разрезе договоров должна стать обязательной перед сдачей отчетности по НДС.

Чек-лист «Что нужно проверить в регистрах бухучета перед составлением отчетности»

Заполните форму и получите чек-лист прямо сейчас

Получить чек-лист

Часто бухгалтеры идут по пути наименьшего сопротивления и часть расходов списывают на один счет, например, 26 «Общехозяйственные расходы». 

Налоговая может запросить расшифровку прочих расходов, косвенных расходов, если это декларация по прибыли, или прислать запросы/требования о представлении пояснений или даже документов по расходам. А потом придется сильно повозиться, чтобы распределить все по счетам и субсчетам. Более того, неверное отражение доходов и расходов увеличивает шансы получить письма счастья после сдачи отчетности. 

Не стоит пренебрегать аналитическими счетами, которые, несмотря на большое сопротивление со стороны бухгалтеров, имеют ряд преимуществ:

• упрощенное ведение бухгалтерского учета; 

• внедрение структурированной и хорошо продуманной иерархии счетов, зависящей от их назначения, признаков и целей; 

• создание эффективной системы бухучета;

• упрощение процесса ответа на требования/запросы.

Простая история, которая недавно произошла с нашей коллегой, наглядно показывает, что нам есть о чем подумать, так как ее случай далеко не единственный, и никто не застрахован, что завтра с вами не произойдет что-то подобное. 

Компания предоставляла сотрудникам налоговые вычеты на детей. Но документы, подтверждающие право на такой вычет, бухгалтер не запрашивала. 

Происходит самое грустно, если сотрудники уже не работают в организации, соответственно, получить такие документы и написать заявление «задним числом» не получится.

Недоимку, которая образовалась ввиду недоплаченного в бюджет НДФЛ, придется доплатить. Плюс неизбежны пени за несвоевременную уплату налога.

Удержать НДФЛ у сотрудников не получится, так как закрыты налоговые периоды, а сотрудники не числятся в компании.

Помимо этого, она провела уточненные расчеты 6-НДФЛ за все отчетные и налоговые периоды, которые требовали корректировки. 

Давайте учиться на чужих ошибках и периодически проводить их ревизию, чтобы хоть немного упрощать обремененную обязательствами бухгалтерскую жизнь.

Для тех, кто хочет более глубокой «работы над ошибками» и практических рекомендаций, как грамотно выстраивать отношения с ФНС, приглашаем на бесплатный вебинар.

Чек-лист «Что нужно проверить в регистрах бухучета перед составлением отчетности»

Заполните форму и получите чек-лист прямо сейчас

Получить чек-лист

Реклама: ИП ЧЕРВЕНКО КСЕНИЯ ВЛАДИМИРОВНА, ИНН 780622006400, erid: LjN8KBpiw